Hausebeck Pickles and Peppers

Hausbeck Pickles and Peppers gestiva la propria attività con processi cartacei, con una visibilità limitata sulla produzione e sul magazzino ricambi, il suo asset più importante. I costi del magazzino ricambi stavano diventando sempre più difficili da gestire durante tutto il processo produttivo e, dopo un audit simulato fallito, era chiaro che il team aveva bisogno di un maggiore controllo sul monitoraggio e sulla tracciabilità degli ingredienti. Non avendo un reparto IT o competenze nei sistemi ERP, è iniziata la ricerca di una soluzione facile da gestire ma potente, adatta alle esigenze di un produttore di alimenti e bevande.

Nel 2014, il CFO di Hausbeck Pickles and Peppers si è reso conto che i dati con cui lavorava nel sistema contabile non quadravano.

Non era in grado di monitorare il costo del magazzino ricambi dal ricevimento del magazzino ricambi al prodotto finito. Il magazzino ricambi finiva per mancare e non riusciva a capire il motivo. A complicare ulteriormente le cose, il modello di costo del magazzino ricambi dell'azienda cambiava da una stagione all'altra. "Avevamo QuickBooks per il nostro sistema contabile e un altro sistema per il magazzino ricambi (solo prodotti finiti) senza costi", ha dichiarato Virginia Palinsky, CFO.

"Ogni reparto aveva fogli di calcolo elettronico, ma nulla era coerente e le cose non corrispondevano".

L'altra sfida che l'azienda doveva affrontare era il monitoraggio e la tracciabilità degli ingredienti durante la produzione. Molti fogli di calcolo elettronico e processi cartacei erano ingombranti e richiedevano molto tempo.

Un'implementazione senza intoppi

Il team si è affidato molto a Plex durante l'implementazione, poiché si trattava della prima implementazione di un ERP da parte dell'azienda. Si sono incontrati con l'esperto di implementazione del Customer Success e Support (CSS) di Plex due volte alla settimana per mappare i processi e la metodologia. Sei mesi dopo, l'implementazione era completa.

Palinsky ha spiegato che Hausbeck aveva un vantaggio perché l'azienda non stava passando da un sistema ERP a un altro e aveva un team molto dedicato dall'alto verso il basso. Secondo lei, questo è stato fondamentale per il loro successo.

"Penso che l'implementazione sia andata molto bene, a mio parere. Fare un'implementazione ERP non è un compito facile e richiede impegno. I nostri team di gestione hanno fatto parte del processo. L'hanno resa una priorità e volevano portarla a termine, il che è fondamentale per il successo di questo tipo di iniziativa", ha detto Palinsky.

"E non avremmo potuto farlo senza una persona di riferimento di Plex che ci guidasse, passo dopo passo, e il piano del progetto è stato molto efficiente per noi".

Registrazione della produzione in tempo reale

Dopo l'implementazione, il team è rimasto sorpreso dalla facilità con cui i dipendenti meno esperti di tecnologia hanno utilizzato Plex. I dipendenti del magazzino che non avevano dimestichezza con i computer potevano facilmente consultare il magazzino ricambi all'interno del sistema e trovare ciò che cercavano tramite il modulo di magazzino ricambi.

"Una volta che hanno preso in mano i tablet e hanno capito come funzionano le schede di controllo, i dipendenti sono rimasti sorpresi dalla facilità di navigazione e dalla facilità con cui si possono inserire i dati", ha dichiarato Edwards.

Un vantaggio immediato che il team di Hausbeck ha notato è stato il modo in cui Plex registra la produzione. Prima di Plex, la produzione veniva spesso registrata due o tre giorni dopo che si era verificata. Successivamente, le informazioni dovevano essere inserite in un foglio di calcolo elettronico e importate in QuickBooks.

"Fa davvero la differenza sulla tracciabilità e l'accuratezza del magazzino ricambi registrare la produzione immediatamente mentre si verifica per avere visibilità sulla produzione", ha dichiarato Edwards.

Per Hausbeck, questo è fondamentale, poiché la produzione include un complesso processo di fermentazione. Molto dipende da come i cetrioli fermentano e questo può influire sui rendimenti.

