Floracraft soddisfa le esigenze dei grandi clienti con Plex

Costruire un’azienda intorno alle esigenze dei clienti

Jim Scatena, presidente e CEO di FloraCraft, spiega la filosofia che ha aiutato la sua azienda a diventare una delle più importanti nel suo settore. “Facciamo praticamente di tutto per soddisfare i nostri clienti, migliorare la nostra reputazione e rafforzare la nostra affidabilità e i nostri rapporti, che alla fine sono il motore della nostra attività. Vogliamo essere il fornitore di riferimento, e questa reputazione ha portato molti vantaggi in termini di nuove opportunità di business negli ultimi anni.”

Sfruttando questa reputazione, FloraCraft è riuscita a reinventarsi quando ha cambiato strategia per concentrarsi maggiormente sulla produzione di massa. Questo cambiamento ha quasi triplicato il magazzino ricambi, ovvero le linee di prodotto, e li ha aiutati a ottenere ulteriore spazio sugli scaffali dei grandi rivenditori.

Oggi, FloraCraft ha un portafoglio di 3500 SKU in produzione ogni anno. Tuttavia, con l’aumento del numero di SKU e dello spazio di vendita, sono emerse ulteriori esigenze. “Avevamo rafforzato le nostre capacità logistiche e della supply chain, ma le nostre esigenze tecnologiche crescevano rapidamente. L’espansione dei nuovi prodotti ha comportato tempi di consegna più lunghi per le nostre operazioni di produzione all’estero”, ha dichiarato Scatena.

Tenendo presente tutto ciò, il team di gestione di FloraCraft si è reso conto che la tecnologia esistente non era in grado di soddisfare le esigenze dei clienti. Il sistema precedente dell’azienda consisteva in un ERP MXP che forniva report finanziari e di produzione stampati, che venivano semplicemente inviati per l’archiviazione. L’azienda utilizzava anche WHSe-LINK di Interlink Technologies per gestire le operazioni del magazzino ricambi, aggiornando i dati su MXP con un ritardo di cinque minuti. Il magazzino ricambi non era serializzato, il che portava a imprecisioni che si aggravavano durante la trasmissione dei dati tra i due sistemi.

FloraCraft aveva una visione molto limitata delle sue reali capacità operative e della sua situazione finanziaria. “Consideriamo l’IT come aspetto principale della nostra attività e vogliamo sfruttare appieno le sue capacità per migliorare i processi, creare un vantaggio competitivo e far crescere la nostra azienda”, ha dichiarato Scatena.

Il team ha iniziato a selezionare un nuovo ERP in grado di fornire una visione unica dell’organizzazione, dal momento della consegna delle materie prime a quello della produzione dei report finanziari.

Sfruttare le best practice di produzione nel cloud

“Abbiamo esaminato attentamente le nostre opzioni, assistendo a dimostrazioni di diversi fornitori, tra cui Epicor, NetSuite e Microsoft Dynamics”, ha dichiarato Scatena. “Alla fine, la Plex Smart Manufacturing Platform era molto più adatta a noi. Aveva tutti i processi di cui avevamo bisogno integrati in un’unica soluzione. E quando l’abbiamo vista in funzione negli ambienti di produzione presso i siti dei clienti Plex, abbiamo deciso che era la soluzione perfetta per noi.”

FloraCraft ha apprezzato il fatto che la Plex Smart Manufacturing Platform sia una vera soluzione cloud. Ogni utente ha funzionalità sempre aggiornate, quindi non ci sono problemi di controllo delle versioni o di mancanza di funzionalità. Scatena ha aggiunto: “Abbiamo solo due persone IT in FloraCraft, quindi non dover gestire server e software aggiuntivi è un vero vantaggio per noi, così come il minimo overhead richiesto per aggiornare le versioni o gestire le licenze ERP!”

Consapevoli dell’importanza di questo cambiamento per le operazioni e della natura del business, caratterizzata da margine basso e alti volumi, il team di gestione di FloraCraft ha progettato un piano di test e formazione specifico per ridurre i rischi, rendere la transizione completamente senza interruzioni e proteggere l’integrità della produzione.

“Abbiamo deciso di portare online prima il modulo Time & Attendance in modo che il personale delle risorse umane, i supervisori e i dipendenti potessero abituarsi al sistema. Successivamente, abbiamo testato il funzionamento di alcuni dei nostri processi più complessi, imparando ogni nuovo modulo con il nostro project manager di Plex. Abbiamo pensato che se l’applicazione funzionava senza interruzioni per fornire prodotti che richiedono fino a sei passaggi, tutto il resto sarebbe stato facile”, ha dichiarato Scatena.

“Questa fase di test ci ha dato dei benefici inaspettati. Ci ha permesso di abbandonare i vecchi processi, di liberarci delle vecchie abitudini e di ricominciare da capo”, ha aggiunto Scatena. “Man mano che abbiamo costruito i livelli di complessità testando Plex in tutta l’organizzazione, dalla ricezione delle merci alla spedizione e alla fatturazione, abbiamo spesso scoperto opportunità per migliorare il nostro modo di lavorare.”

