ベストプラクティス

需要計画ソフトウェア選定

この電子ブックは貴社に適していますか?

需要計画機能の強化を目指す貴社へ

スプレッドシートへの依存が限界に達したのかもしれません。あるいは、貴社のビジネスが既存のソリューションの規模を上回るほど成長したのかもしれません。

新しいソフトウェアが必要であることはご存じですね

選択するシステムが、貴社のビジネス拡大に対応しつつ、予測および計画の精度と適時性を向上させることを確実にしたいとお考えではありませんか。この電子ブックは、ソフトウェア選定プロセスが障害や購入遅延につながるコストのかかる複雑な問題で妨げられたり、さらに悪い場合にはプロジェクト全体が頓挫したりしないよう、多くの考慮事項とガイダンスを実現します。

この電子ブックで
取り上げるトピック

> 基本

> ベストプラクティス 1 社内の購買プロセスの把握

> ベストプラクティス 2: ステークホルダーからの意見収集

> ベストプラクティス 3: データ準備状況の評価

> ベストプラクティス 4: タイミングの把握

> ベストプラクティス 5: ベンダーと関わる前の質問準備
ベンダー

> ベストプラクティス 6: 全体像への注目

> この重要性

まずは
基本から
始めましょう...

需要計画ソフトウェア
選定の
基本

ソフトウェアの選定は難しい場合があります。時間がかかり、貴社の複数の方が関与することになります。しかし、その努力には十分な価値があります。なぜなら、適切な計画ソフトウェアは大きなリターンを実現するからです。プロセスを始めるにあたり、まずこの最初の推奨事項が貴社の検討事項に入っていることを確認してください。将来の成功は、基本を正しく押さえることに支えられていることが多いため、まずは基本から始め、その後、必要なときに必要なソフトウェアを確実に手に入れるための6つのベストプラクティスを紹介します。

基本の復習

選定プロセスの各段階で人とプロセスの考慮

ソフトウェアの選択は、それを使用する人やサポートする人にどのような影響を及ぼすでしょうか。ソフトウェアは習得しやすく、使いやすいでしょうか。ビジネスプロセスやITプロセスにどのような影響を及ぼすでしょうか。

既存プロセスの検証によるニーズと課題の明確化

最大の障害は何ですか。手作業やスプレッドシートに依存しすぎていませんか。十分に先まで計画できていませんか。データや予測に信頼が持てませんか。在庫切れが頻発したり、出荷の迅速化が必要になることはありませんか。

目標・要件の明確化

新しいソフトウェアで何を実現したいですか?在庫コストの削減?納期遵守率および完全納品率の向上?顧客満足度の向上?これらの目標を実現するために、どのようなソフトウェアの主要機能が必要ですか?予測の柔軟性(例:顧客別、拠点別、品目別など)?販売・業務計画(S&OP)?複数拠点での計画?

ベンダーの機能・メリット・価格比較

ベンダーのウェブサイト、パンフレット、ケーススタディの予備的なレビューを実施し、市場で利用可能な機能や主要機能を把握します。この手順を早期に実施することで、課題、目標、必要な機能のリストを洗練できます。

これらでプロセスの進行を確実に管理

6つのベストプラクティス

これらのステップは基本と同じくらい重要ですが、しばしば見落とされたり、過小評価されたり、誤解されたりしています。これらのベストプラクティスを採用することで、ソフトウェア選定プロセスを良いものから優れたものへと高めることができます。

ベストプラクティス1

貴社の社内購買プロセスの理解

社内の購買プロセスを事前に把握し、購入決定の妨げとなる事態を回避しましょう

賢明なソフトウェア選定に関わる他のすべての事項に気を取られ、このステップを見落としがちです。しかし、社内の購買プロセスを予測しないと、ソフトウェア取得が完全に頓挫する可能性があります。貴社でソフトウェア取得がどのように処理されるかを理解することから始めることで、遅延や複雑化を回避しましょう。購入に誰の承認が必要かを確認してください。また、承認済みの予備予算を持ってプロジェクトを開始することも有効です。予算の確保や最終的なプロジェクト承認には、ビジネスケースや正当性の提示が必要になる場合があります。その場合は、範囲、タイミング、レビュー担当者について詳細を収集してください。必要に応じて、同僚から事例を求めましょう。

