ケーススタディ

EaglePicher Technologies

EaglePicher Technologies(EPT)のDefense and Space Power Divisionは、政府の防衛請負業者が製造する世界で最も高度な衛星および望遠鏡システム向けのバッテリを製造しています。組織の製品は、3 1/2インチまたは4 1/2インチの2つの主要なセルタイプですが、製造される各バッテリは、電源を供給する全体システムに正確に適合するように高度にカスタマイズされています。既製品はなく、開発および製造サイクルは数年に及びます。

概要

本論文は、EaglePicher TechnologiesのDefense and Space Power Divisionが、個別受注生産カテゴリ(ETO)業務の効率を劇的に向上した方法を紹介しています。

この部門は、煩雑で冗長な手作業を排除し、重要なプログラムのトレース、注文書発行、請求、処理機能の実行にかかる時間を数日からわずか数分に短縮しました。

この部門の個別受注生産カテゴリ(ETO)プロセスは、仕様が予測可能な製品の大量生産やバッチ生産で使用されるプロセスとは大きく異なります。

このプロセスは通常、顧客注文からではなく、製品設計が存在する前に顧客と締結される「顧客リスク」または「コストプラス」契約から始まります。契約では、バッテリがどのくらいの時間稼働する必要があるか、どのサイズの区画に収める必要があるか、その他の非常に正確な要件など、製品のニーズが特定されます。この初期契約は開発の単一フェーズに資金を提供し、その後製品テストが始まります。調整が行われ、新しい開発フェーズが新しい契約と資金提供とともに始まり、その後追加のテストが行われます。この「資金提供-製造-テスト、そして再び資金提供-製造-テスト」のサイクルは、最終顧客がその最終製品の組み立てを完了するまで続きます。

ERPソリューションの個別受注生産カテゴリプロセスへの適用

EPTは、他の製造業務において、ERPソリューションであるPlexを数年間使用しています。PlexのSaaSシステムは、ERP、MES、品質管理、顧客関係管理(CRM)、ショップフロア統合などの機能を単一の完全統合ソリューションにまとめています。これにより、同社は業務のほぼすべての側面をより効果的かつ効率的に管理できるようになっています。

さらに、EPTは現在、Plex内の多くの機能を活用し、Defense and Space Power個別受注生産カテゴリ業務を改善しています。このシステムにより、同部門はカスタマイズされた注文の迅速かつ容易な処理、関連する会計機能の実行、ワークフローや承認、全体的なプログラム管理に関連するその他の活動の改善が可能となっています。

当社のより効率的な請求プロセスの最大の利点は、時間の節約です。従来は数日かかり、3部門のリソースを必要としていた作業が、現在では1人の担当者による2回のマウスクリックで完了します。

Dan Mullins - Senior IT Project Manager, EaglePicher Technologies

より正確で効率的な提案書作成

EaglePicher Technologiesは、Plexを使用して材料費、人件費、その他すべての必要なデータを含む初期提案書を作成しています。まだ部品番号が存在しない場合でも、システムでは開発サイクルの後の段階で確定するまで、汎用の部品番号を割り当てることができます。

すべての提案データは自動的に維持・更新されます。Senior IT Project ManagerのDan Mullinsによると、これにより以前の手動プロセスと比較して時間が節約され、精度が向上しています。

「自動化された注文書・提案システムから多くのメリットを得ています」とMullinsは述べています。「以前は、複数のバージョンの提案書を管理する必要があり、手動更新に伴うヒューマンエラーが不正確さや時間のかかる修正、注文書のトレースにつながっていました。Plexを使用することで、『唯一の真実のバージョン』が得られ、エラーの余地はほとんどありません。」

より効率的で正確な請求処理

EPT Defense and Space Power Divisionは、契約で定められた特定のマイルストーンに基づいてサービスの請求を行っています。Plexにより、従業員は注文をシステムに入力する際にこれらのマイルストーンを記録できます。受注処理と会計機能の統合、およびPlexのワークフロートレース機能により、これらのマイルストーンに到達すると請求書が自動的に生成され送信されるようになりました。これにより、部門とその顧客の時間とリソースが節約されています。

さらに、このシステムはすべての見積もりとEPTの提案結果の詳細な履歴を保持しています。営業および購買マネージャは、契約に至った提案と至らなかった提案の両方を詳細にレビューできます。コストや顧客の懸念事項の傾向を特定し、その知識を活用して提案内容と全体的な受注率を改善できます。

