G&W Products – ein Kleinunternehmen-Hersteller – setzt mit Plex auf groß angelegte Lösungen

G&W Products ist ein kleines Fertigungsunternehmen, das sich das Ziel gesetzt hatte, das Wachstum zu steigern. Als Gary Johns, CEO von G&W Products, vor über einem Jahrzehnt die Leitung übernahm, erkannte er einen entscheidenden Wachstumshemmer: das veraltete ERP-System des Unternehmens.

Als Auftragsfertiger ist G&W in der Lage, nahezu jede Art von Metallverarbeitung durchzuführen, darunter Metallbearbeitung, Metallstanzen, Schweißen und Pulverbeschichtung. Das Unternehmen fertigt alles – von elektrischen Busway-Komponenten und Ladendisplays bis hin zu militärischen Komponenten und schweren Maschinen. Jedes eingesetzte Material wird gemäß den Kundenspezifikationen bestellt.

Doch anders als viele kleine Hersteller glaubte G&W nicht an den Mythos, dass Cloud-ERP nur für große Unternehmen geeignet ist. Im Gegenteil: Das Unternehmen sieht sich als Vorreiter, indem es Technologie nutzt, um das Geschäft vollständig zu transformieren – und das aus gutem Grund. G&W Products hat innerhalb von fast einem Jahr den Großteil seiner manuellen, papierbasierten Fertigungsprozesse auf eine moderne, schlanke und erstklassige Produktion umgestellt. Wie das Unternehmen diesen Wandel geschafft hat, ist eine Geschichte echter, unternehmensweiter Akzeptanz.

Einzigartiger Weg zur Akzeptanz

Typischerweise entscheidet bei der Ablösung von Geschäftssystemen die Geschäftsleitung oder eine Gruppe von Stakeholdern, und alle anderen passen sich dem neuen System an.

Der CEO von G&W wollte einen anderen Weg gehen. Er beauftragte einen Berater mit der Recherche und stellte dann ein kleines Team von Mitarbeitenden zusammen, das mehr als ein Dutzend ERP-Lösungen auswählte. Dieses Team reduzierte die Auswahl schrittweise, während nach jeder Runde weitere Mitarbeitende zur Bewertung der Lösungen hinzukamen.

Nachdem die letzten drei Lösungen feststanden, wurde eine anonyme Umfrage unter allen dreien durchgeführt, um die beste Lösung zu ermitteln – und die Wahl fiel auf die Plex Smart Manufacturing Platform®. Während dieses etwa neun Monate dauernden Prozesses erreichte der CEO eine breite Unterstützung im gesamten Unternehmen.

"Die Akzeptanz aller Beteiligten ist der erste Schritt, um ein ERP-System wirklich erfolgreich einzuführen. Wenn Gary uns zu Beginn einfach gesagt hätte, was wir kaufen und nutzen werden, wäre das Ergebnis vielleicht nicht so positiv ausgefallen", sagt Jeff Karan, Director of IT.

Für die erste Implementierung mussten zwei Standorte des Unternehmens online gebracht werden, was etwa vier Monate dauerte – unter anderem, weil 18000 Teilenummern manuell eingegeben wurden, anstatt eine Datenmigration durchzuführen. Karan berichtet, dass er und sein Team während der Implementierung viel über die Bedeutung von „gute Daten rein, gute Daten raus“ gelernt haben.

"Der Grund, warum wir die Teilenummern von Hand eingeben mussten, war, dass die Informationen im alten System unbrauchbar waren. Wir konnten nur sehr wenige Informationen eingeben, und es gab viele Einschränkungen bei den Feldern und der Zeichenzahl, sodass die Projektleiter die Einrichtung im Grunde von Betrieb zu Betrieb managen mussten", so Karan.

Mit Plex haben Karan und sein Team Wege gefunden, Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Das Unternehmen hat sogar ein Team gebildet, das sich darauf konzentriert, Plex-Funktionen zu erschließen, die direkten Einfluss auf das Geschäft haben.

"Als ich hier anfing, sagte Jeff, wir hätten ein System – aber für mich war alles manuell, weil mein Lagerbestand in einer Excel-Kalkulationstabelle geführt wurde", ergänzt Joey Seymour, Purchasing Manager. "Aber Plex hat unser bisheriges System komplett übertroffen. Ich liebe es."

Komplexitätsmanagement in der modernen Fertigung

Die Erweiterung des Produktportfolios zur Erfüllung der Kundenanforderungen brachte mehr Komplexität, die G&W bewältigen musste. Deshalb war es entscheidend, dass das neue System des Unternehmens Funktionen wie durchgängige Rückverfolgbarkeit unterstützt.

"Früher, als unser Unternehmen noch kleiner war, bedeutete eine Baugruppe mit 15 Teilen, dass alles manuell nachverfolgt und jeder Schritt auf Papier dokumentiert werden musste. Heute fertigen wir Produkte mit Hunderten von Teilenummern, die in eine Baugruppe einfließen", berichtet Karan.