契約書をレビューし、
署名する担当者の決定

もう一つ、整理しておきたい項目があります。それは、契約の署名者を特定し、その人物が契約締結のために貴社の購入内容について何を把握しておく必要があるかを確認することです。例えば、契約条件について法務レビューが必要かどうかを確認しましょう。そして最後に、最も重要な点を見落とさないようにしてください。指定された署名者が実際に契約に署名することを必ず確認しましょう。十分に簡単に思えるかもしれませんが、特に多忙な経営幹部に依頼する場合は、想像以上に難しいことがあります。

柔軟な予算編成が重要

貴社が扱う予算額が現実的かつ柔軟であることを確認しましょう。貴社にはこの種の購入に関する概算額がありますか?選定したソリューションの予想コストを裏付ける財務数値はありますか?現状維持を続けた場合に発生する継続的なコストやリスクは何でしょうか?ベンダーを調査し、積極的に関わるまで正確な価格は把握できません。また、価格帯には大きな幅がある可能性があります。

ベストプラクティス#2

収集
ステークホルダー
インプット

プロジェクトの期間中、特に開始時にステークホルダーの関与を図ることで、
リスクの低減と
「賛同」の向上が期待できます

ソフトウェア選定プロセス全体を通じて、異なる利害関係者が異なる役割を果たします。たとえば、最初の段階では、課題、目標、要件のリストをより広範なレビューに送る前に、それらを精査するために少数の主要な参加者のみを含めることをお勧めします。
利害関係者の意見をどのように、いつ確保するかは、貴社のビジネスの規模、計画作業が複数の役割を兼任する個人によって行われるのか、チーム全体によって行われるのか、サプライチェーンや製造プロセスの複雑さなどの要因によって異なります。

意見収集のヒント

エグゼクティブスポンサーの特定と関与
早期段階からの賛同獲得

経営層レベルで貴社を支援してくれるのは誰でしょうか。プロセスの早い段階でこの人物をオンボードすることが不可欠です。この人物は、進行中に組織の賛同を得るためのナビゲート役を担います。そして、最も重要な段階の一つは、まさに最初に訪れます。貴社は需要計画ソリューションが必要であることについて契約に至っていますか。もしそうであれば、ソリューション導入のタイムフレームはどうなっていますか。適切な予算は確保されていますか。これらの基本的な質問について事前に合意を得ることで、後々の課題をスムーズに乗り越えることができます。

幅広い範囲を意識した
レビューチームの編成

予測および計画は、貴社の直属部門を超えて広がることを忘れないでください。ソフトウェアの選定によって影響を受けるステークホルダーや、選定プロセスおよび導入中・導入後のソフトウェアの使用やサポートに協力を求められる可能性のあるステークホルダーからも意見を集めましょう。サプライチェーンチームに加え、レビュー担当者のリストには、製造およびオペレーション、営業およびマーケティング、法務、財務、調達、ITの主要人材が含まれる場合があります。

システム/データ統合の技術/ITサポート担当者の特定

予測および計画ソリューションには他のシステムからのデータが必要となるため、ソフトウェアレビュープロセスの一環としてデータ統合に関する問題について助言できるIT部門の担当者を含めることで、貴社は一歩先を行くことができます。

彼らの視点で世界を体験しよう

合意形成を確実にするためには、ステークホルダーのニーズや視点を把握し、それらをソフトウェア評価に反映させることが重要です。また、これは極めて重要な点ですが、ステークホルダーがどのような発言や考えを持っているかについて、憶測で判断することは避けてください。同僚の方々は確かに非常に多忙であり、各段階で一部のステークホルダーに意見を求めることをつい後回しにしてしまうこともあるかもしれません。しかし、ぜひこのアドバイスを心に留めてください。時間をかけて彼らの意見を聞くようにしましょう。そうすることで、ソフトウェアの選定はより良いものになります。

