Hausbeck Pickles and Peppers erzielt mit Plex Echtzeittransparenz und Rückverfolgbarkeit der Produktion

Bereits 2014 stellte die CFO der Hausbeck Pickle Company fest, dass die Daten, mit denen sie im Buchhaltungssystem arbeitete, nicht zusammenpassten. Sie war nicht in der Lage, die Kosten des Lagerbestands vom Wareneingang bis zum fertigen Produkt zu verfolgen. Lagerbestand ging verloren, und sie konnte nicht herausfinden, warum. Noch komplizierter wurde es dadurch, dass sich das Kostenmodell für den Lagerbestand des Unternehmens von Saison zu Saison änderte. 

„Wir hatten QuickBooks als Buchhaltungssystem und ein anderes System für den Lagerbestand (nur Fertigwaren) ohne Kostenkalkulation“, sagte Virginia Palinsky, CFO. „Jede Abteilung hatte Kalkulationstabellen, aber nichts war konsistent und die Zahlen stimmten nicht überein.“

Eine weitere Herausforderung für das Unternehmen war die Verfolgung und Rückverfolgbarkeit der Zutaten während der Produktion. Mehrere Kalkulationstabellen und papierbasierte Prozesse waren umständlich und zeitaufwändig.

„Wir brauchten eine Möglichkeit, konsistent zu berichten. Gleichzeitig benötigten wir ein System, das uns bei der Rückverfolgbarkeit des Lagerbestands unterstützt. Wir müssen diese Fähigkeit bei Audits nachweisen, und das auf Papier zu tun, war inakzeptabel“, ergänzte Palinsky.

Eine Cloud-Lösung löst die Herausforderung begrenzter Ressourcen

Da wurde ihr klar, dass das Unternehmen ein konsolidiertes ERP -System benötigte, das Hausbeck die Erfassung und Auswertung kritischer Daten ermöglicht. Doch wie die meisten mittelständischen Fertigungsunternehmen hatte Hausbeck keine IT-Abteilung und niemanden, der mit dem Auswahl- und Implementierungsprozess eines ERP-Systems vertraut war.

„Meine Befürchtung war, dass wir einfach kein Team hatten, das das stemmen oder uns in die richtige Richtung bringen konnte“, sagte Tim Hausbeck, President und CEO.

Das Team benötigte jemanden mit mehr Fachwissen, um die richtige Lösung zu finden. Deshalb wurde Russ Edwards als ERP Manager und Cost Accountant eingestellt. Sein erstes Ziel war es, die besten Anbieter zu prüfen, zu bestimmen, welche Lösung für Hausbeck am besten geeignet ist, und ein Team für die Implementierung aufzubauen.

Edwards war sofort klar, dass die endgültige Lösung cloudbasiert sein musste, weil Hausbeck weder die Ressourcen noch das Budget hatte, eine eigene Infrastruktur dafür aufzubauen.  

„Wir mussten es richtig machen. Wir haben zwei Anläufe mit einem System gemacht, das uns beim Bestandsmanagement helfen sollte – und das war teuer – also wollten wir diesen Weg nicht noch einmal gehen und in zwei Jahren unzufrieden sein. Plex setzte sich immer wieder durch, weil es zu 100 % cloudbasiert ist und unseren Anforderungen als Lebensmittel- und Getränkehersteller entspricht“, sagte Hausbeck.

Nach der Evaluierung von Plex war das Hausbeck-Team beeindruckt von der Fähigkeit des Systems, eine umfassende Rückverfolgbarkeit vom Wareneingang der Rohstoffe bis zur Produktion zu gewährleisten. Die Entscheidung fiel, die Lösung einzuführen.

Reibungslose Implementierung

Das Team stützte sich während der Implementierung stark auf Plex, da es das erste ERP-System des Unternehmens war. Sie trafen sich zweimal pro Woche mit ihrem Plex-Implementierungsexperten, um die Prozesse und die Methodik zu definieren. Sechs Monate später war die Implementierung abgeschlossen.

