Vulcan, Inc.

I molti anni di crescita continua di Vulcan, Inc. hanno lasciato l'azienda con un problema fin troppo comune: la mancanza di visibilità. I lavoratori del reparto produttivo non riuscivano a ottenere informazioni accurate e aggiornate sul magazzino ricambi. I team di gestione e finanza si affannavano a contabilizzare le transazioni settimane dopo che si erano verificate. Il colpevole era la vecchia piattaforma ERP dell'azienda, fortemente personalizzata, motivo per cui Vulcan, Inc. ha deciso di passare al cloud con Plex.

Per oltre 80 anni, Vulcan ha continuato ad espandere la sua base di clienti, il numero di dipendenti e gli stabilimenti produttivi. Ma con la crescita dell’attività, l’azienda ha trovato sempre più difficile gestire la finanza, in gran parte perché il suo sistema di registrazioni era una piattaforma ERP di 20 anni fa, altamente personalizzata, difficile da mantenere e aggiornare.

"Il nostro principale problema era l'inefficienza", ricorda Will Rice, Chief Financial Officer di Vulcan, Inc. "Gestivamo la documentazione cartacea e utilizzavamo molti fogli di calcolo. C’era anche una mancanza di trasparenza nella nostra contabilità. I manager approvavano le transazioni e poi, alla fine del mese, il nostro team di finanza doveva tornare indietro e capire come contabilizzare tutto".

Queste sfide si estendevano anche allo stabilimento. Vulcan non aveva nemmeno un controllo rigoroso sui suoi processi di produzione.

"I nostri conteggi erano imprecisi e il nostro magazzino ricambi si muoveva costantemente senza che ne fossimo a conoscenza", afferma Rice. "Di conseguenza, non sapevamo davvero dove stavamo ottenendo i maggiori profitti e dove potevamo aver perso denaro. Era il momento di passare a una soluzione che ci avrebbe dato la visibilità per continuare la nostra crescita in modo più redditizio".

Piattaforma basata sul cloud che soddisfa tutte le esigenze

Vulcan ha iniziato la sua ricerca di prodotti con un obiettivo generale: passare al cloud. A tal fine, l'azienda ha guardato numerosi video su YouTube sulle soluzioni leader. È stato allora che Plex ha iniziato a distinguersi.

"Il cloud è stato fondamentale nella nostra decisione, ma avevamo anche una lunga lista di requisiti funzionali", afferma Perry Judd, Chief Information Officer di Vulcan. "Ci siamo imbattuti in un video in cui un consulente di Control+M parlava di un'implementazione di Plex e abbiamo deciso di contattarli".

Durante le conversazioni con Control+M, Vulcan ha appreso che Plex avrebbe soddisfatto tutti i suoi requisiti. L'azienda ha presto scelto Plex e ha iniziato a pianificarne l'implementazione.

"I nostri consulenti di Control+M sono stati eccezionali", afferma Rice. "Avevano uno specialista in quasi tutte le categorie e conoscevano Plex a fondo. Ci hanno guidato attraverso il processo di implementazione e so che non saremmo dove siamo oggi senza di loro".

"Uno dei motivi per cui Vulcan ha avuto così tanto successo è che ha seguito il piano di lavoro che gli abbiamo fornito", ha commentato Patricia Nowak, Owner di Control+M Solutions. "Hanno fatto i compiti che gli abbiamo assegnato. Hanno fatto i test che gli abbiamo assegnato. Hanno anche posto molta attenzione alla gestione del cambiamento organizzativo. Vulcan ha una dedizione alla gestione e al completamento dei progetti che ha reso il nostro lavoro molto più facile, un gruppo di gestione molto coeso e un forte gruppo di leadership".

"Penso che tutte queste cose insieme ci abbiano aiutato ad avere successo nell'aiutarli a raggiungere il successo con questo progetto", ha aggiunto Nowak. "Il lato della gestione del cambiamento organizzativo è stato davvero facile. Vulcan lo ha davvero abbracciato e penso che si sia anche divertito un po'!"

La visibilità in tempo reale mette in luce le aree di miglioramento

Il passaggio di Vulcan a Plex può essere riassunto in una parola: visibilità. Prima, l’azienda non riusciva nemmeno a vedere quante sfide aziendali doveva affrontare. Con Plex, Vulcan ha messo in evidenza le sue aree di miglioramento.

«Quando siamo passati a Plex, è stato come se avessimo sollevato una pietra e fossero usciti tutti i tipi di mostri», afferma Rice. «Ora che sappiamo cosa c’è, siamo in una posizione molto migliore per apportare miglioramenti. Abbiamo molta più fiducia nelle nostre decisioni e possiamo capire meglio i nostri componenti, i nostri costi e la nostra redditività».