過去のマイルストーン請求に使用されていた手作業中心のプロセスでは、EPTのプログラムマネージャがマイルストーンの達成を確認し、「サービスリクエスト/マイルストーン支払い」フォームに記入し、手書きの署名を得るために配布し、その後売掛金部門に転送する必要がありました。売掛金部門では、データ入力担当者が電子請求書を作成していました。電子請求書は顧客の買掛金担当者に送信され、顧客側でも同様に時間のかかるプロセスを経る必要がありました。

現在では、マイルストーンに到達したタイミングを誰もがリアルタイムで簡単に確認できます。顧客がマイルストーンに到達したことを確認すると、契約マネージャが請求書を要求します。EPTのプログラムマネージャは、Plexのワークフロー機能を使用して電子的に請求書を生成し、必要に応じて電子署名を取得し、自動的に顧客に請求書を送信します。手作業のステップが排除されたことで、フォームの紛失や情報の欠落がなくなり、必要なリソースも削減されました。

財務トレースの簡素化

Plexの汎用性により、受注プロセスが簡素化されました。非常に複雑な政府契約の技術情報と財務情報の入力は、Plexの自動受注機能が導入される前は、多くの重複したデータ入力を必要とする時間のかかるプロセスでした。現在、同社はこれらすべての情報を一度だけ入力すればよくなりました。

Plexは、当社の個別受注生産カテゴリ事業における契約管理システムとして真に機能しており、これ以上ないほど満足しています。

Dan Mullins - Senior IT Project Manager, EaglePicher Technologies

受注機能が財務機能と完全に統合されているため、システムは財務部門の時間を節約し、効率を向上させます。個別受注生産カテゴリ環境における財務部門の最大の課題の1つは、実際の支出を資金源に対してトレースすることです。この情報は、継続的にトレースする必要がある負債、ペナルティ、インセンティブなどに関連するため、極めて重要です。Plexを使用することで、これらすべてが追加の手作業やリソースを必要とせず、リアルタイムで自動的にトレースされます。

プログラム管理の向上

EaglePicher Technologiesのプログラムマネージャは、以前は個人的に処理しなければならなかった多くのコミュニケーションをPlexで処理できるようになり、恩恵を受けています。エンジニアリング変更、契約調整、納期変更などの重要な顧客要求は、Plexの自動メール通知機能を使用して、すべてのプログラム管理チームメンバーに自動的に伝達されるようになりました。

契約業務用の部品を購入する際、購買注文書システムの機能により、その注文書依頼が自動的に適切なプログラムマネージャに承認のためルーティングされます。購買要求には、この部品の最終購入価格と、その業務の提案書で見積もられた価格が表示されます。プログラムマネージャは、この部品の現在の購入価格と最終購入価格、さらに提案書で顧客に見積もった価格を確認できます。この機能は、プログラムマネージャにとって大幅な時間短縮となります。

プログラムマネージャはまた、すべての進捗トレースおよびステータス報告の管理にPlexを使用しています。チームメンバーは、システム内で個々の進捗をリアルタイムで入力・トレースできるため、定期的なプログラムステータス会議がより円滑に進行し、議論を潜在的な問題領域に集中させることができます。以前、プログラムステータスを手動でトレースしていた頃は、会議時間の多くが進捗報告の更新と照合に費やされ、潜在的な問題についての付加価値のある会話ができませんでした。

現在、各プログラムマネージャは、会議の開始時に単一のプログラムトレースレポートを表示できるようになりました。チームは情報が正確かつ最新であることを確信し、重要な課題についての議論に集中できます。

EPTのリーダーシップは、プログラムマネージャにPlexを使用してプログラムを管理することを求めています。レポート作成とトレースがより効率的になりました。マネジメントは、システムからレポートを取得することで、すべてのプログラムのステータスを簡単に確認できます。これにより、マネージャは情報を見つけるために紙のレポートを検索する必要がなくなり、意思決定が向上します。Plexを使用することで、リスクがあると特定されたプログラムの側面に直接焦点を当てることができます。

結論

EaglePicher Technologiesとその防衛・宇宙電源部門は、Plexが個別受注生産カテゴリ(ETO)業務の改善を可能にしていることに大変満足しており、さらに貢献できる追加機能の活用も検討しています。このソフトウェアの多彩な機能により、個別受注生産カテゴリ業務では珍しいレベルの効率性で、複雑なカスタマイズされた製造ジョブの管理が実現しています。

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