Palinsky erklärte, dass Hausbeck im Vorteil war, weil das Unternehmen nicht von einem anderen ERP-System wechselte und ein sehr engagiertes Team von der Führungsebene bis zur Basis hatte. Sie sagt, das war der Schlüssel zum Erfolg.

„Ich finde, die Implementierung ist sehr gut verlaufen. Eine ERP-Implementierung ist keine leichte Aufgabe und erfordert Engagement. Unsere Management-Teams waren Teil des Prozesses. Sie haben es zur Priorität gemacht und wollten es umsetzen – was für den Erfolg eines solchen Vorhabens entscheidend ist“, so Palinsky. „Und wir hätten es nicht ohne eine Plex-Ansprechperson geschafft, die uns Schritt für Schritt durch den Prozess geführt hat, und der Projektplan war für uns sehr effizient.“

Nach dem Go-live war das Team überrascht, wie einfach es für Mitarbeitende war, die wenig technisches Verständnis hatten, Plex zu nutzen. Lagerarbeiter, die nicht computeraffin waren, konnten problemlos den Lagerbestand im System nachschlagen und über das Lagerbestandsmodul finden, was sie suchten.

„Sobald sie die Tablets in der Hand hatten und die Checklisten verstanden, waren die Mitarbeitenden überrascht, wie einfach die Navigation war und wie leicht es war, Daten einzugeben“, sagte Edwards.

Erfassung der Produktion in Echtzeit 

Ein unmittelbarer Vorteil, den das Hausbeck-Team bemerkte, war, wie Plex die Produktion erfasst. Vor Plex wurde die Produktion oft zwei oder drei Tage nach ihrem Stattfinden dokumentiert. Anschließend mussten die Informationen in eine Kalkulationstabelle eingetragen und in QuickBooks importiert werden.

„Es macht wirklich einen Unterschied für die Rückverfolgbarkeit und Genauigkeit des Lagerbestands, wenn die Produktion sofort bei ihrem Auftreten erfasst wird, um Transparenz in der Produktion zu schaffen“, sagte Edwards.

Für Hausbeck ist das entscheidend, da die Produktion einen komplexen Fermentationsprozess umfasst. Bei der Fermentation der Gurken gibt es viele Einflussfaktoren, die die Ausbeute beeinflussen können. Wenn 50000 Pfund frische Gurken in einen Salzlakebehälter gegeben werden, kommt nicht die gleiche Menge heraus, da die Gurken während der Fermentation schrumpfen. Um eine genaue Aussage über die Gesamtausbeute zu erhalten, muss das Unternehmen den Schwund messen – und das wurde vor Plex alles in Kalkulationstabellen gemacht – sodass die Abstimmung des Lagerbestands eine Herausforderung war.

„Wir versuchen, das richtige Verhältnis von Fermentation und Schwund zu erreichen. Verbesserungen an den Verhältnissen können nur einmal im Jahr vorgenommen werden. Und ob das, was wir getan haben, Auswirkungen auf dieses Verhältnis hatte, ist ohne ein System wie Plex viel schwerer zu erkennen“, sagte Hausbeck.

Nahezu perfekte Bestandsgenauigkeit erreichen

Da der Lagerbestand das größte Vermögen von Hausbeck ist, ist die Möglichkeit, ihn vom Wareneingang über die Produktion bis zum Versand an den Kunden zu verfolgen, entscheidend.

„2015 lagen wir bei etwa 70 % Bestandsgenauigkeit. Das war kurz vor dem Go-live mit Plex, dann haben wir im 2016 diesen Wert auf 93 % gesteigert. 2017 erreichten wir 94 % und sind auf Trenderstellung für Ende 2018 bei rund 99,6 % – das zeigt mir, dass Plex funktioniert“, sagte Dawn Gordon, Warehouse Manager.

Vor der Einführung von Plex wurde die Materialbedarfsplanung (MRP) im Lager dadurch durchgeführt, dass eine Person die Materialien physisch zählte und die Ergebnisse an eine andere Person weitergab. Diese Person kontaktierte dann den Lieferanten, um zu prüfen, ob Hausbeck mehr kaufen konnte.