ベストプラクティス3

データ準備状況評価

計画を支えるデータの準備状況の評価

データは成功する計画の基盤

データ自動化は、予測精度の向上およびサービス目標と財務目標のバランスを実現するためのタイムリーかつデータ駆動型の在庫戦略の実行において重要です。したがって、計画能力を強化するためには、サプライチェーン計画に影響を及ぼすシステムおよびデータの状態を評価する必要があります。

ここで解決すべき重要な質問をいくつかご紹介します。

計画データの評価

データの取得元

新しいソリューションではどのような種類のデータを使用しますか。一般的なソースには、データウェアハウスやERPシステムが含まれます。貴社のビジネスモデルや業界によっては、他にも関連するソースが存在する場合があります。

容易にアクセス可能ですか?

新しいソリューションが既存のシステムからデータを取得・送信することがどれだけ容易(または困難)であるかを判断してください。この課題があるため、レビューチームにIT部門の担当者を加えることが有効です。

正確性と信頼性の確保

新しい計画ソリューションは、投入されるデータの質によってその価値が決まることを忘れないでください。導入プロセス中に、計画に必要なデータが準備できていない、利用できない、または十分な品質でないことが判明し、ソリューションの導入が停止してしまうことは珍しくありません。

貴社のERPシステムとの間でデータをどのように移動しますか?

理想的な世界では、計画ソリューションがERPシステムとの双方向で完全自動化された統合をサポートすることが望ましいですが、そのレベルの統合が実現できなくても、すべてが失われるわけではありません。あるシステムから別のシステムへデータを移動する方法は複数あります。評価の際には、計画システムで利用可能な統合オプションと、ERPシステムがサポートする内容を確認しましょう。

一貫性の度合い

新しいソリューションが、データの更新、データ頻度の変化、変動するデータ量にどの程度迅速に対応する必要があるかを評価します。

ベストプラクティス#4

タイミングへの注意

タイミングが
すべてだと言われています

そして、それはソフトウェアを選択する際にも確実に当てはまります。スケジューリングの競合により、重要な瞬間にプロセスに参加できない主要な関係者がいることは、貴社の購入計画を混乱させる多くの複雑な問題の1つです。

最適なタイミングの実現

これらの質問に対する回答を得ることで

一流の計画ソフトウェアが貴社のビジネスにおける将来の計画策定や予期せぬ事態への備えを実現するのと同様に、選定プロセス自体でも両方を実施する必要があります。

貴社のビジネス運営および企業カレンダーの文脈でプロセスの各ステップの可視化

貴社の会計年度はいつ始まりますか。

予算はいつ割り当てられますか。

繁忙期はいつですか？

月や四半期のうち、貴社の主要な参加者やその他のリソースが利用可能な時期はいつですか。

同じ期間に貴社が導入予定の他のITソリューションは何ですか?

他のプロジェクトは、選定プロセスや導入タイミングにどのような影響を与える可能性がありますか?

追加タイミング考慮事項

現実主義を貫こう

見積もりは現実的に行いましょう。計画ソフトウェアは、ダウンロードしてすぐに使い始められるスマートフォンアプリとは異なることを念頭に置いてください。比較的簡単に導入できるソリューションであっても、既存システムとのある程度の統合やトレーニングが必要です。エンタープライズクラスの計画ソフトウェアでは、3か月の導入は非常に速いと見なされ、6か月～1年の導入サイクルが一般的であることを知ると驚かれるかもしれません。

潜在的な遅延の考慮

潜在的な遅延を評価する際には、新しいソリューションの導入およびそれを使用するための人員へのトレーニングに要する時間を考慮してください。導入プロセスやスケジュールはベンダーによって大きく異なります。ベンダーを比較する際、導入タイミングが選定基準においてどれほど重要かを判断してください。