Per quanto potente possa sembrare un sistema, può essere utile solo se gli utenti lo utilizzano. Il direttore IT di FloraCraft, Wally Cain, era preoccupato per il basso livello di competenze IT tra il personale del reparto produttivo e se questo potesse effettivamente rappresentare un ostacolo all’implementazione di Plex. Ma questo non si è rivelato un problema. “La maggior parte dei nostri processi era basata su carta, ma abbiamo organizzato una formazione intensiva e nel giro di poche settimane tutto il nostro personale del reparto produttivo utilizzava Plex molto bene”, ha dichiarato Cain.

Ora la Plex Smart Manufacturing Platform impone la scansione e la verifica dei codici UPC all’interno del processo produttivo. Prima, il personale del reparto produttivo si affidava alla verifica manuale, che era soggetta a errori dato che FloraCraft gestisce 3500 SKU. Con Plex, la verifica è al 100%.

L’azienda ha anche registrato un aumento del 60 percento dei ricavi senza alcun aumento delle ore di lavoro.

Diventare un fornitore di riferimento per un grande cliente

Nel giro di pochi mesi, FloraCraft ha implementato la Plex Smart Manufacturing Platform in tutti e quattro i suoi stabilimenti. La trasformazione risultante in termini di efficienza operativa ha portato l’azienda a vincere il premio Walmart’s Supplier of the Year 2014. Walmart si affida ai suoi fornitori per raggiungere alcuni importanti obiettivi in termini di crescita delle vendite, spedizioni puntuali e fill–rate, ritorno sull’investimento del margine lordo, rotazione delle unità di vendita e disponibilità di prodotti in magazzino ricambi, dove il 99 percento dei negozi deve essere rifornito ogni giorno.

“La funzionalità di pianificazione e programmazione avanzata è stata particolarmente utile per aiutarci a servire meglio Walmart”, ha affermato Scatena. “Ogni settimana il rivenditore aggiorna le sue previsioni di ordini di magazzino ricambi in termini di ciò che deve acquistare. Carichiamo queste informazioni in Plex e otteniamo una visione delle previsioni di Walmart rispetto a ciò che abbiamo in ordine. Questo ci dà una visibilità molto migliore dei tempi di consegna per fornitori come questo. Inoltre, la capacità di pianificare dinamicamente la produzione ci consente di garantire di avere le giuste quantità di materiali al momento giusto.”

Questa efficienza ha portato a un aumento del 60 percento degli SKU FloraCraft presso Walmart. “Con Walmart abbiamo un tempo di consegna di sei giorni. Inviamo i loro ordini il martedì e li spediamo il venerdì fino al lunedì, quindi è fondamentale avere il giusto magazzino ricambi a disposizione”, ha dichiarato Scatena.

Il “Fill Rate” è un altro parametro utilizzato da Walmart, che FloraCraft soddisfa grazie alle funzionalità di magazzino ricambi serializzato della Plex Smart Manufacturing Platform. L’azienda ha 160 SKU con Walmart, in grandi volumi, e ora ha la capacità di tracciare tutto il suo magazzino ricambi, il che aiuta a garantire che Walmart riceva il prodotto giusto nel negozio giusto. Plex ha aiutato FloraCraft ad aumentare i tassi di riempimento da un eccellente 99,35 percento a un ancora migliore 99,7 percento.

Ottenere visibilità e informazioni sui numeri che contano

La rendicontazione finanziaria è fondamentale per il modello di business di FloraCraft, caratterizzato da margine basso e volumi elevati. In passato, l’azienda generava rendiconti finanziari, ma l’accuratezza era discutibile. “Prima di Plex, i nostri costi erano delle stime e li integravamo con quanti più dati effettivi possibile raccolti manualmente. Con Plex, abbiamo dati sui costi più accurati, che ci permettono di fare qualcosa di straordinario: definire i costi con una precisione di un decimo di centesimo”, ha dichiarato Scatena.

Lo sviluppo di prodotti redditizi è anche molto più facile ora grazie ai dati in tempo reale che FloraCraft può ricavare da Plex, e questo sta aiutando il team dirigenziale a prendere decisioni migliori e più rapide su quali prodotti investire per il futuro. Lo strumento di business intelligence di Plex consente ai manager di ottenere informazioni su tutti i reparti e persino il personale operativo ne trae vantaggio. “Creare dashboard di produzione che i collaboratori possono vedere con dati come i tassi orari, i tassi di riempimento e le metriche di spedizione, tutto in tempo reale, è qualcosa che prima potevamo solo sognare, ed è qualcosa che sta davvero motivando il nostro personale”, ha detto Scatena.

Per il futuro, FloraCraft prevede di implementare ulteriori funzionalità della Plex Smart Manufacturing Platform all’interno dei suoi stabilimenti in Messico.