„Es gab viel Hin und Her zwischen mehreren Personen, und am Ende stellten wir die Genauigkeit der Endergebnisse infrage. In Plex zeigt Ihnen MRP, was im Lagerbestand ist. Es zeigt Ihnen, was wir benötigen, wann wir es brauchen und wie wir es bestellen“, sagte Edwards.

Für den CEO des Unternehmens ist die Möglichkeit, Daten über Ausschuss zu analysieren, eine weitere wichtige Verbesserung beim Bestandsmanagement.  

„Jetzt, wo wir für alles Grundcodes haben, ist der nächste Schritt, zu bestimmen, was wir mit dem Ausschuss machen. Wie können wir es verbessern? Was ist normal? Was ist nicht normal? Hier können wir bessere KPIs entwickeln, die uns helfen zu erkennen, ob wir uns in die richtige Richtung bewegen“, sagte Hausbeck.

Digitalisierung des Qualitätsmanagements – für umfassende Rückverfolgbarkeit

Die meisten, wenn nicht alle, Dokumentationen wurden vor dem Go-live mit Plex manuell auf Papier erstellt. Wenn das Unternehmen auf Audits reagieren musste, war das Zusammenstellen historischer Daten aus mehreren Produkten oder Tagen äußerst zeitaufwändig und mühsam. Leider führte dies dazu, dass ein Probe-Rückruf scheiterte.

Mit Plex kann Hausbeck jetzt Rückverfolgbarkeitsinformationen per Mausklick abrufen. Das war kürzlich hilfreich, als während eines Kundenaudits ein Probe-Rückruf durchgeführt wurde. Mithilfe des Produktionsdatums konnte das Team innerhalb von Minuten vor- und zurückverfolgen und die vom Auditor identifizierte Zutat nachverfolgen.

Hausbeck setzt außerdem auf Plex, um die Qualität seiner Gurken kontinuierlich zu verbessern.

„Verschiedene Samen beeinflussen die Qualität einer Essiggurke, daher war es für uns wichtig, die Rückverfolgbarkeit bis zum Samen zu gewährleisten“, sagte Palinsky. „Und das hat neue Fragen aufgeworfen, wie wir die Qualität weiter verbessern wollen.“

Am wichtigsten ist die Fähigkeit, die Einhaltung der Kundenspezifikationen durch Hausbeck nachzuweisen. Einer der größten Kunden des Unternehmens, Subway, bewertet Lieferanten anhand von Scorecards – und die Bereitstellung umfassender Rückverfolgbarkeit ist eine zentrale Anforderung.

„Wenn wir in der Lage sind, die Informationen bereitzustellen, nach denen unsere Kunden fragen, können wir zeigen, dass wir ein strategischer Geschäftspartner sein können“, sagte Palinsky. „Wir waren einer der ersten Lieferanten von Subway, die digitale Berichte bereitgestellt haben, und das lag daran, dass wir Plex hatten.“

Tiefere Einblicke ins Unternehmen

Edwards gibt zu, dass Hausbeck bei den Daten in Plex gerade erst an der Oberfläche kratzt.

„Die Daten sind vorhanden, und wir nutzen sie noch nicht. Aber das wird sich künftig ändern, und wir sind gespannt, was das für unser Unternehmen bedeutet.“

Für Palinsky liefert Plex ihr bereits alles, was sie braucht, um ihre Arbeit auf ein neues Niveau zu heben.

„Plex spart mir Zeit, weil ich keine Buchhaltungsarbeiten auf niedriger Ebene mehr erledigen muss. Ich kann mich auf die analytischen Aufgaben auf höherer Ebene konzentrieren, die erledigt werden müssen.“ 

Erfahren Sie, wie Plex Hausbeck ermöglicht, fünf Probe-Rückrufe in weniger als zwei Stunden durchzuführen, indem Sie sich dieses kurze Videoansehen.