Best practice

PER LA SCELTA DI UN SOFTWARE DI PIANIFICAZIONE DELLA SUPPLY CHAIN

QUESTO EBOOK È
ADATTO A VOI?

VOLETE MIGLIORARE
LE VOSTRE CAPACITÀ DI PIANIFICAZIONE
DELLA VOSTRA SUPPLY CHAIN

Forse la vostra dipendenza dai fogli di calcolo ha raggiunto un limite. Oppure la vostra azienda è semplicemente cresciuta oltre la soluzione esistente.

SAPETE CHE AVETE BISOGNO DI UN NUOVO SOFTWARE

Volete assicurarvi che il sistema che scegliete migliori l’accuratezza e la tempestività delle vostre previsioni e dei vostri piani, mantenendo il passo con la crescita della vostra azienda. Questo eBook fornisce una serie di considerazioni e indicazioni per aiutarvi a garantire che il processo di selezione del software non sia costellato di ostacoli e complicazioni costose che ritardano il vostro acquisto o, peggio ancora, compromettono completamente il progetto.

Argomenti trattati

IN QUESTO EBOOK

> LE BASI
> BEST PRACTICE 1: comprendere il processo di acquisto interno

> PRATICA CONSIGLIATA 2: RACCOLTA DEI CONTRIBUTI DEGLI STAKEHOLDER

> PRATICA CONSIGLIATA 3: VALUTAZIONE DELLA PRONTEZZA DEI DATI

> BEST PRACTICE 4: attenzione ai tempi

> BEST PRACTICE 5: SVILUPPATE LE VOSTRE DOMANDE PRIMA DI COINVOLGERE I FORNITORI

> PRATICA CONSIGLIATA 6: Focalizzatevi sulla visione d’insieme

> PERCHÉ QUESTO È IMPORTANTE

INIZIAMO
CON I FONDAMENTALI...

ELEMENTI FONDAMENTALI PER
LA SCELTA DI UN SOFTWARE DI
PIANIFICAZIONE DELLA SUPPLY CHAIN

La selezione del software può essere impegnativa. Richiede tempo e coinvolgerà più persone della vostra azienda. Tuttavia, lo sforzo è ripagato perché il giusto software di pianificazione offrirà grandi ritorni. Per iniziare il vostro processo, assicuratevi che questo primo set di raccomandazioni sia nella vostra lista di priorità. Il successo futuro spesso si basa sul fare bene le cose fondamentali, quindi iniziamo con alcuni elementi di base e poi illustreremo sei best practice che vi aiuteranno a garantire che il vostro percorso vi porti a ottenere il software di cui avete bisogno esattamente quando vi serve.

RIEPILOGO DEI FONDAMENTALI

TENETE IN CONSIDERAZIONE LE PERSONE e i
PROCESSI IN OGNI FASE
DEL VOSTRO PROCESSO DI SELEZIONE

In che modo la scelta del software influirà su chi lo utilizzerà o lo supporterà? Il software sarà facile da imparare e da usare? In che modo influenzerà i processi aziendali e IT?

ESAMINATE I VOSTRI PROCESSI ESISTENTI
PER DETERMINARE LE VOSTRE
ESIGENZE e SFIDE

Quali sono i vostri maggiori ostacoli? Dipendete troppo da processi manuali e fogli di calcolo? Non riuscite a pianificare con sufficiente anticipo? Mancanza di fiducia nei vostri dati o nelle vostre previsioni? Riscontrate frequenti esaurimenti di magazzino ricambi e/o la necessità di accelerare le spedizioni?

DEFINITE I VOSTRI OBIETTIVI
E REQUISITI

Cosa volete ottenere con il vostro nuovo software? Riduzione dei costi di magazzino ricambi? Miglioramento delle consegne puntuali e complete? Aumento della soddisfazione dei clienti? Quali funzionalità software vi servono per raggiungere questi obiettivi? Flessibilità nelle previsioni (ad esempio, per cliente, ubicazione, articolo, ecc.)? Pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP)? Pianificazione multi-sito?

