Vulcan, Inc.

Das langjährige kontinuierliche Wachstum von Vulcan, Inc. führte zu einem allzu häufigen Problem: mangelnde Transparenz. Die Mitarbeiter im Fertigungsbereich konnten keine genauen, aktuellen Informationen über den Lagerbestand abrufen. Management- und Finanzwesen-Teams mussten Wochen nach den Transaktionen noch einmal alles durchgehen. Ein Grund dafür war die veraltete, stark angepasste ERP-Plattform des Unternehmens – weshalb sich Vulcan, Inc. für den Umstieg auf die Cloud mit Plex entschied.

Seit mehr als 80 Jahren erweitert Vulcan kontinuierlich seinen Kundenstamm, seine Mitarbeiterzahl und seine Produktionsstätten. Doch mit dem Wachstum der Aktivitäten von Vulcan wurde es für das Unternehmen immer schwieriger, das Finanzwesen zu verwalten – vor allem, weil das Zentrale Erfassungssystem eine hochgradig angepasste, 20 Jahre alte ERP-Plattform war, die schwer zu warten und zu aktualisieren war.

„Unser Hauptproblem war, dass wir ineffizient waren“, erinnert sich Will Rice, Chief Financial Officer, Vulcan, Inc. „Wir haben viel Papierkram erledigt und viele Tabellenkalkulationen verwendet. Es gab auch einen Mangel an Transparenz in unserer Buchhaltung. Manager genehmigten Transaktionen, und dann musste unser Finanzwesen-Team am Ende des Monats zurückgehen und herausfinden, wie alles verbucht werden sollte.“

Diese Herausforderungen erstreckten sich auch auf den Fertigungsbereich. Vulcan fehlte zudem eine strenge Kontrolle über seine Fertigungsprozesse.

„Unsere Zählungen waren ungenau, und unser Lagerbestand bewegte sich ständig, ohne dass wir davon wussten“, sagt Rice. „Infolgedessen wussten wir nicht wirklich, wo wir die meisten Gewinne erzielten und wo wir möglicherweise Geld verloren. Es war an der Zeit, auf eine Lösung umzusteigen, die uns die Transparenz verschafft, um unser Wachstum auf rentablere Weise fortzusetzen.“

Cloud-basierte Plattform erfüllt alle Anforderungen

Vulcan begann seine Produktsuche mit einem übergeordneten Ziel: den Wechsel in die Cloud. Zu diesem Zweck sah sich das Unternehmen zahlreiche YouTube-Videos zu führenden Lösungen an. Dabei begann Plex besonders aufzufallen.

„Die Cloud war für unsere Entscheidung ausschlaggebend, aber wir hatten ebenfalls eine lange Liste an Funktionsanforderungen“, sagt Perry Judd, Chief Information Officer, Vulcan. „Wir stießen auf ein Video, in dem ein Control+M-Berater über eine Plex-Implementierung sprach, und beschlossen, mit ihnen Kontakt aufzunehmen.“

In den Gesprächen mit Control+M erfuhr Vulcan, dass Plex alle Anforderungen erfüllen würde. Das Unternehmen entschied sich daraufhin für Plex und begann mit der Planung der Implementierung.

„Unsere Control+M-Berater waren ausgezeichnet“, sagt Rice. „Sie hatten für nahezu jede Kategorie einen Spezialisten und kennen Plex bis ins Detail. Sie haben uns durch den gesamten Implementierungsprozess geführt, und ich weiß, dass wir ohne sie heute nicht da wären, wo wir sind.“

„Einer der Gründe für den Erfolg von Vulcan war, dass sie den von uns vorgegebenen Arbeitsplan befolgt haben“, kommentierte Patricia Nowak, Owner bei Control+M Solutions. „Sie haben die von uns gestellten Aufgaben erledigt. Sie haben die von uns zugewiesenen Tests durchgeführt. Sie haben außerdem einen starken Fokus auf Veränderungsmanagement gelegt. Vulcan zeichnet sich durch Engagement für Projektmanagement und Abschluss aus, was unsere Arbeit erheblich erleichtert hat, sowie durch eine sehr kohäsive Managementgruppe und eine starke Führungsgruppe.“

„Ich denke, all diese Faktoren haben dazu beigetragen, dass wir ihnen zum Erfolg mit diesem Projekt verhelfen konnten“, ergänzte Nowak. „Der Bereich Veränderungsmanagement war wirklich einfach. Vulcan hat es wirklich angenommen und ich glaube, sie hatten sogar ein wenig Spaß dabei!“

Echtzeit-Transparenz deckt Verbesserungsbereiche auf

Der Übergang von Vulcan zu Plex lässt sich mit einem Wort zusammenfassen: Transparenz. Zuvor konnte das Unternehmen nicht einmal erkennen, wie viele geschäftliche Herausforderungen es zu bewältigen hatte. Mit Plex hat Vulcan seine Verbesserungsbereiche ins Rampenlicht gerückt.

„Als wir zu Plex gewechselt sind, war es, als hätten wir einen Stein umgedreht und alle möglichen Monster sind herausgekrochen“, sagt Rice. „Jetzt, da wir wissen, was vorhanden ist, sind wir in einer viel besseren Position, Verbesserungen umzusetzen. Wir haben deutlich mehr Vertrauen in unsere Entscheidungen und verstehen unsere Teile, unsere Kosten und unsere Rentabilität wesentlich besser.“

Diese größere Transparenz unterstützt die „One Vulcan“-Initiative, mit der das Unternehmen die Trennung zwischen seinen fünf Produktionsstätten aufheben möchte. Seit dem Go-live mit Plex sieht Vulcan bereits die ersten Erfolge dieses kulturellen Wandels.

