Vulcan, Inc. stellt fest, dass die cloudbasierte Plattform von Plex alle Anforderungen erfüllt

Seit mehr als 80 Jahren erweitert Vulcan kontinuierlich seine Kundenbasis, seine Mitarbeiterzahl und seine Fertigungsstätten. Doch mit zunehmender Aktivität wurde es für das Unternehmen immer schwieriger, das Finanzwesen zu steuern – vor allem, weil das Zentrale Erfassungssystem eine stark angepasste, 20 Jahre alte ERP-Plattform war, die sich nur schwer warten und aktualisieren ließ.

„Unser Hauptproblem war, dass wir ineffizient waren“, erinnert sich Will Rice, Chief Financial Officer, Vulcan, Inc. „Wir haben Papier hin- und hergeschoben und viele Tabellenkalkulationen genutzt. Außerdem fehlte es an Transparenz in unserer Buchhaltung. Manager genehmigten Transaktionen, und am Monatsende musste unser Finanzwesen-Team alles nachverfolgen und herausfinden, wie alles zu verbuchen war.“

Diese Herausforderungen erstreckten sich bis in den Fertigungsbereich. Vulcan fehlte zudem eine strenge Kontrolle über die eigenen Fertigungsprozesse.

„Unsere Zählungen waren ungenau, und unser Lagerbestand bewegte sich ständig, ohne dass wir es bemerkten“, sagt Rice. „Deshalb wussten wir nicht wirklich, wo wir die höchsten Gewinne erzielten und wo wir möglicherweise Geld verloren. Es war an der Zeit, auf eine Lösung umzusteigen, die uns die Transparenz verschafft, um unser Wachstum rentabler fortzusetzen.“

Cloudbasierte Plattform erfüllt alle Anforderungen

Vulcan startete die Produktsuche mit einem übergeordneten Ziel: in die Cloud zu wechseln. Zu diesem Zweck sah sich das Unternehmen zahlreiche YouTube-Videos zu führenden Lösungen an. Dabei fiel Plex besonders auf.

„Die Cloud war für unsere Entscheidung ausschlaggebend, aber wir hatten auch eine lange Liste an Funktionsanforderungen“, sagt Perry Judd, Chief Information Officer, Vulcan. „Wir stießen auf ein Video, in dem ein Control+M-Berater über eine Plex-Implementierung sprach, und beschlossen, Kontakt aufzunehmen.“

Im Austausch mit Control+M erfuhr Vulcan, dass Plex alle Anforderungen erfüllen würde. Das Unternehmen entschied sich rasch für Plex und begann mit der Implementierungsplanung.

„Unsere Control+M-Berater waren herausragend“, sagt Rice. „Sie hatten für nahezu jede Kategorie einen Spezialisten und kennen Plex in- und auswendig. Sie haben uns durch den gesamten Implementierungsprozess geführt, und ich weiß, dass wir ohne sie heute nicht da wären, wo wir sind.“

„Einer der Gründe für Vulcans Erfolg war, dass sie den von uns vorgegebenen Arbeitsplan befolgt haben“, kommentiert Patricia Nowak, Owner bei Control+M Solutions. „Sie haben die Aufgaben erledigt, die wir ihnen zugewiesen haben. Sie haben die Tests durchgeführt, die wir ihnen zugeteilt haben. Außerdem haben sie einen starken Fokus auf Veränderungsmanagement gelegt. Vulcan zeichnet sich durch Engagement für Projektmanagement und Abschluss aus, was unsere Arbeit erheblich erleichtert hat, und sie verfügen über eine sehr geschlossene Managementgruppe und eine starke Führungsriege.“

„Ich denke, all diese Faktoren haben dazu beigetragen, dass wir ihnen helfen konnten, mit diesem Projekt erfolgreich zu sein“, ergänzt Nowak. „Das Veränderungsmanagement war wirklich einfach. Vulcan hat es wirklich angenommen und ich glaube, sie hatten sogar ein wenig Spaß daran!“

Transparenz in Echtzeit deckt Verbesserungsbereiche auf

Vulcans Umstieg auf Plex lässt sich mit einem Wort zusammenfassen: Transparenz. Früher konnte das Unternehmen nicht einmal erkennen, wie viele geschäftliche Herausforderungen es tatsächlich gab. Mit Plex hat Vulcan die eigenen Verbesserungsbereiche ins Rampenlicht gerückt.

„Als wir zu Plex gewechselt sind, war es, als hätten wir einen Stein umgedreht und alle möglichen Monster kamen zum Vorschein“, sagt Rice. „Jetzt, wo wir wissen, was da ist, sind wir viel besser in der Lage, Verbesserungen umzusetzen. Wir haben deutlich mehr Vertrauen in unsere Entscheidungen und können unsere Teile, unsere Kosten und unsere Rentabilität besser nachvollziehen.“

Diese größere Transparenz unterstützt die Initiative „One Vulcan“, mit der das Unternehmen die Trennung zwischen seinen fünf Betriebsstätten aufheben möchte. Seit dem Go-live mit Plex sieht Vulcan die Früchte dieses kulturellen Wandels.

