Olde Thompson ottimizza la previsione e accelera la crescita con Plex

Non si può promuovere la crescita con dati scadenti. Nessuna azienda lo sa meglio di Olde Thompson, il più grande produttore al mondo di macinini per sale e pepe. Quando l’azienda ha spostato la sua attenzione dai prodotti per la casa alle spezie un decennio fa, il business è decollato immediatamente e il team di leadership era desideroso di mantenere questa traiettoria.

Olde Thompson ha sviluppato un piano di crescita che non solo era aggressivo, ma ha rivelato enormi lacune nell’infrastruttura tecnologica dell’azienda. Per fare i progressi che desiderava nel settore alimentare, il produttore aveva bisogno di una piattaforma software in grado di supportare la sua visione.

«Con la crescita, una delle nostre sfide più grandi era capire cosa ci aspettava», ricorda Marcus Merchant, Director of IT, Olde Thompson. «Il nostro vecchio sistema ERP non offriva alcuna capacità di previsione.Coordinare con la nostra supply chain e pianificare la produzione era quasi come lanciare dei dardi. Guardavamo nello specchietto retrovisore per vedere cosa ci aspettava, e non è così che si vuole gestire un’azienda».

I dirigenti di Olde Thompson erano impegnati a promuovere una crescita redditizia. Con il vecchio sistema dell’azienda, era difficile determinare quanto costasse realizzare determinati prodotti, quali prodotti fossero più redditizi e quanto sconto l’azienda potesse permettersi di offrire nel tentativo di acquisire nuovi clienti.

«Quando si ha un catalogo dei prodotti grande e vario come il nostro, ci sono sempre alcuni prodotti che vanno bene e altri che fanno fatica», spiega Merchant. «Spesso è difficile identificare i prodotti in ritardo. E anche se lo si fa, come si può determinare se è meglio trovare modi più economici per produrre il prodotto, o eliminarlo completamente? O se si tratta di un prodotto di portafoglio, come possiamo farlo crescere in modo che generi un ROI positivo?»

Nonostante le numerose personalizzazioni, il vecchio sistema ERP SQL UNIX di Olde Thompson non era più in grado di soddisfare le esigenze di questo produttore in rapida crescita. Era giunto il momento di fare un salto di qualità nel mondo dei moderni ERP di produzione.

«Si parla spesso del costo di implementazione di un nuovo sistema ERP, ma noi stavamo affrontando così tanti rischi con il nostro vecchio sistema che il costo è diventato quasi irrilevante», afferma Merchant. «C’era solo un partner rimasto che supportava il sistema. Se fosse successo qualcosa a lui, dove sarebbe finita la nostra azienda?»

Prepararsi a anni di crescita con una piattaforma cloud scalabile

Olde Thompson aveva iniziato il processo di implementazione di un sistema ERP più moderno nei primi anni 2010, ma ha interrotto il progetto quando è diventato chiaro che la tecnologia non era in grado di soddisfare le esigenze dell’azienda. Cinque anni dopo, l’azienda ha ripreso la ricerca di un nuovo sistema con l’obiettivo di aumentare i livelli di servizio clienti. Olde Thompson aveva anche bisogno che il nuovo sistema supportasse le transazioni EDI, applicasse gli standard di qualità, determinasse i veri costi della manodopera e riducesse la documentazione cartacea.

«Eravamo fortemente orientati verso le soluzioni cloud», osserva Merchant. «Poiché abbiamo un personale IT ridotto, le soluzioni cloud riducono il rischio per noi.Plex si è distinto come un fornitore cloud agile come noi—un partner che poteva davvero tenere il passo con la nostra crescita».

Merchant e il suo team hanno collaborato con il Plex Customer Success e il team di Supporto (CSS) per andare in produzione in 13 mesi. Il processo ha coinvolto l’inserimento di 65 nuovi partner commerciali e l’assicurazione che potessero comunicare attraverso il nuovo sistema tramite EDI.

«L’approccio pratico del team CSS di Plex è stato fondamentale per portare a termine questo progetto in modo soddisfacente», afferma Merchant. «Il nostro project manager di Plex ci ha visitato regolarmente e ha studiato attentamente la nostra attività per capire come dovevamo far funzionare le cose. Ha compreso le nostre sfumature ed è stato in grado di allontanarci da decisioni miopi in modo che alla fine avessimo un sistema per oggi e per il futuro».