Confronto delle caratteristiche dei fornitori,
vantaggi e prezzi

Effettuate una revisione preliminare dei siti web, delle brochure e dei casi di studio dei fornitori per avere un'idea delle caratteristiche e delle funzionalità disponibili sul mercato. Questo passaggio iniziale vi aiuterà a perfezionare le vostre liste di sfide, obiettivi e capacità necessarie.

MANTENETE IL VOSTRO PROCESSO SULLA GIUSTA STRADA CON QUESTI

6 BEST PRACTICES

Questi passaggi sono importanti quanto i fondamentali, ma spesso vengono trascurati, sottovalutati o fraintesi. Adottare queste best practice porterà il vostro processo di selezione del software da buono a ottimo.

BEST PRACTICE #1

Comprensione del processo di acquisto interno della vostra azienda

NON LASCIATE CHE LA VOSTRA DECISIONE DI ACQUISTO VENGA OSTACOLATA DALLA MANCATA PREVISIONE DEL VOSTRO PROCESSO DI ACQUISTO INTERNO

Con tutto ciò che comporta prendere una decisione saggia in fatto di software, è facile trascurare questo passaggio. Tuttavia, non anticipare il vostro processo di acquisto interno può compromettere completamente l’acquisizione del software. Evitate ritardi e complicazioni iniziando con una comprensione di come vengono gestite le acquisizioni di software nella vostra azienda. Determinate chi dovrà approvare il vostro acquisto. È inoltre utile avviare il progetto con un budget preliminare già approvato. Ottenere il budget e/o l’approvazione finale del progetto potrebbe richiedere la presentazione di un business case o di una giustificazione. In tal caso, raccogliete dettagli su ambito, tempistiche e revisori. Se necessario, cercate esempi tra i colleghi.

Determinate chi rivedrà e
firmerà il contratto

Un altro aspetto da definire è identificare il firmatario del contratto e scoprire quali informazioni questa persona dovrà conoscere sul vostro acquisto per poter approvare. Ad esempio, sarà necessaria una revisione legale dei termini e delle condizioni del contratto? E infine, non trascurate l’aspetto più importante: assicuratevi che il firmatario designato firmi effettivamente il contratto. Sembra semplice, ma è più difficile di quanto sembri, soprattutto quando fate affidamento su dirigenti molto impegnati con agende piene.

IL BUDGET FLESSIBILE È UN ASPETTO PRINCIPALE

Assicuratevi che il budget a vostra disposizione sia realistico e flessibile. La vostra organizzazione ha una cifra indicativa per acquisti di questa natura? Avete i numeri finanziari per supportare il costo previsto della soluzione selezionata? Quali sono i costi e i rischi ricorrenti nel mantenere lo status quo? Non conoscerete i prezzi esatti finché non avrete effettuato ricerche e vi sarete attivamente innestati con i fornitori, e potreste riscontrare un ampio spettro di prezzi.

BEST PRACTICE #2

Raccolta dei contributi dei portatori di interesse

Coinvolgere gli stakeholder durante—e soprattutto all’inizio—del vostro progetto aiuterà a ridurre i rischi e ad aumentare il “buy-in”

Nel processo di selezione del software, i diversi stakeholder svolgeranno ruoli differenti. Ad esempio, all’inizio, potreste voler coinvolgere solo un piccolo aspetto principale di partecipanti per valutare le vostre liste di sfide, obiettivi e requisiti prima di inviarle per una revisione più ampia. Il modo e il momento in cui ottenere il contributo degli stakeholder varieranno in base a fattori come le dimensioni della vostra azienda, se le attività di pianificazione sono svolte da un singolo individuo con più responsabilità o da un intero team, e la complessità della vostra supply chain e dei processi produttivi.

