Olde Thompson optimiert die Prognose und beschleunigt das Wachstum mit Plex

Schlechte Daten fördern kein Wachstum. Das weiß kein Unternehmen besser als Olde Thompson, der weltweit größte Hersteller von Salz- und Pfeffermühlen. Als das Unternehmen vor einem Jahrzehnt seinen Schwerpunkt von Haushaltswaren auf Gewürze verlagerte, nahm das Geschäft sofort Fahrt auf – und das Führungsteam war entschlossen, diesen Kurs beizubehalten.

Olde Thompson entwickelte einen Wachstumsplan, der nicht nur ehrgeizig war, sondern auch erhebliche Lücken in der Technologieinfrastruktur des Unternehmens aufzeigte. Um die gewünschten Fortschritte in der Lebensmittelindustrie zu erzielen, benötigte der Hersteller eine Software-Plattform, die seine Vision unterstützt.

„Als wir wuchsen, war eine unserer größten Herausforderungen, vorauszusehen, was auf uns zukommt“, erinnert sich Marcus Merchant, Director of IT, Olde Thompson. „Unser altes ERP-System bot keinerlei Prognosefunktion.Die Koordination mit unserer Lieferkette und die Produktionsplanung glichen fast einem Dartspiel. Wir blickten in den Rückspiegel, um zu sehen, was vor uns lag – und so möchte man ein Unternehmen nicht führen.“

Die Führungskräfte von Olde Thompson waren entschlossen, profitables Wachstum zu erzielen. Mit dem alten System war es schwierig zu bestimmen, wie viel die Herstellung bestimmter Produkte kostete, welche Produkte am profitabelsten waren und wie viel Rabatt das Unternehmen gewähren konnte, um neue Kunden zu gewinnen.

„Wenn Sie einen so großen und vielfältigen Produktkatalog haben wie wir, gibt es immer einige Produkte, die sich hervorragend verkaufen, und andere, die sich schwertun“, erklärt Merchant. „Es ist oft schwierig, die Nachzügler zu identifizieren. Und selbst wenn Sie das tun, wie bestimmen Sie, ob es besser ist, wirtschaftlichere Wege zur Herstellung des Produkts zu finden oder es ganz einzustellen? Oder wenn es sich um ein Portfolio-Produkt handelt, wie können wir es so weiterentwickeln, dass es eine positive Kapitalrendite erzielt?“

Trotz umfangreicher Anpassungen konnte das alte strukturierte Abfragesprache UNIX ERP-System von Olde Thompson die Anforderungen dieses schnell wachsenden Herstellers nicht mehr erfüllen. Es war Zeit für einen Quantensprung in die Welt moderner Fertigungs-ERP-Systeme.

„Viele sprechen über die Kosten für die Einführung eines neuen ERP-Systems, aber wir hatten mit unserem alten System so viele Risiken, dass die Kosten fast keine Rolle mehr spielten“, sagt Merchant. „Es gab nur noch einen Partner, der das System überhaupt unterstützte. Wenn ihm etwas passiert wäre, wo hätte das unser Unternehmen hingebracht?“

Vorbereitung auf jahrelanges Wachstum mit einer skalierbaren Cloud-Plattform

Olde Thompson hatte bereits Anfang der 2010er Jahre mit der Einführung eines moderneren ERP-Systems begonnen, das Projekt jedoch abgebrochen, als klar wurde, dass die Technologie die Anforderungen des Unternehmens nicht erfüllen konnte. Fünf Jahre später nahm das Unternehmen die Suche nach einem neuen System wieder auf, mit dem Ziel, den Kundenservice zu verbessern. Olde Thompson benötigte außerdem ein neues System, das EDI-Transaktionen unterstützt, Qualitätsstandards durchsetzt, die tatsächlichen Arbeitskosten ermittelt und den Papieraufwand reduziert.

„Wir tendierten stark zu Cloud-Lösungen“, bemerkt Merchant. „Da wir nur ein kleines IT-Team haben, reduzieren Cloud-Lösungen unser Risiko.Plex stach als Cloud-Anbieter hervor, der genauso agil war wie wir – ein Partner, der mit unserem Wachstum Schritt halten konnte.“

Merchant und sein Team arbeiteten mit dem Plex Customer Success und Support (CSS) Team zusammen, um das System in 13 Monaten live zu schalten. Der Prozess umfasste die Anbindung von 65 neuen Handelspartnern und die Sicherstellung, dass diese über das neue System per EDI kommunizieren konnten.