タイミングの重要性

タイミングが最優先事項である場合は、直感性が高く評価されており、学習曲線が短いソフトウェアの検討が有効です。時間が重要な要素である場合は、迅速なサポートやオンラインドキュメントも考慮すべき要素です。

現状維持のコスト算出

ソフトウェア選定活動が他のビジネス活動と蟻継ぎで連携するようにすることに加え、貴社が新しい計画ソリューションをいつまでに導入する必要があるかについて、確固たる認識を持つことが重要です。サプライチェーン、営業、財務、業務部門の同僚に連絡し、現状維持にかかるコストを算出しましょう。新しいソリューションの導入が遅れた場合、どれだけのコストが発生するでしょうか。計画能力が向上しない場合、どのようなリスクが生じるでしょうか。

ベストプラクティス #5

ベンダーとの対話前の質問事項の策定

質問の事前計画

新しいソリューションの基準を決定し、レビュー参加者と合意に達したら、検索を開始する時です。理想的には、この時点で候補となるベンダーのショートリストを作成し、対話を始める準備ができているはずです。その前に、ベンダーに尋ねるための慎重に練られた質問のセットが必要になります。

ベンダーに自由裁量の付与
回答機会の提供

ベンダーにアプローチする際は、彼らに説明をしてもらうことをためらう必要はありません。ベンダーはソフトウェアを販売することを生業としており、ソフトウェア購入のプロセスに精通しています。そのため、貴社がソフトウェア選定プロセスを進める際に役立つ知識を持っている可能性が高いです。さらに、彼らに多くを語ってもらうことで、貴社にとって良いパートナとなり得るかどうかをより深く知ることができます。

ベンダーへの質問は、貴社の特定の状況やビジネス目標に応じて異なりますが、リストに追加する価値のあるものをいくつかご紹介します...

選定したベンダーから把握しておきたい事項が多数あります

潜在的なトピックには、機能や特徴から、データ統合、ユーザビリティ、トレーニング、ドキュメントに関する支援まで、あらゆるものが含まれます。

一貫性を保つために、すべてのベンダーに対して尋ねたい質問を事前に整理しておくことをお勧めします。これにより、ベンダー間で一対一の比較ができ、最終的な選択をより適切に判断できます。

検討すべき質問

契約の有無

ソフトウェアライセンス/サブスクリプション契約(利用規約とも呼ばれる)は、ベンダーによって異なります。範囲が他より広い条件を持つものもあります。プロセスの後半で予期せぬ事態を避けるために、利用規約の内部レビューは早めに開始することをおすすめします。

ソフトウェアの価格設定

ベンダーの価格設定とパッケージングは非常に個別化されている場合があります。例えば、無制限のユーザーをサポートしているか、サブスクリプションベースのSaaS価格を提供しているか、アップグレードや機能強化に料金を支払う必要があるかなどを確認しましょう。利用可能な選択肢を把握するために、さまざまな見積もりを取得することをおすすめします。また、価格だけで比較するのは避けましょう。同じ条件での比較にはなりません。価格と価値の比率に注目しましょう。

ソリューションの導入に要する期間

これは基本的な質問のように思えるかもしれません。しかし、単純なTime to Value (価値実現までの時間)以上に、潜在的なベンダーについて多くのことを明らかにすることができます。彼らは綿密に計画された導入方法を持っているでしょうか?回答を策定する際に、貴社の環境やシステムについて多くの質問をしてくるでしょうか?(質問してこないベンダーには注意が必要です。) 貴社の実装には、システムのカスタマイズが必要でしょうか、それともシステムは設定可能でしょうか?