Aumento dell’efficienza, riduzione degli sprechi

Sebbene Olde Thompson sia un produttore di alimenti, i suoi processi di produzione sono discreti, con linee di produzione che riempiono decine di milioni di bottiglie di spezie ogni anno. Oggi, i lavoratori nel reparto produttivo usano dispositivi mobili per accedere al quadro di controllo Plex che consente loro di spostare il magazzino ricambi all’interno dell’azienda. Nel frattempo, i membri del team sulla linea di assemblaggio utilizzano tablet montati per registrare la loro produzione, offrendo ai responsabili decisionali dell’azienda una visione in tempo reale del magazzino ricambi. I membri del team possono stampare etichette direttamente dalle loro postazioni, applicarle sui pallet e mantenere il flusso dei prodotti.

«Prima di Plex, dovevamo stampare in anticipo tutte le etichette dei nostri prodotti finiti», ricorda Merchant. «Questo spesso significava etichette sprecate e occasionalmente anche prodotti etichettati in modo errato. Plex ci ha reso molto più efficienti in tutto il nostro reparto produttivo. Non c’è più bisogno che i lavoratori vadano avanti e indietro dai computer desktop per registrare i dati».

Questa nuova efficienza e la tenuta centralizzata dei registri hanno facilitato Olde Thompson nel dimostrare la conformità a un’ampia gamma di normative del settore alimentare, in qualità di produttore certificato biologico e kosher. Plex aiuta anche l’azienda con la tracciabilità—un’attività essenziale per qualsiasi produttore di alimenti.

«Plex ha sicuramente reso più affidabili le nostre attività di tracciabilità», afferma Merchant. «Con Plex, possiamo limitare dove vogliamo che i nostri prodotti biologici e gli allergeni siano conservati. Ciò riduce al minimo le possibilità che i prodotti si contaminino a vicenda e potrebbe farci risparmiare una somma significativa nel lungo periodo».

Nel caso improbabile di un richiamo di un prodotto, Plex consente a Olde Thompson di agire rapidamente per proteggere i suoi clienti. Il sistema fornisce funzionalità a monte e a valle per rintracciare i prodotti in pochi minuti.

«Il piano precedente che avevamo in atto per i richiami era teoricamente facile da eseguire o da audit—a meno che non ci fossero irregolarità», spiega Merchant. «Poi è diventato molto difficile localizzare i prodotti. Plex elimina questo rischio mostrandoci ogni contenitore spedito a ogni indirizzo del cliente—tutto su un’unica schermata—oltre a ciò che abbiamo ancora in magazzino ricambi».

Promuovere tassi di servizio del 99 percento con informazioni strategiche

Plex ha fatto molto di più che migliorare i processi esistenti di Olde Thompson: la piattaforma ha anche fornito nuove funzionalità all’azienda. Olde Thompson ora può prevedere le vendite, il che aiuta l’azienda a prendere decisioni strategiche sulla supply chain e migliora la pianificazione dei requisiti di materiali (MRP). L’azienda ha anche acquisito un’idea molto più chiara del vero costo di produzione dei suoi prodotti e dei modi migliori per gestire le sue linee di produzione. Questi miglioramenti hanno contribuito a migliorare i tassi di evasione degli ordini di Olde Thompson in un momento in cui l’azienda sta cercando aggressivamente nuovi affari.

Previsioni per un miglior risultato finale

Poco dopo l’implementazione di Plex, Olde Thompson ha rivolto la sua attenzione alla pianificazione della supply chain. Merchant e il suo team volevano ripulire i dati master dell’azienda per stabilire tempi di consegna più accurati e aumentare la responsabilità dei fornitori. Olde Thompson ha implementato Plex Supply Chain Planning in soli 60 giorni, con risultati quasi immediati. Olde Thompson utilizza il sistema per monitorare i tempi di consegna di tutti i suoi fornitori, consentendole di recuperare il ritardo sugli ordini di materie prime e di stabilire uno stock di sicurezza per la sua crescente base di clienti.