Mit Plex ist jedes eingehende Material bis zum Werk oder Hersteller rückverfolgbar. Handelt es sich um einen zugekauften Artikel, kann G&W diesen bis zum tatsächlichen Lieferschein zurückverfolgen. Für jeden Einkauf ist ein Konformitätszertifikat erforderlich. Das zahlte sich für G&W sechs Monate nach der Einführung von Plex aus.

G&W erhielt Material, das beim Umformen aufgrund von Rissen ausfiel. Da es sich um ein Produkt für einen wichtigen Militärkunden handelte, war es entscheidend, das Problem schnell zu lokalisieren und zu isolieren. Mit Plex konnte das Team den Rückverfolgungsbaum nutzen, um den gesamten zugehörigen Lagerbestand zu identifizieren, das fehlerhafte Material zu lokalisieren, zu sammeln und sofort zu isolieren. G&W wandte sich mit dem Nachweis des Fehlers an den Lieferant und erhielt eine Erstattung.

Vor Plex, so Seymour, erhielt er täglich zahlreiche E-Mails mit kurzfristigen Bestellwünschen, was häufig zu Überbeständen führte. Materialien häuften sich an und es war schwierig, die benötigten Teile für die Aufträge zu finden.

Da G&W ein Auftragsfertiger ist, bedeutet dies Zeit- und Kosteneinsparungen, weil nur das verarbeitet wird, was tatsächlich benötigt wird – und nicht alles, was geliefert wird.

Qualität als Kern des Unternehmens

"Eine weitere Fähigkeit, die Plex auszeichnet, ist, dass Qualität integriert ist. Bei allen anderen Systemen, die wir betrachtet haben, war Qualitätimmer ein Add-on – ein separates Element, das installiert werden musste", so Karan.

Ty Ruckh, Scheduling Supervisor, ergänzt: "Mit Plex wissen Sie, wann Sie etwas bauen möchten, können den Kontrollplan erstellen, Ihren Prüfort festlegen, und alles wird direkt im Moment erfasst und bleibt dauerhaft erhalten. Und wenn Sie jemals eine Validierung oder Verifizierung benötigen, gibt es nichts Besseres, als Qualität fest im System verankert zu haben."

G&W nimmt Qualität sehr ernst – so sehr, dass die Mitarbeitenden ständig die Grenzen verschieben, um für die Kunden so flexibel und proaktiv wie möglich zu sein. Das war mit dem alten ERP-System nicht möglich. Das umfassende, integrierte Qualitätsmanagement mit Plex hat dem Unternehmen geholfen, sich in vielen Bereichen zu verbessern, insbesondere bei der Problemerkennung.

"Bei Rückgaben oder Problemen waren die Diskussionen früher immer vage. Es war schwierig, Ursachen zu finden und wirksame Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Jetzt können wir Anweisungen, Qualitätsprüfblätter und Hard Stops in das Plex-System einpflegen – in Form von Bildern, Videos und Text –, um sicherzustellen, dass alles exakt nach Spezifikation ausgeführt wird", ergänzt Karan.

Schnelle Reaktion auf Audits

Audits gehören für G&W zum Geschäftsalltag und beanspruchten früher erhebliche Unternehmensressourcen. Mitarbeitende mussten Informationen zusammentragen und Papierdokumente sammeln, was Tage dauerte. "Jetzt können wir im Besprechungsraum alles, was die Auditoren anfordern, innerhalb von Sekunden abrufen. Sie sind begeistert. Sie verlassen unser Haus lächelnd und sind völlig beeindruckt von unseren Möglichkeiten", sagt Karan.

Seymour berichtet sogar, dass Auditoren oft sagen, sie müssten besonders gründlich suchen, um noch Verbesserungsbedarf zu finden. Ein Auditor prüfte sogar die Schriftgröße eines Logos, nur um etwas beanstanden zu können.

Wenn Audits anstehen, gibt es bei den Mitarbeitenden von G&W keine Bedenken, denn sie wissen, dass sie schnell reagieren können. Innerhalb von drei Monaten hat das Unternehmen 11 Audits problemlos bestanden.

"Das macht uns sehr stolz. Ob es sich um Schweiß-Audits, ISO-Audits oder Kunden-Audits handelt – für uns ist das wirklich kein Problem", so Karan.

Vorreiterrolle als kleines Unternehmen

G&W hat das Cloud-Konzept vollständig angenommen und das Unternehmen profitiert von der externen Verwaltung von Plex. Die Nutzung von Cloud Computing sieht Karan als Führungsanspruch eines kleinen Fertigungsunternehmens.

"Viele Hersteller unserer Größe glauben, dass ein System wie Plex nur für große Unternehmen geeignet ist, weil sie denken, sie hätten nicht genug Mitarbeitende, um es zu betreuen. Aber das Gegenteil ist der Fall. Wir haben bei der Einführung von Plex keine neuen Mitarbeitenden eingestellt", sagt Karan.