„Jede unserer Produktionsstätten hatte traditionell ihre eigenen Gewohnheiten und hat auf ihr eigenes Wohl geachtet“, erklärt Rice. „In der One Vulcan-Initiative streben wir danach, das Beste für das gesamte Unternehmen zu tun. Plex hat es wesentlich erleichtert, alle ins Boot zu holen. Es ist nicht mehr möglich, sich in Ihrer Produktionsstätte zu verstecken und dann am Ende des Quartals Ergebnisse zu melden. Jeder ist für den Geschäftserfolg verantwortlich.“

Die Einführung einer einzigen Cloud-Plattform im gesamten Unternehmen ermöglicht es Vulcan, den Lagerbestand standortübergreifend zu verfolgen. Das Unternehmen erlebt jetzt deutlich weniger unangenehme Überraschungen.

„In unserem alten ERP wurde der Lagerbestand auf verwirrende Weise zusammengeführt, und es gab viele Vorgänge im Hintergrund, von denen wir nichts wussten“, erklärt Rice. „Mit Plex gibt es für alles, was durch unsere Produktionsstätten läuft, eine klare Verantwortlichkeit. Wir können Berichte erstellen, um genau zu sehen, wie schnell wir Produkte ausliefern. Alle diese Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung.“

Teams konzentrieren sich jetzt auf den Geschäftserfolg, nicht auf Papierkram

Für Vulcan herrscht auf der Plex-Plattform höchste Effizienz. Vor Plex musste ein Sachbearbeiter auf dem Campus nach einem fehlenden Teil suchen. Heute kann sich Vulcan bei Plex anmelden, um eine Feldprüfung durchzuführen, die den genauen Standort jedes Teils im System anzeigt.

„Wir sind mit Plex so viel effizienter geworden, dass wir Mitarbeiter auf andere Positionen versetzen konnten“, berichtet Rice. „Die zusätzlichen Verwaltungsaufgaben, die unser altes System erforderte, sind jetzt verschwunden, und alles, was wir tun, läuft viel schneller ab. Unsere Mitarbeiter können jetzt mehr Zeit und Energie auf Aktivitäten verwenden, die den Geschäftserfolg für Vulcan steigern.“

„Eines der Dinge, auf die ich bei dieser Implementierung am meisten stolz bin, ist das eigentliche Design“, so Nowak, Control+M Solutions. „Wir konnten ein Design entwickeln, das es ihnen ermöglicht, Material zwischen Produktionsstätten zu transferieren, ohne zusätzliche, nicht wertschöpfende Papierarbeit erledigen zu müssen.“

Die Mitarbeiter von Vulcan sind auch engagierter bei ihrer Arbeit. Die Beschäftigten im Fertigungsbereich stellen fest, dass sie mehr Mitspracherecht bei der Weiterentwicklung des Unternehmens haben.

„In unserem alten System hatten wir Schwierigkeiten, Entscheidungen zu treffen, weil wir nie sicher waren, worin die Probleme bestanden“, erinnert sich Rice.„Mit Plex haben die Werksmitarbeiter Daten direkt zur Hand, sodass sie sehen können, dass das, was wir tun, sinnvoll ist, und sie können ihre Vorschläge einbringen, wie man es besser machen kann. Teams rufen Plex tatsächlich während der Meetings auf, um sicherzustellen, dass jeder unsere Best Practices versteht und sich auf kontinuierliche Verbesserung konzentriert.“

Automatisierte Umsatzsteuerberechnung spart nahezu einen Vollzeit-Mitarbeiter ein

Vulcan hat auch bei der Steuerberechnung einen bedeutenden Schritt nach vorne gemacht. Das bisherige ERP-System des Unternehmens verfügte über eine Umsatzsteuerfunktion, die jedoch schlecht integriert war. Vulcan musste die Steuersätze von einer Drittanbieter-Plattform abrufen und manuell im System aktualisieren, anschließend auf verschiedenen Websites anmelden, um mehr als 30 Steuererklärungen einzureichen.

In Zusammenarbeit mit dem Plex-Partner Avalara hat Vulcan auf einen automatisierten Prozess für die Berechnung der Umsatzsteuer und die Einreichung von Steuererklärungen umgestellt. Dadurch hat das Unternehmen einen Mitarbeiter auf wertschöpfendere Aufgaben umverteilt.

Ich glaube, wir waren das erste Unternehmen, das die neue, aktualisierte Version des Avalara-Connectors in Plex eingesetzt hat. Deshalb haben wir viel Unterstützung von Control+M erhalten, um die Integration so nahtlos wie möglich zu gestalten, sagt Dean Long, Controller, Vulcan. Ein Umsatzsteuerprozess, der zuvor nahezu eine vollständig eingesetzte Person erforderte, lässt sich jetzt vielleicht in 15 Minuten pro Monat verwalten – und dennoch vertrauen wir unseren Daten mehr denn je.

Wir sind auch zuversichtlicher, was unsere Fähigkeit betrifft, eine Umsatzsteuerprüfung zu bestehen, ergänzt Rice. Avalara sorgt für Verantwortlichkeit in unseren Umsatzsteuerprozessen. Durch die Automatisierung und Konsistenz, die wir von Avalara erhalten, sowie die Effizienz und Transparenz, die wir auf Plex gefunden haben, sind wir bestens aufgestellt, um Vulcan im 21. Jahrhundert weiter wachsen zu lassen.