G&W Products aumenta la redditività e riduce il magazzino ricambi del 25% con Plex

G&W Products è una piccola azienda manifatturiera che aveva l’obiettivo di aumentare la crescita. Quando Gary Johns, CEO di G&W Products, ha preso il comando più di dieci anni fa, ha visto una cosa che poteva impedire la crescita: il sistema ERP legacy dell’azienda.

In qualità di job shop, G&W è in grado di gestire quasi ogni tipo di lavorazione dei metalli, inclusi la fabbricazione, la punzonatura, la saldatura e la verniciatura a polvere. L’azienda produce di tutto, dai componenti per canaline elettriche e espositori per negozi ai componenti militari e alle macchine pesanti. Ogni materiale utilizzato viene ordinato secondo specifiche, in base ai requisiti del cliente.

Ma, a differenza di molti piccoli produttori, G&W non ha mai creduto al mito secondo cui l’ERP cloud sia limitato alle grandi imprese. Infatti, l’azienda si considera un leader nell’utilizzo della tecnologia per trasformare completamente la propria attività, e a ragione. G&W Products è passata da operazioni di produzione per lo più manuali e basate sulla carta a una produzione moderna, snella e di livello mondiale in quasi un anno. E il modo in cui l’azienda ci è arrivata è una storia di vero coinvolgimento a livello aziendale.

Un modo unico per ottenere il coinvolgimento

Uno scenario tipico in cui un’azienda decide di sostituire i sistemi gestionali vede la direzione o un gruppo di stakeholder prendere la decisione e tutti conformarsi al nuovo sistema.

Il CEO di G&W voleva fare le cose in modo diverso. Ha chiesto a un consulente di svolgere la ricerca, poi ha formato un piccolo team di dipendenti per selezionare più di una dozzina di soluzioni ERP. Questo piccolo team avrebbe ristretto la lista mentre altri dipendenti venivano aggiunti per valutare quelle soluzioni dopo ogni fase.

Una volta selezionate le tre soluzioni finali, hanno condotto un sondaggio cieco su tutte e tre chiedendo quale fosse la soluzione migliore—e hanno scelto la Plex Smart Manufacturing Platform®. Durante questo processo (della durata di circa nove mesi), il CEO ha ottenuto il coinvolgimento di tutta l’azienda.

"Ottenere il coinvolgimento è il primo passo per avere davvero successo nell’implementazione di un sistema ERP. Se Gary fosse venuto da noi all’inizio dicendo: ecco cosa compreremo e useremo, le cose forse non sarebbero andate così bene come sono andate", ha dichiarato Jeff Karan, Director of IT.

Per l’implementazione iniziale, l’azienda aveva due stabilimenti da mettere online, il che ha richiesto circa quattro mesi, in parte a causa dell’inserimento manuale di 18000 codici prodotto rispetto alla migrazione dei dati. Karan afferma che lui e il suo team hanno imparato molto sull’importanza del principio “buoni dati in entrata, buoni dati in uscita” durante l’implementazione.

"Il motivo per cui abbiamo dovuto inserire manualmente i codici prodotto era che le informazioni nel vecchio sistema erano inutilizzabili. Potevamo inserire pochissime informazioni e c’erano molte restrizioni sui campi e sulla quantità di caratteri che si potevano inserire, quindi i project manager gestivano praticamente lo stabilimento (letteralmente) da un’operazione all’altra", ha detto Karan.

Con Plex, Karan e il suo team hanno trovato modi per migliorare continuamente i processi. L’azienda ha persino formato un team dedicato a sbloccare le funzionalità di Plex che hanno un impatto diretto sull’attività.

"Quando sono arrivato qui, Jeff ha detto che avevamo un sistema; ma nella mia mente era tutto manuale perché il mio magazzino ricambi era su un foglio di calcolo Excel", ha aggiunto Joey Seymour, Purchasing Manager. "Ma Plex ha completamente superato il nostro sistema esistente. Lo adoro".

Gestione della complessità della produzione moderna

L’ampliamento dei prodotti per soddisfare le richieste dei clienti ha comportato una maggiore complessità che G&W doveva gestire. Ecco perché era fondamentale che il nuovo sistema dell’azienda fosse in grado di gestire funzionalità come la tracciabilità end-to-end.

"Nei primi tempi della nostra azienda, un’assieme con 15 parti portava a inseguire tutto manualmente e a tenere traccia di ogni fase su carta. Ora produciamo articoli con centinaia di codici prodotto che confluiscono in un unico assieme", ha detto Karan.

Con Plex, ogni materiale in entrata è tracciabile fino allo stabilimento o al produttore. Se si tratta di un articolo acquistato, G&W può risalire fino alla bolla di accompagnamento. Tutto ciò che viene acquistato richiede un certificato di conformità. Questo ha dato grandi risultati per G&W sei mesi dopo l’implementazione di Plex.