(注意:システムのカスタマイズは、製造メーカが提供する新機能と貴社の「バージョン」のソフトウェアが互換性のある状態でない場合、将来的に問題が発生することがよくあります。)

利用可能なサポートサービスの種類と その費用

ベンダーはトレーニングを提供していますか?提供している場合、誰を対象に、どのような費用で行われますか?サービス、トレーニング、サポートはどのように提供されますか?スタッフは出張する必要がありますか、それともオンラインで対応可能ですか?サポートに追加料金は発生しますか?提供されるサポートの量に制限はありますか?サービスは純粋に技術的なものですか、それともビジネスプロセスも検討されますか?これらの質問は、具体的な情報の提供に加え、販売後にベンダーがどのようなパートナとなるかについての手がかりにもなります。

モジュール構成およびスケーラビリティ対応

新しい予測・計画ソリューションは、今後何年にもわたって貴社で利用される可能性が高いです。そのため、ベンダーのソフトウェアが貴社のビジネスとともにどれだけ進化できるかという観点から評価することが重要です。一部のソリューションには、当面必要としない機能が含まれている場合があります。そうした機能に対して今すぐ料金を支払う必要があるのか、それともベンダーが現在必要な機能のみに対して支払い、後から機能を追加できる明確な道筋を提供しているのかを確認しましょう。また、そのソリューションが貴社のビジネスや計画ニーズの拡大に合わせてスケールできるかどうかも重要です。

既存システムとの統合性

計画ソリューションと関連するERPシステム間の統合の欠如は、効率的なサプライチェーン計画における悪名高いボトルネックです。ベンダーに対して、貴社のERPシステムとの統合方法について必ず確認し、予測および計画のサポート能力や、計画の実行自動化への対応力も検討しましょう。

ベストプラクティス #6

全体像への注目

ニーズと目標の優先順位付け

特定のソリューションの優劣について議論を始める前に、全体像—戦略と会社の目標—を明確に理解しておくようにしてください。例えば、高い安全在庫レベルなど、特定のビジネス課題を解決したいと考えているかもしれません。その結果、在庫計画のみに焦点を当てたソリューションを探すことになるかもしれません。しかし、より大きな構成で見ると、高い安全在庫レベルは、不十分な需要計画や、需要予測とサプライチェーン計画の間の連携不足に起因している可能性があります。貴社のビジネス全体の健全性にとって最も重要な機能と要素を優先することで、成功を確実にしてください。ソリューションの俊敏性、機能の範囲、自動化と統合の度合い、使いやすさ、ソリューションのコストなど、貴社独自の基準を決定できるのは貴社だけです。ソフトウェア選定の各段階を進める際には、上位3つ～5つに焦点を当ててください。

長期的視点

また、現時点で貴社に必要な要件のリストを単に組み立てるだけでは不十分です。1年後や5年後に貴社のビジネスをどこに位置づけたいかについて、戦略的に考えましょう。選択するソリューションは、貴社のビジネスの拡大に応じてスケールできる必要があります。しかし、複雑性の増大にどれだけうまく対応できるかも評価することが重要です。ベンダーと貴社の課題について話し合い、短期的および将来的なニーズに対応できるソリューションを探りましょう。

長期的なパートナと
チームを組む

ソフトウェア購入から最良の結果を得るために、以下のようなベンダーを選択してください。
—貴社のビジネスを理解するために時間をかけ、ソフトウェアから貴社が望む目標を確実に達成できるよう、コンサルティング的なアプローチを適用するベンダー
—貴社の特定の目標、ビジネスの実情、スケジュール、予算に基づき、ニーズに最適なベンダー
—貴社との関わりや対応を通じて、販売後も貴社のビジネスが成長し進化する中で、貴社のために尽力する長期的なパートナとなる意思があることを示すベンダー

なぜこれが重要なのか

適切な需要計画ソフトウェアの選定は、即断できる決定ではありません。これらは非常に強力なツールであり、慎重な検討が必要です。アジャイルな計画機能は、貴社のビジネスが効率的かつ効果的に運営できるアジャイルなサプライチェーンの鍵となります。

適切な計画ソリューションの選択は、次の四半期、来年、そして今後何年にもわたり、利益と損失を分ける決定的な要素となります。選定プロセスを賢明に進めることで、近い将来だけでなく、貴社のビジネスが成長する過程でも成功を最大化できます。

需要計画ソフトウェアの詳細を確認
需要計画ソフトウェア

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