Hausbeck Pickles and Peppers ottiene visibilità della produzione in tempo reale e tracciabilità con Plex

Nel 2014, il CFO di Hausbeck Pickle Company si rese conto che i dati con cui stava lavorando nel sistema contabile non tornavano. Non era in grado di monitorare il costo del magazzino ricambi dal ricevimento del magazzino ricambi al prodotto finito. Il magazzino ricambi risultava mancante e non riusciva a capire il motivo. A rendere la situazione ancora più complicata era il fatto che il modello di costing del magazzino ricambi dell’azienda cambiava da una stagione all’altra. 

“Avevamo QuickBooks per il nostro sistema contabile e un altro sistema per il magazzino ricambi (solo prodotti finiti) senza costing,” ha dichiarato Virginia Palinsky, CFO. “Ogni reparto aveva fogli di calcolo elettronico, ma nulla era coerente e i dati non corrispondevano.”

L’altra sfida che l’azienda ha dovuto affrontare era il monitoraggio e il tracciamento degli ingredienti durante il processo produttivo. L’utilizzo di più fogli di calcolo elettronico e processi cartacei era ingombrante e richiedeva molto tempo.

“Avevamo bisogno di un modo per fare report in modo coerente. Allo stesso tempo, avevamo bisogno di un sistema che ci aiutasse con la tracciabilità sul magazzino ricambi. Dobbiamo dimostrare questa capacità durante gli audit e farlo su carta era inaccettabile,” ha aggiunto Palinsky.

Una soluzione basata su cloud risolve la sfida delle risorse limitate

Fu allora che si rese conto che l’azienda aveva bisogno di un sistema ERP consolidato che consentisse a Hausbeck di raccogliere e segnalare dati critici. Ma, come la maggior parte delle aziende manifatturiere di medie dimensioni, Hausbeck non disponeva di un reparto IT né di personale esperto nel processo di selezione e implementazione di un sistema ERP.

“Temevo che non avessimo un team in grado di portare a termine questo progetto o di farci andare nella giusta direzione,” ha dichiarato Tim Hausbeck, President e CEO.

Il team aveva bisogno di qualcuno con maggiore esperienza per trovare la soluzione giusta, così hanno assunto Russ Edwards come ERP Manager e Cost Accountant. Il suo primo obiettivo era esaminare i principali candidati, determinare quale sarebbe stato il migliore per Hausbeck e creare un team per implementarlo.

Fin da subito, Edwards capì che la soluzione finale doveva essere basata su cloud perché Hausbeck non aveva né le risorse né il budget per costruire un’infrastruttura di supporto.  

“Dovevamo fare le cose per bene. Abbiamo fatto due tentativi con un sistema che ci avrebbe aiutato con il magazzino ricambi—ed erano costosi—quindi non volevamo ripetere quell’esperienza e non essere soddisfatti dopo due anni. Plex continuava a emergere come la scelta migliore perché è al 100% basato su cloud e risponde alle nostre esigenze come produttori di alimenti e bevande,” ha dichiarato Hausbeck.

Dopo aver valutato Plex, il team di Hausbeck è rimasto colpito dalla capacità del sistema di fornire una tracciabilità completa dalla ricezione delle materie prime fino al processo produttivo. La decisione è stata quella di adottare la soluzione.

Un’implementazione senza intoppi

Il team si è affidato molto a Plex durante l’implementazione, poiché era il primo ERP dell’azienda. Si sono incontrati con il loro esperto di implementazione Plex due volte a settimana per mappare i processi e la metodologia. Sei mesi dopo, l’implementazione era completa.

Palinsky ha spiegato che Hausbeck era avvantaggiata perché l’azienda non stava passando da un sistema ERP a un altro e aveva un team molto dedicato dall’alto verso il basso. Secondo lei, questo è stato fondamentale per il loro successo.

“Penso che l’implementazione sia andata molto bene, a mio parere. Realizzare un’implementazione ERP non è un compito facile e richiede impegno. I nostri team di gestione hanno fatto parte del processo. L’hanno resa una priorità e volevano portarla a termine—il che è fondamentale per il successo di questo tipo di iniziativa,” ha affermato Palinsky. “E non avremmo potuto farlo senza una persona di riferimento Plex che ci guidasse passo dopo passo, e il project plan è stato molto efficiente per noi.”

Dopo il go-live, il team è rimasto sorpreso dalla facilità con cui i dipendenti meno esperti di tecnologia hanno utilizzato Plex. I dipendenti del magazzino ricambi che non erano esperti di computer potevano facilmente cercare il magazzino ricambi all’interno del sistema e trovare ciò che cercavano tramite il modulo magazzino ricambi.

“Una volta che hanno preso in mano i tablet e hanno capito come funzionavano i checksheet, i dipendenti sono rimasti sorpresi dalla facilità di navigazione e di inserimento dei dati,” ha dichiarato Edwards.

Acquisizione della produzione in tempo reale 

Un vantaggio immediato che il team di Hausbeck ha notato è stato il modo in cui Plex registra la produzione. Prima di Plex, la produzione veniva spesso registrata due o tre giorni dopo che si era verificata. Successivamente, le informazioni dovevano essere inserite in un foglio di calcolo elettronico e importate in QuickBooks.