„Der praxisnahe Ansatz des Plex CSS-Teams war ein entscheidender Faktor für den erfolgreichen Abschluss dieses Projekts“, sagt Merchant. „Unser Plex-Projektmanager besuchte uns regelmäßig und hat unser Unternehmen wirklich analysiert, um herauszufinden, wie wir die Abläufe gestalten müssen. Er verstand unsere Besonderheiten und konnte uns vor kurzsichtigen Entscheidungen bewahren, sodass wir am Ende ein System für heute und morgen hatten.“

Effizienzsteigerung, Reduzierung von Abfall

Obwohl Olde Thompson ein Lebensmittelunternehmen ist, sind seine Fertigungsprozesse diskret, wobei die Produktionsstraßen jährlich zig Millionen Gewürzflaschen abfüllen. Heute nutzen die Mitarbeiter im Fertigungsbereich mobile Geräte, um auf das Plex-Bedienfeld zuzugreifen, das ihnen die Bewegung des Lagerbestands im Unternehmen ermöglicht. Die Mitarbeiter an der Fertigungslinie verwenden fest installierte Tablets, um ihre Produktion zu erfassen – so erhalten die Entscheidungsträger des Unternehmens einen Echtzeitüberblick über den Lagerbestand. Teammitglieder können Etiketten direkt an ihren Stationen drucken, sie auf Paletten anbringen und so den Produktfluss aufrechterhalten.

„Vor Plex mussten wir alle Etiketten für unsere Fertigprodukte vorab drucken“, erinnert sich Merchant. „Das führte oft zu verschwendeten Etiketten und gelegentlich sogar zu falsch etikettierten Produkten. Plex hat unsere Effizienz im gesamten Fertigungsbereich erheblich gesteigert. Die Mitarbeiter müssen nicht mehr zu Desktop-Computern laufen, um Daten zu erfassen.“

Diese neue Effizienz und die zentrale Dokumentation erleichtern es Olde Thompson, die Einhaltung zahlreicher Vorschriften der Lebensmittelindustrie als zertifizierter Bio- und Koscher-Hersteller nachzuweisen. Plex unterstützt das Unternehmen zudem bei der Rückverfolgbarkeit – eine essenzielle Aktivität für jeden Lebensmittelhersteller.

„Plex hat unsere Rückverfolgbarkeitsübungen definitiv vertrauenswürdiger gemacht“, berichtet Merchant. „Innerhalb von Plex können wir festlegen, wo wir unsere Bio-Produkte und Allergene lagern möchten. Das minimiert das Risiko, dass sich Produkte gegenseitig kontaminieren, und kann uns langfristig signifikante Kosten sparen.“

Im unwahrscheinlichen Fall eines Produktrückrufs ermöglicht Plex Olde Thompson, schnell zu handeln, um seine Kunden zu schützen. Das System bietet Funktionen zur Rückverfolgung in beide Richtungen, sodass Produkte innerhalb von Minuten gefunden werden können.

„Der bisherige Rückrufplan war theoretisch einfach umzusetzen oder zu prüfen – es sei denn, es gab Unregelmäßigkeiten“, erklärt Merchant. „Dann wurde es sehr schwierig, Produkte zu lokalisieren. Plex eliminiert dieses Risiko, indem es uns jeden Container anzeigt, der an jede Kundenadresse versandt wurde – alles auf einem Bildschirm – sowie den aktuellen Lagerbestand.“

99 Prozent Servicequote durch strategische Erkenntnisse

Plex hat Olde Thompsons bestehende Prozesse nicht nur verbessert, sondern der Plattform auch neue Fähigkeiten verliehen. Olde Thompson kann jetzt den Umsatz prognostizieren, was dem Unternehmen hilft, strategische Entscheidungen für die Lieferkette zu treffen und die Materialbedarfsplanung (MRP) zu optimieren. Das Unternehmen hat zudem ein viel klareres Bild von den tatsächlichen Produktionskosten seiner Produkte und den besten Wegen, seine Produktionsstraßen zu betreiben. Diese Verbesserungen haben dazu beigetragen, die Auftragsabwicklungsraten von Olde Thompson zu steigern, während das Unternehmen aktiv neue Geschäfte akquiriert.

Prognosen für besseren Geschäftserfolg

Kurz nach dem Go-live mit Plex richtete Olde Thompson den Fokus auf Lieferkettenplanung. Merchant und sein Team wollten die Stammdaten des Unternehmens bereinigen, um genauere Vorlaufzeiten festzulegen und die Verantwortung der Lieferanten zu erhöhen. Olde Thompson implementierte Plex Supply Chain Planning in nur 60 Tagen – mit nahezu sofortigen Ergebnissen. Olde Thompson nutzt das System, um die Lieferzeiten aller Lieferanten zu verfolgen, wodurch das Unternehmen Rückstände bei der Rohstoffbestellung aufholen und einen Sicherheitsbestand für die wachsende Kundenbasis aufbauen konnte.