«Prima di Plex Supply Chain Planning, eravamo in difficoltà», spiega Merchant. «Restavamo regolarmente senza materie prime nel reparto produttivo. Cambiavamo continuamente gli ordini, cercando di far arrivare qualcosa su un camion oggi stesso. Pianificando e mantenendo le scorte per i nostri clienti di alto livello, siamo stati in grado di soddisfare molti più ordini, riducendo al contempo i nostri costi di trasporto aereo».

L’interfaccia web di Plex Supply Chain Planning visualizza i dati previsionali e consente agli utenti di eseguire scenari e vedere il loro impatto. Il suo motore di back engine gestisce il motore MRP. Tutti i membri del team vedono gli stessi dati dalla pianificazione all’esecuzione e possono lavorare in modo collaborativo per migliorare i risultati.

«Non solo abbiamo implementato la funzionalità di stock di sicurezza per garantire di poter soddisfare le esigenze dei nostri clienti più importanti, ma stiamo anche utilizzando la previsione manuale che consente ai nostri rappresentanti di puncharla quando ricevono una chiamata da un cliente che dice che acquisterà 10000 unità in più il mese prossimo», afferma Merchant. «Questo è un grande aiuto nella nostra capacità complessiva di servire i clienti».

Nel frattempo, l’intero team di Olde Thompson ha visibilità sulle prestazioni dei fornitori, evitando di essere colto di sorpresa da spedizioni in ritardo.

«In passato, se le forniture non arrivavano, chiamavamo il fornitore e sentivamo: “Oh, non è ancora stato messo sulla nave”, quindi avremmo dovuto aspettare 30 o 45 giorni», spiega Merchant. «Oggi, con Plex Supply Chain Planning, possiamo vedere quei ritardi mentre si verificano e metterci in contatto con i fornitori prima—e possiamo anche guardare la storia dei fornitori per vedere quanto sono state accurate le loro stime in modo da poter pianificare di conseguenza».

L’attività di Olde Thompson è notevolmente stabile, con poca stagionalità. Ma questo non ha impedito all’azienda di trovare molti usi inaspettati per Plex Supply Chain Planning.

«Plex Supply Chain Planning ha superato di gran lunga le nostre aspettative», afferma Merchant. «La piattaforma ci offre una flessibilità enorme per quanto riguarda l’utilizzo di un articolo precedente come base per la previsione di uno nuovo, o semplicemente l’inserimento di una diversa dimensione di confezione per un prodotto esistente e la previsione della domanda in base a questo».

Riduzione del magazzino ricambi di USD 10.000.000 durante una rapida crescita

Grazie all’efficienza di Plex, Olde Thompson si sta avvicinando alle capacità di consegna just-in-time. L’azienda ha già ridotto il suo magazzino ricambi di USD 10.000.000. Risparmi come questi hanno permesso all’azienda di aumentare la produzione senza un aumento proporzionale del budget. E in meno di due anni dall’implementazione di Plex Supply Chain Planning, l’azienda è diventata il più grande fornitore di spezie a marchio privato negli Stati Uniti.

«La nostra dirigenza è entusiasta dei progressi che la nostra azienda ha fatto negli ultimi due anni», afferma Merchant. «Abbiamo acquisito una capacità significativa e generato molti più ricavi senza dover aumentare il personale allo stesso ritmo. Abbiamo assistito a una crescita costante senza la spesa e i problemi di costruire un nuovo stabilimento».

Quando la pandemia di COVID-19 è scoppiata all’inizio del 2020, Olde Thompson non ha subito un calo di attività come molte altre piccole aziende. Infatti, il suo volume nel marzo 2020 ha raggiunto il doppio della media mensile dell’azienda. I ricavi hanno superato il record mensile dell’azienda del 40 percento. Questo ha presentato a Olde Thompson sfide ancora più intense—che Plex sta aiutando l’azienda ad affrontare.

«La domanda nel settore alimentare non è cambiata, ma si sta spostando dal settore della ristorazione a quello della grande distribuzione, poiché durante la pandemia le persone hanno mangiato molto meno fuori casa», spiega Merchant. «Plex ci ha dato la visibilità per sapere esattamente chi ordina cosa, lo stato della nostra supply chain e della produzione, e cosa ci vorrà per mantenere i livelli di servizio al 99 percento per una base di clienti in crescita. È una piattaforma essenziale per il futuro della nostra azienda».