Vulcan, Inc. scopre che la piattaforma cloud di Plex soddisfa tutti i requisiti

Per oltre 80 anni, Vulcan ha continuato ad espandere la propria base di clienti, il proprio organico e le proprie strutture produttive. Ma con la crescita dell’attività, l’azienda ha trovato sempre più difficile gestire la propria finanza, in gran parte perché il suo sistema di registrazioni era una piattaforma ERP altamente personalizzata di 20 anni fa, difficile da gestire e da aggiornare.

"Il nostro principale fattore di stress era che eravamo inefficienti", ricorda Will Rice, Chief Financial Officer, Vulcan, Inc. "Gestivamo una grande mole di documenti cartacei e utilizzavamo molti fogli di calcolo. Inoltre, mancava la trasparenza nella nostra contabilità. I manager approvavano le transazioni e, alla fine del mese, il nostro team di finanza doveva tornare indietro e capire come contabilizzare tutto".

Queste sfide si estendevano anche al reparto produttivo. Vulcan non aveva nemmeno un controllo rigoroso sui suoi processi di produzione.

"I nostri conteggi erano imprecisi e il nostro magazzino ricambi si spostava continuamente senza che ne fossimo a conoscenza", afferma Rice. "Di conseguenza, non sapevamo davvero dove stavamo ottenendo i maggiori profitti e dove potevamo aver perso denaro. Era il momento di passare a una soluzione che ci avrebbe dato la visibilità per continuare la nostra crescita in modo più redditizio".

Piattaforma basata sul cloud che soddisfa tutte le esigenze

Vulcan ha iniziato la ricerca di un prodotto con un obiettivo principale: passare al cloud. A tal fine, l’azienda ha guardato numerosi video su YouTube sulle soluzioni leader. È stato allora che Plex ha iniziato a distinguersi.

"Il cloud è stato fondamentale nella nostra decisione, ma avevamo anche una lunga lista di requisiti funzionali", afferma Perry Judd, Chief Information Officer, Vulcan. "Abbiamo visto un video in cui un consulente di Control+M parlava di un’implementazione di Plex e abbiamo deciso di contattarli".

Durante le conversazioni con Control+M, Vulcan ha appreso che Plex avrebbe soddisfatto tutti i suoi requisiti. L’azienda ha presto scelto Plex e ha iniziato a pianificare la sua implementazione.

"I nostri consulenti di Control+M sono stati eccezionali", afferma Rice. "Avevano uno specialista in quasi tutte le categorie e conoscevano Plex a fondo. Ci hanno guidato attraverso il processo di implementazione e so che non saremmo dove siamo oggi senza di loro".

"Uno dei motivi per cui Vulcan ha avuto così tanto successo è che ha seguito il piano di lavoro che gli abbiamo fornito", commenta Patricia Nowak, Owner at Control+M Solutions. "Hanno fatto i compiti che gli abbiamo assegnato. Hanno fatto i test che gli abbiamo assegnato. Hanno anche posto una grande attenzione alla gestione del cambiamento organizzativo. Vulcan ha una dedizione alla gestione e al completamento dei progetti che ha reso il nostro lavoro molto più facile, e un gruppo di gestione molto coeso e un forte gruppo di leadership".

"Penso che tutti questi fattori abbiano contribuito al successo del progetto", aggiunge Nowak. "La gestione del cambiamento organizzativo è stata davvero facile. Vulcan l’ha accolta con entusiasmo e penso che si sia anche divertita un po’!"

Visibilità in tempo reale evidenzia le aree di miglioramento

La transizione di Vulcan a Plex può essere riassunta in una parola: visibilità. Prima, l’azienda non riusciva nemmeno a vedere quante sfide aziendali doveva affrontare. Con Plex, Vulcan ha messo in luce le sue aree di miglioramento.

"Quando siamo passati a Plex, è stato come se avessimo sollevato una pietra e fossero usciti tutti i tipi di problemi", afferma Rice. "Ora che sappiamo cosa c’è, siamo in una posizione molto migliore per apportare miglioramenti. Abbiamo molta più fiducia nelle nostre decisioni e possiamo capire meglio i nostri componenti, i nostri costi e la nostra redditività".

Questa maggiore visibilità supporta l’iniziativa “One Vulcan” attraverso la quale l’azienda spera di eliminare le divisioni tra i suoi cinque stabilimenti operativi. Da quando è passata a Plex, Vulcan ha iniziato a vedere i frutti di questo cambiamento culturale.

"Ognuno dei nostri stabilimenti operativi ha tradizionalmente avuto le proprie abitudini e si è preoccupato del proprio interesse", spiega Rice. "Nell’iniziativa One Vulcan, ci stiamo sforzando di fare ciò che è meglio per l’intera azienda. Plex ha reso molto più facile coinvolgere tutti. Non è più possibile nascondersi nel proprio stabilimento e poi riportare i risultati alla fine del trimestre. Ognuno è responsabile del risultato finale".