„Vor Plex Supply Chain Planning sind wir auf der Stelle getreten“, erklärt Merchant. „Wir hatten regelmäßig Rohstoffmangel im Fertigungsbereich. Wir mussten ständig Aufträge umstellen und eilig etwas auf einen LKW bringen. Durch die Planung und Bevorratung für unsere wichtigsten Kunden konnten wir deutlich mehr ihrer Aufträge erfüllen und gleichzeitig unsere Luftfrachtkosten erheblich senken.“

Die Webschnittstelle von Plex Supply Chain Planning zeigt Prognosedaten an und ermöglicht es den Nutzern, Szenarien durchzuspielen und deren Auswirkungen zu sehen. Die zugrunde liegende Engine steuert die MRP-Engine. Alle Teammitglieder sehen dieselben Daten von der Planung bis zur Ausführung und können gemeinsam daran arbeiten, den Geschäftserfolg zu steigern.

„Wir haben nicht nur eine Sicherheitsbestandsfunktion eingeführt, um die Anforderungen unserer wichtigsten Kunden zu erfüllen, sondern nutzen auch manuelle Prognosen, mit denen unsere Vertriebsmitarbeiter Daten eingeben können, wenn sie einen Anruf von einem Kunden erhalten, der mitteilt, dass er im nächsten Monat 10000 zusätzliche Einheiten kaufen wird“, sagt Merchant. „Das ist eine große Hilfe für unsere Fähigkeit, Kunden optimal zu bedienen.“

Inzwischen hat das gesamte Team von Olde Thompson Einblick in die Leistung der Lieferanten, sodass es nicht mehr von Verzögerungen bei Lieferungen überrascht wird.

„Früher, wenn Lieferungen ausblieben, riefen wir den Anbieter an und hörten: ‚Oh, es wurde noch nicht einmal auf das Schiff geladen‘ – das bedeutete eine Verzögerung von 30–45 Tagen“, erklärt Merchant. „Heute können wir mit Plex Supply Chain Planning diese Verzögerungen in Echtzeit sehen und Lieferanten früher kontaktieren – und wir können auch die Lieferantenhistorie prüfen, um zu sehen, wie genau ihre Schätzungen waren, damit wir entsprechend planen.“

Das Geschäft von Olde Thompson ist bemerkenswert stabil, mit nur geringer Saisonalität. Dennoch hat das Unternehmen viele unerwartete Einsatzmöglichkeiten für Plex Supply Chain Planning gefunden.

„Plex Supply Chain Planning hat unsere Erwartungen übertroffen“, sagt Merchant. „Die Plattform bietet uns enorme Flexibilität, etwa indem wir einen früheren Artikel als Grundlage für die Prognose eines neuen verwenden oder einfach eine andere Verpackungsgröße für ein bestehendes Produkt einsetzen und die Nachfrage darauf basierend prognostizieren.“

Reduzierung des Lagerbestands um USD 10.000.000 während rasanten Wachstums

Dank der Effizienz der Geschäftsabwicklung mit Plex nähert sich Olde Thompson der Just-in-Time-Lieferfähigkeit. Das Unternehmen hat seinen Lagerbestand bereits um USD 10.000.000 reduziert. Solche Einsparungen haben es ermöglicht, die Produktion zu steigern, ohne das Budget proportional zu erhöhen. Und in weniger als zwei Jahren nach der Einführung von Plex Supply Chain Planning ist das Unternehmen zum größten Private-Label-Gewürzlieferanten in den USA geworden.

„Unsere Führung ist begeistert, wie weit unser Unternehmen in den letzten zwei Jahren gekommen ist“, sagt Merchant. „Wir haben unsere Kapazitäten signifikant gesteigert und deutlich mehr Umsatz generiert, ohne die Mitarbeiterzahl im gleichen Maße erhöhen zu müssen. Wir haben kontinuierliches Wachstum erlebt, ohne die Kosten und den Aufwand für den Bau einer neuen Produktionsstätte.“

Als Anfang 2020 die COVID-19-Pandemie ausbrach, verzeichnete Olde Thompson keinen Geschäftsrückgang wie so viele kleinere Unternehmen. Tatsächlich lag das Volumen im März 2020 doppelt so hoch wie der monatliche Durchschnitt des Unternehmens. Der Umsatz übertraf den monatlichen Rekord des Unternehmens um 40 Prozent. Dies stellte Olde Thompson vor noch größere Herausforderungen – Herausforderungen, denen das Unternehmen mit Plex begegnet.

„Die Nachfrage in der Lebensmittelwelt hat sich nicht verändert, aber sie verlagert sich von der Gastronomie auf den Lebensmitteleinzelhandel, da die Menschen während der Pandemie viel weniger auswärts gegessen haben“, erklärt Merchant. „Plex hat uns die Transparenz verschafft, um genau zu wissen, wer was bestellt, den Status unserer Lieferkette und Produktion zu kennen und zu wissen, was nötig ist, um die Servicelevels für eine wachsende Kundenbasis bei 99 Prozent zu halten. Es ist eine unverzichtbare Plattform für die Zukunft unseres Unternehmens.“