G&W ha ricevuto materiale che si è rotto a causa di crepe durante la formatura. Si trattava di un prodotto per un importante cliente militare, quindi individuare il problema e isolarlo il più rapidamente possibile era fondamentale. Plex ha permesso al team di consultare l’albero di tracciabilità per vedere tutto il magazzino ricambi correlato, così hanno potuto individuare, raccogliere e mettere immediatamente in quarantena il materiale difettoso. G&W si è rivolta al fornitore che aveva fornito il materiale difettoso con la prova del guasto e ha ottenuto il rimborso.

Prima di Plex, Seymour ha spiegato che riceveva numerose e-mail giornaliere con richieste di acquisto dell’ultimo minuto, ma spesso questo si traduceva in un eccesso di scorte. I materiali si accumulavano e rendevano difficile trovare ciò che serviva per evadere gli ordini.

E poiché G&W è un job shop, questo significa risparmio di tempo e denaro attribuito al processare ciò che è necessario invece di ciò che viene ricevuto.

Fare della qualità il cuore dell’azienda

"L’altra caratteristica che ha reso Plex così speciale è che la qualità è integrata. Con tutti gli altri sistemi che abbiamo valutato, la qualità era sempre un elemento aggiuntivo; un elemento separato da installare", ha affermato Karan.

Ty Ruckh, Scheduling Supervisor, ha aggiunto: "Con Plex, quando cercate di costruire qualcosa potete creare il piano di controllo, impostare il punto di controllo e viene acquisito subito, sul momento e rimane lì per sempre. E se mai doveste aver bisogno di vedere qualsiasi tipo di validazione o verifica, non c’è niente di meglio che avere la qualità integrata nel sistema".

G&W prende la qualità molto sul serio—tanto che i dipendenti spingono continuamente i limiti per essere il più flessibili e proattivi possibile per i clienti. Questo non era possibile con il vecchio sistema ERP. La gestione della qualità completa e integrata con Plex ha aiutato l’azienda a migliorare in diversi ambiti, compresa l’identificazione dei problemi.

"Per quanto riguarda i resi o i problemi, la discussione era sempre vaga. Era difficile trovare le cause principali e attuare azioni correttive efficaci. Ora possiamo inserire istruzioni, schede di controllo della qualità e blocchi nel sistema Plex sotto forma di immagini, video e testi per garantire che tutto venga fatto esattamente secondo le specifiche", ha aggiunto Karan.

Risposta rapida agli audit

Gli audit fanno parte dell’attività di G&W e in passato richiedevano molte risorse aziendali. I dipendenti dovevano rincorrere le informazioni e raccogliere documenti cartacei, e il processo richiedeva giorni. "Ora possiamo sederci in una stanza e recuperare tutto ciò che gli auditor chiedono in pochi secondi. Sono sbalorditi. Escono da qui sorridendo e completamente impressionati dalla nostra capacità", ha detto Karan.

Seymour ha spiegato che gli auditor spesso dicono che devono cercare più a fondo per trovare aree di miglioramento. Un auditor ha esaminato la dimensione del carattere su un logo per poter segnalare qualcosa.

Quando si presentano gli audit, non c’è alcuna criticità tra i dipendenti di G&W perché sanno che potranno rispondere. In tre mesi l’azienda ha risposto a 11 audit senza problemi.

"Questo ci rende molto orgogliosi. Che si tratti di audit di saldatura, di audit ISO o di audit dei clienti, per noi non è un problema", ha dichiarato Karan.

Essere leader come piccola impresa

G&W ha abbracciato completamente l’idea del cloud e l’azienda ha visto i vantaggi di gestire Plex esternamente. L’uso del cloud computing è ciò che Karan considera leadership per una piccola azienda manifatturiera.

"Molti produttori della nostra dimensione credono che un sistema come Plex sia solo per le grandi aziende perché pensano di non avere abbastanza dipendenti per supportarlo, ma è esattamente il contrario. Non abbiamo assunto nessun dipendente quando abbiamo implementato Plex", ha detto Karan.

Karan ha continuato: "Sentono il bisogno di tenere tutto in sede. Devono controllarlo, devono sapere che è lì e che nessun altro vi ha accesso.

Ma Plex vi dà la possibilità di accedere agli elementi di cui avete bisogno da qualsiasi parte del mondo. Purtroppo, questo tipo di mentalità lungimirante non è ancora arrivato a molti piccoli produttori." Un altro modo in cui l’azienda è leader nel settore è la capacità di risolvere in modo proattivo i problemi operativi utilizzando Plex. Questo ha permesso a G&W di pianificare dove e come crescere come azienda.

"Ora stiamo affrontando problemi che incidono direttamente sulla nostra redditività perché abbiamo dettagli preziosi che prima non avevamo. Possiamo premere un pulsante e tutto è davanti a noi. Una volta che ci siamo concentrati sulle informazioni reali, abbiamo iniziato a gestire ciò che conta", ha concluso Karan.