Questa maggiore visibilità supporta l’iniziativa “One Vulcan” attraverso la quale l’azienda spera di eliminare le divisioni tra i suoi cinque stabilimenti operativi. Da quando è entrata in funzione Plex, Vulcan ha iniziato a vedere i frutti di questo cambiamento culturale.

"Ognuno dei nostri impianti operativi ha tradizionalmente avuto le proprie abitudini e si è preoccupato del proprio bene", spiega Rice. "Nell'iniziativa One Vulcan, ci stiamo sforzando di fare ciò che è meglio per tutta l'azienda. Plex ha reso molto più facile coinvolgere tutti. Non è più possibile nascondersi nel proprio stabilimento e poi riportare i risultati alla fine del trimestre. Tutti sono responsabili del risultato finale".

L'implementazione di un'unica piattaforma cloud in tutta l'azienda ha permesso a Vulcan di monitorare il magazzino ricambi in tutti gli impianti. Ora l'azienda ha molte meno sorprese spiacevoli.

"Nel nostro vecchio ERP, il magazzino ricambi era tutto mescolato in modo confuso e c'era molto che accadeva dietro le quinte di cui non eravamo a conoscenza", spiega Rice. "Con Plex, abbiamo la responsabilità di tutto ciò che si muove nei nostri stabilimenti. Possiamo eseguire report per vedere esattamente quanto velocemente stiamo producendo i prodotti. Tutte queste informazioni sono disponibili in tempo reale".

I team ora si concentrano sui profitti, non sulla burocrazia

Per Vulcan, l’efficienza abbonda sulla piattaforma Plex. Prima di Plex, quando un pezzo mancava, un impiegato doveva girare per il campus a cercarlo. Oggi, Vulcan può accedere a Plex per eseguire un audit sul campo che rivela la posizione esatta di qualsiasi pezzo nel sistema.

"Siamo diventati molto più efficienti su Plex e siamo stati in grado di spostare le persone su lavori diversi", riferisce Rice. "Le attività amministrative extra che il nostro vecchio sistema richiedeva ora sono sparite e tutto ciò che facciamo è molto più veloce. Il nostro staff ora può dedicare più tempo ed energia alle attività che generano profitti per Vulcan".

"Una delle cose di cui sono più orgoglioso con questa implementazione è la sua progettazione effettiva", ha osservato Nowak, Control+M Solutions. "Siamo stati in grado di sviluppare una progettazione che consente loro di trasferire il materiale tra gli stabilimenti senza dover eseguire ulteriore burocrazia non a valore aggiunto".

I dipendenti di Vulcan sono anche più innestati in ciò che fanno. I dipendenti del reparto produttivo stanno scoprendo di avere una voce più forte su come far avanzare l’azienda.

"Nel nostro vecchio sistema, facevamo fatica a prendere decisioni perché non eravamo mai sicuri di quali fossero i problemi", ricorda Rice. "Con Plex, i lavoratori del reparto produttivo hanno i dati a portata di mano, quindi possono vedere che ciò che stiamo facendo ha senso e possono fornire il loro contributo su come farlo meglio. I team stanno effettivamente utilizzando Plex durante le riunioni per assicurarsi che tutti comprendano le nostre best practice e si concentrino sul miglioramento continuo".

Il calcolo automatico delle imposte sulle vendite consente di risparmiare quasi un’intera unità di personale

Vulcan ha anche fatto un grande passo avanti nel calcolo delle imposte. Il precedente sistema ERP dell’azienda includeva la funzionalità di calcolo delle imposte sulle vendite, ma era scarsamente integrato. Vulcan doveva estrarre le aliquote fiscali da una piattaforma di terze parti e aggiornarle manualmente nel sistema, quindi accedere a vari siti web per presentare più di 30 dichiarazioni.

Grazie alla collaborazione con Avalara, partner di Plex, Vulcan ha adottato un processo automatizzato di calcolo delle imposte sulle vendite e di presentazione delle dichiarazioni. Di conseguenza, l’azienda ha potuto assegnare un dipendente ad attività di maggior valore.

Credo che siamo stati la prima azienda a utilizzare la nuova versione aggiornata del connettore Avalara in Plex, quindi abbiamo ricevuto molto aiuto da Control+M per rendere l’integrazione il più senza interruzioni possibile, afferma Dean Long, Controller, Vulcan. Un processo di imposta sulle vendite che richiedeva quasi una persona completamente dedicata ora richiede forse 15 minuti al mese per la gestione, eppure ci fidiamo dei nostri dati più che mai.

Siamo anche più sicuri della nostra capacità di affrontare un audit sulle imposte sulle vendite, aggiunge Rice. Avalara impone la responsabilità nei nostri processi di imposta sulle vendite. Tra l’automazione e l’uniformità che otteniamo da Avalara e l’efficienza e la visibilità che abbiamo trovato su Plex, siamo pronti a far crescere Vulcan nel ventunesimo secolo.