L’implementazione di un’unica piattaforma cloud in tutta l’azienda ha permesso a Vulcan di monitorare il magazzino ricambi tra gli stabilimenti. Ora l’azienda ha molte meno sorprese spiacevoli.

"Nel nostro vecchio ERP, il magazzino ricambi era tutto mescolato in modo confuso e c’era molto che accadeva dietro le quinte di cui non eravamo a conoscenza", spiega Rice. "Con Plex, abbiamo la responsabilità di tutto ciò che si muove nei nostri stabilimenti. Possiamo eseguire report per vedere esattamente quanto velocemente stiamo spedendo i prodotti. Tutte queste informazioni sono disponibili in tempo reale".

Le squadre ora si concentrano sui profitti, non sulla burocrazia

Per Vulcan, l’efficienza abbonda sulla piattaforma Plex. Prima di Plex, quando un pezzo si perdeva, un impiegato doveva girare per il campus a cercarlo. Oggi, Vulcan può accedere a Plex per eseguire un audit sul campo che rivela la posizione esatta di qualsiasi pezzo nel sistema.

"Siamo diventati molto più efficienti su Plex e siamo riusciti a spostare le persone su lavori diversi", riferisce Rice. "Le attività amministrative extra che il nostro vecchio sistema richiedeva ora sono sparite e tutto ciò che facciamo è molto più veloce. Il nostro personale ora può dedicare più tempo ed energia alle attività che generano profitti per Vulcan".

"Una delle cose di cui sono più orgogliosa in questa implementazione è la progettazione stessa", osserva Nowak, Control+M Solutions. "Siamo stati in grado di sviluppare una soluzione che consente loro di trasferire materiale tra gli stabilimenti senza dover eseguire ulteriore documentazione non a valore aggiunto".

I dipendenti di Vulcan sono anche più innestati in ciò che fanno. I dipendenti del reparto produttivo stanno scoprendo di avere una voce più importante su come far progredire l’azienda.

"Nel nostro vecchio sistema, avevamo difficoltà a prendere decisioni perché non eravamo mai sicuri di quali fossero i problemi", ricorda Rice. "Con Plex, i lavoratori del reparto produttivo hanno i dati a portata di mano, quindi possono vedere che quello che stiamo facendo ha senso e possono fornire il loro contributo su come farlo meglio. I team utilizzano effettivamente Plex durante le riunioni per assicurarsi che tutti comprendano le nostre best practice e siano concentrati sul miglioramento continuo".

"L’approccio rigoroso di Vulcan a questa implementazione si è visto in ogni fase", osserva Kevin Poppe, Business Process Engineer presso Control+M Solutions. "Essendo un’azienda che si misura regolarmente, ha allineato gli obiettivi dell’implementazione di Plex con gli altri obiettivi dell’azienda. Ha comunicato frequentemente l’importanza del progetto, sottolineato l’importanza dei test e della formazione, e ha reso chiaro a ogni persona di Vulcan che avrebbe avuto successo".

Calcolo automatizzato delle imposte sulle vendite consente di risparmiare quasi un’intera risorsa

Vulcan ha anche fatto un grande passo avanti nel calcolo delle imposte. Il precedente sistema ERP dell’azienda includeva la funzionalità di calcolo delle imposte sulle vendite, ma era scarsamente integrato. Vulcan doveva estrarre le aliquote fiscali da una piattaforma di terze parti e aggiornarle manualmente nel sistema, quindi accedere a vari siti web per presentare più di 30 dichiarazioni.

Grazie alla collaborazione con Avalara, partner di Plex, Vulcan ha adottato un processo automatizzato di calcolo dell’imposta sulle vendite e di presentazione delle dichiarazioni. Di conseguenza, l’azienda ha potuto assegnare un dipendente a compiti più importanti.

"Credo che siamo stati la prima azienda a utilizzare la nuova versione aggiornata del connettore Avalara in Plex, quindi abbiamo avuto molto aiuto da Control+M per rendere l’integrazione il più senza interruzioni possibile", afferma Dean Long, Controller, Vulcan. "Un processo di tassazione delle vendite che richiedeva quasi una persona dedicata ora richiede forse 15 minuti al mese per la gestione, eppure ci fidiamo dei nostri dati più che mai".

"Siamo anche più sicuri della nostra capacità di affrontare un audit fiscale", aggiunge Rice. "Avalara impone la responsabilità nei nostri processi di imposta sulle vendite. Tra l’automazione e l’uniformità che otteniamo da Avalara e l’efficienza e la visibilità che abbiamo trovato su Plex, siamo pronti a far crescere Vulcan per tutto il ventunesimo secolo".