„Jede unserer Betriebsstätten hatte traditionell ihre eigenen Gewohnheiten und hat auf den eigenen Vorteil geachtet“, erklärt Rice. „Mit der One Vulcan-Initiative streben wir an, das Beste für das gesamte Unternehmen zu tun. Plex hat es viel einfacher gemacht, alle einzubinden. Es ist nicht mehr möglich, sich in der eigenen Einrichtung zu verstecken und erst am Quartalsende Ergebnisse zu melden. Jeder ist für den Geschäftserfolg verantwortlich.“

Die Einführung einer einzigen Cloud-Plattform im gesamten Unternehmen ermöglicht Vulcan die Nachverfolgung des Lagerbestands über alle Standorte hinweg. Das Unternehmen erlebt nun deutlich weniger unangenehme Überraschungen.

„Im alten ERP war der Lagerbestand völlig unübersichtlich zusammengeworfen, und es passierte viel im Hintergrund, von dem wir nichts wussten“, erklärt Rice. „Mit Plex haben wir für alles, was unsere Standorte durchläuft, eine klare Verantwortlichkeit. Wir können Berichte erstellen, um genau zu sehen, wie schnell wir Produkte ausliefern. All diese Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung.“

Teams konzentrieren sich jetzt auf Gewinne, nicht auf Papierkram

Für Vulcan ist Effizienz auf der Plex-Plattform allgegenwärtig. Früher musste ein Sachbearbeiter auf dem Gelände nach einem fehlenden Teil suchen. Heute kann sich Vulcan bei Plex anmelden und eine Feldprüfung durchführen, die den exakten Standort jedes Teils im System anzeigt.

„Wir sind auf Plex so viel effizienter geworden, dass wir Mitarbeiter auf andere Positionen versetzen konnten“, berichtet Rice. „Die zusätzlichen administrativen Aufgaben, die unser altes System erforderte, sind jetzt verschwunden, und alles läuft viel schneller. Unsere Mitarbeiter können jetzt mehr Zeit und Energie auf Aktivitäten verwenden, die Gewinne für Vulcan generieren.“

„Eines der Dinge, auf die ich bei dieser Implementierung am meisten stolz bin, ist das eigentliche Design“, so Nowak, Control+M Solutions. „Wir konnten ein Design entwickeln, das es ihnen ermöglicht, Material zwischen den Standorten zu transferieren, ohne zusätzliche, nicht wertschöpfende Papierarbeit erledigen zu müssen.“

Auch die Mitarbeiter von Vulcan sind stärker in ihre Arbeit eingebunden. Die Beschäftigten im Fertigungsbereich haben das Gefühl, mehr Einfluss darauf zu haben, wie das Unternehmen vorankommt.

„Im alten System fiel es uns schwer, Entscheidungen zu treffen, weil wir nie genau wussten, wo die Probleme lagen“, erinnert sich Rice. „Mit Plex haben die Mitarbeiter im Fertigungsbereich die Daten direkt zur Hand, sodass sie sehen können, dass das, was wir tun, sinnvoll ist, und sie können ihre Vorschläge einbringen, wie wir es besser machen können. Die Teams rufen Plex während der Besprechungen tatsächlich auf, um sicherzustellen, dass alle unsere Best Practices verstehen und sich auf kontinuierliche Verbesserung konzentrieren.“

„Vulcans disziplinierter Ansatz bei dieser Implementierung zeigte sich in jedem Schritt“, so Kevin Poppe, Business Process Engineer bei Control+M Solutions. „Als ein Unternehmen, das sich regelmäßig misst, hat Vulcan die Ziele der Plex-Implementierung mit den übrigen Unternehmenszielen abgestimmt. Sie haben die Bedeutung des Projekts häufig kommuniziert, die Wichtigkeit von Tests und Schulungen betont und jedem Mitarbeiter bei Vulcan klargemacht, dass sie erfolgreich sein werden.“

Automatisierte Umsatzsteuerberechnung spart fast eine ganze Vollzeitstelle ein

Auch bei der Steuerberechnung hat Vulcan einen großen Schritt nach vorne gemacht. Das bisherige ERP-System des Unternehmens verfügte zwar über eine Umsatzsteuerfunktion, diese war jedoch schlecht integriert. Vulcan musste die Steuersätze von einer Drittanbieter-Plattform abrufen und manuell im System aktualisieren, um dann auf verschiedenen Websites mehr als 30 Steuererklärungen einzureichen.

Gemeinsam mit dem Plex-Partner Avalara hat Vulcan auf einen automatisierten Prozess für die Umsatzsteuerberechnung und die Einreichung von Steuererklärungen umgestellt. Dadurch konnte das Unternehmen einen Mitarbeiter für wertschöpfendere Aufgaben einsetzen.

„Ich glaube, wir waren das erste Unternehmen, das die neue, aktualisierte Version des Avalara-Connectors in Plex genutzt hat, daher haben wir viel Unterstützung von Control+M erhalten, um die Integration so nahtlos wie möglich zu gestalten“, sagt Dean Long, Controller, Vulcan. „Ein Umsatzsteuerprozess, der früher fast eine vollzeitbeschäftigte Person erforderte, dauert jetzt vielleicht 15 Minuten pro Monat – und dennoch vertrauen wir unseren Daten mehr denn je.“

„Wir sind auch zuversichtlicher, was unsere Fähigkeit angeht, eine Umsatzsteuerprüfung zu bestehen“, ergänzt Rice. „Avalara sorgt für Verantwortlichkeit in unseren Umsatzsteuerprozessen. Zwischen der Automatisierung und Konsistenz, die wir von Avalara erhalten, und der Effizienz und Transparenz, die wir auf Plex gefunden haben, sind wir bestens aufgestellt, um Vulcan im 21. Jahrhundert weiter wachsen zu lassen.“