“Registrare la produzione immediatamente mentre avviene fa davvero la differenza sulla tracciabilità e l’accuratezza del magazzino ricambi, per una maggiore visibilità sul processo produttivo,” ha affermato Edwards.

Per Hausbeck, questo è fondamentale, poiché la produzione include un complesso processo di fermentazione. Molto dipende da come i cetrioli fermentano e questo può influire sui rendimenti. Se in un serbatoio di salamoia vengono inserite 50000 libbre di cetrioli freschi, la stessa quantità non ne esce perché i cetrioli si restringono durante la fermentazione. Per ottenere una lettura accurata del rendimento totale, l’azienda deve misurare il restringimento—e tutto questo veniva fatto su fogli di calcolo elettronico prima di Plex—quindi bilanciare il magazzino ricambi era difficile.

“Stiamo cercando di ottenere il giusto rapporto tra fermentazione e restringimento. Qualsiasi miglioramento dei rapporti può essere fatto solo una volta all’anno. E sapere se quello che abbiamo fatto ha avuto un effetto su quel rapporto è molto più difficile senza un sistema come Plex,” ha detto Hausbeck.

Raggiungere una precisione del magazzino ricambi quasi perfetta

Poiché il magazzino ricambi è il bene più importante di Hausbeck, la capacità di monitorarlo dalla ricezione alla produzione fino alla spedizione al cliente è fondamentale.

“Nel 2015, avevamo circa il 70% di accuratezza del magazzino ricambi. Questo è stato poco prima di andare live con Plex, poi nel 2016 abbiamo aumentato quella percentuale al 93%. Nel 2017 abbiamo raggiunto il 94% e siamo in andamento per chiudere il 2018 intorno al 99,6%—quindi questo mi dice che Plex funziona,” ha dichiarato Dawn Gordon, Warehouse Manager. Prima di implementare Plex, il magazzino ricambi monitorava la pianificazione dei fabbisogni di materiali (MRP) facendo contare fisicamente i materiali a una persona e comunicando i risultati a qualcun altro. Quella persona poi contattava il fornitore per vedere se Hausbeck poteva acquistarne altri.

“C’era molto andirivieni tra più persone e finivamo per chiederci quanto fossero accurate le cifre finali. In Plex, l’MRP vi dice cosa c’è nel magazzino ricambi. Vi dice di cosa

avete bisogno, quando ne avete bisogno e come ordinarlo,” ha detto Edwards. Per il CEO dell’azienda, la possibilità di approfondire i dati sullo scarto è un altro miglioramento chiave

nella gestione del magazzino ricambi. “Ora che abbiamo i codici di motivazione per tutto, il prossimo passo è determinare cosa fare con lo scarto. Come possiamo migliorare? Cosa è normale? Cosa non è normale? È qui che possiamo sviluppare KPI migliori per aiutarci a vedere se siamo in andamento nella direzione giusta,” ha detto Hausbeck. 

Digitalizzazione della gestione della qualità—per una tracciabilità completa

La maggior parte, se non tutta, della documentazione veniva fatta manualmente su carta prima che Hausbeck andasse live su Plex. Quando l’azienda doveva rispondere agli audit, raccogliere dati storici da più prodotti o più giorni era estremamente dispendioso in termini di tempo e complicato. Purtroppo, questo ha portato a fallire un richiamo simulato.

Con Plex, Hausbeck può ora recuperare informazioni di tracciabilità con un clic del mouse. Questo si è rivelato molto utile di recente durante un richiamo simulato in occasione di un audit cliente. Utilizzando la data di produzione, il team è stato in grado di monitorare avanti e indietro in pochi minuti, tracciando l’ingrediente identificato dall’auditor.

Hausbeck si affida anche a Plex per migliorare continuamente la qualità dei suoi sottaceti.

“Semi diversi influenzano la qualità di un cetriolo sottaceto, quindi per noi era importante poter monitorare tutto fino al seme,” ha detto Palinsky. “E questo ci ha portato a nuove domande su come vogliamo migliorare la qualità.”

La cosa più importante è la capacità di dimostrare la conformità di Hausbeck alle specifiche dei clienti. Uno dei maggiori clienti dell’azienda, Subway, valuta i fornitori in base a scorecard—e fornire una tracciabilità completa è un requisito fondamentale.

“Se siamo in grado di fornire le informazioni che i nostri clienti richiedono, possiamo dimostrare di essere un partner strategico,” ha dichiarato Palinsky. “Siamo stati uno dei primi fornitori di Subway a fornire reportistica digitale, e questo è stato possibile grazie a Plex.”

Ottenere insight più approfonditi sull’azienda

Edwards ammette che Hausbeck sta solo grattando la superficie quando si tratta dei dati all’interno di Plex.

“I dati ci sono e non li stiamo ancora utilizzando. Ma questo accadrà in futuro e siamo entusiasti di ciò che significa per la nostra azienda.”

Per Palinsky, sta già ottenendo ciò di cui ha bisogno per elevare il suo ruolo.

“Plex mi fa risparmiare tempo perché non devo più occuparmi di lavori contabili di basso livello. Posso dedicarmi al lavoro analitico di livello superiore che deve essere fatto.”

Scoprite come Plex consente a Hausbeck di condurre cinque richiami simulati in meno di due ore guardando questo 

video rapido .