Se si mettono 50000 libbre di cetrioli freschi in un serbatoio di salamoia, la stessa quantità non ne esce perché i cetrioli si restringono durante la fermentazione. Per ottenere una lettura accurata del rendimento totale, l’azienda deve misurare il restringimento—e tutto questo veniva fatto su fogli di calcolo elettronico prima di Plex—quindi bilanciare il magazzino ricambi era difficile.

"Stiamo cercando di ottenere il giusto rapporto tra fermentazione e restringimento. Qualsiasi miglioramento dei rapporti può essere fatto solo una volta all’anno. E sapere se ciò che abbiamo fatto ha avuto un effetto su quel rapporto è molto più difficile senza un sistema come Plex", ha dichiarato Hausbeck.

Accuratezza del magazzino ricambi quasi perfetta

Poiché il magazzino ricambi è il più grande asset di Hausbeck, la capacità di monitorarlo dalla ricezione alla produzione fino alla spedizione al cliente è fondamentale.

"Nel 2015, avevamo circa il 70 percento di accuratezza del magazzino ricambi. Era proprio prima di andare live con Plex, poi nel 2016 l’abbiamo aumentata al 93 percento. Nel 2017 abbiamo raggiunto il 94 percento e siamo in andamento per terminare il 2018 intorno al 99,6 percento, quindi questo mi dice che Plex sta funzionando."

-Dawn Gordon, Warehouse Manager, Hausbeck Pickles & Peppers

Prima di implementare Plex, il magazzino ricambi teneva monitoraggio della pianificazione dei requisiti di materiale (MRP) facendo contare fisicamente i materiali a una persona, che poi lo riferiva a un'altra. Questa persona contattava il fornitore per verificare se Hausbeck potesse acquistarne altri.

“C'era molto andirivieni tra più persone e finivamo per mettere in discussione l'accuratezza dei conteggi finali. In Plex, l'MRP vi indica cosa c'è in magazzino ricambi. Vi dice cosa serve, quando serve e come ordinarlo”, ha detto Edwards.

Per il CEO dell'azienda, la capacità di analizzare i dati sullo scarto è un altro miglioramento fondamentale nella gestione del magazzino ricambi.

“Ora che abbiamo codici di motivazione per tutto, il passo successivo è determinare cosa faremo con lo scarto. Come possiamo migliorare? Cosa è normale? Cosa non è normale? È qui che possiamo sviluppare KPI migliori per aiutarci a vedere se l’andamento è nella giusta direzione”, ha detto Hausbeck.

Digitalizzazione della gestione della qualità per una tracciabilità completa

Prima di passare a Plex, la maggior parte della documentazione, se non tutta, veniva gestita manualmente su carta. Quando l’azienda doveva rispondere a un audit, raccogliere dati storici su più prodotti o su più giorni era estremamente dispendioso in termini di tempo e complicato. Purtroppo, questo ha portato a un fallimento in un richiamo simulato.

Con Plex, Hausbeck può ora visualizzare le informazioni di tracciabilità con un clic del mouse. Questo è stato molto utile di recente durante un richiamo simulato durante un audit. Utilizzando la data di produzione, il team è stato in grado di effettuare il tracciamento avanti e indietro e, in pochi minuti, l’ingrediente è stato identificato dall’auditor.

Hausbeck si affida anche a Plex per migliorare continuamente la qualità dei suoi sottaceti.

Informazioni su Plex

Diversi semi influiscono sulla qualità di un cetriolo sottaceto, quindi era importante per noi poter effettuare il tracciamento fino al seme", ha detto Palinsky. "E questo ci ha posto nuove domande su come vogliamo migliorare la qualità.

La cosa più importante è la capacità di dimostrare la conformità di Hausbeck alle specifiche del cliente. Uno dei maggiori clienti dell’azienda, Subway, valuta i fornitori in base a schede di valutazione e la fornitura di una tracciabilità completa è un requisito fondamentale.

"Se siamo in grado di fornire le informazioni che i nostri clienti richiedono, possiamo dimostrare di poter essere un partner commerciale strategico", ha detto Palinsky.

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Edwards ammette che Hausbeck sta appena iniziando a sfruttare i dati all’interno di Plex.