Consigli per la raccolta dei feedback

IDENTIFICATE E COINVOLGETE IL VOSTRO SPONSOR ESECUTIVO FIN DALL’INIZIO E OTTENETE IL SUO SOSTEGNO

Chi sarà il vostro portavoce a livello dirigenziale? Coinvolgere questa persona fin dall’inizio del processo è essenziale. Potrà aiutarvi a orientarvi nell’ottenere il consenso dell’organizzazione man mano che procedete. E una delle fasi più critiche avviene proprio all’inizio. La vostra organizzazione è d’accordo sul fatto che avete bisogno di una soluzione per la pianificazione della supply chain? Se sì, qual è il vostro periodo di tempo per l’implementazione della soluzione? Avete un budget adeguato? Raggiungere un consenso su queste domande di base fin dall’inizio vi aiuterà a gestire eventuali problemi successivi.

Costituite il vostro team di revisione con un ampio spettro in mente

Ricordate che le previsioni e la pianificazione vanno oltre il vostro dipartimento immediato. Cercate il contributo degli stakeholder che saranno interessati dalla vostra scelta software e che potrebbero essere chiamati ad assistervi nel processo di selezione, nell’uso e nel supporto del vostro software durante e dopo l’implementazione. Oltre al team della supply chain, la lista dei revisori potrebbe includere personale chiave di produzione e operazioni, vendite e marketing, legale, finanza, approvvigionamento e IT.

IDENTIFICATE CHI FORNIRÀ L’ASSISTENZA TECNICA/IT PER L’INTEGRAZIONE DI SISTEMA/DATI

Le soluzioni di previsione e pianificazione necessitano di dati provenienti da altri sistemi, quindi sarete avvantaggiati se includerete anche il personale IT che può fornire consulenza su questioni relative all’integrazione dei dati come parte del vostro processo di revisione del software.

Guarda il mondo attraverso i loro occhi

Per garantire il consenso, dovete acquisire una comprensione delle esigenze e delle prospettive dei vostri stakeholder e integrarle nelle vostre valutazioni del software. Inoltre, ed è fondamentale, evitate di fare supposizioni su ciò che gli stakeholder potrebbero dire o credere. I vostri colleghi sono senza dubbio molto impegnati, e può essere allettante non chiedere nemmeno il loro contributo ad alcuni stakeholder nelle diverse fasi. Ma seguite questo consiglio: prendetevi il tempo per raccogliere le loro risposte. La vostra scelta del software ne beneficerà.

BEST PRACTICE #3

VALUTAZIONE DEI DATI
PRONTEZZA

VALUTATE LA PRONTEZZA DEI DATI CHE ALIMENTANO LA VOSTRA PIANIFICAZIONE

I DATI SONO IL FONDAMENTO DI UNA PIANIFICAZIONE DI SUCCESSO

L'automazione dei dati è fondamentale per migliorare l'accuratezza delle previsioni e l'esecuzione di strategie di magazzino ricambi tempestive e basate sui dati che bilanciano i vostri obiettivi di servizio con quelli finanziari. Pertanto, per migliorare le vostre capacità di pianificazione, dovete valutare lo stato dei sistemi e dei dati che influenzano i vostri piani di supply chain.

Ecco alcune domande importanti a cui dovete rispondere...

VALUTAZIONE DEI DATI DI PIANIFICAZIONE

DA DOVE PROVERRANNO I VOSTRI DATI?

Quali tipi di dati utilizzerà la vostra nuova soluzione? Le fonti tipiche includono i data warehouse e i sistemi ERP. A seconda del vostro modello di business o del settore, potrebbero esserci anche altre fonti rilevanti.

È FACILMENTE ACCESSIBILE?

Determinate quanto sarebbe facile (o difficile) per la vostra nuova soluzione estrarre e inserire dati dai vostri sistemi esistenti. Questo è il motivo per cui è una buona idea avere qualcuno di IT nel vostro team di revisione.

È preciso e affidabile?

Ricordate che una nuova soluzione di pianificazione è valida solo quanto i dati che la alimentano. Non è raro che l’implementazione di una soluzione si fermi durante il processo di implementazione perché un’organizzazione scopre che i dati necessari per la pianificazione non sono semplicemente pronti, disponibili o di qualità sufficiente.

COME VERRANNO TRASFERITI I DATI DA E VERSO IL VOSTRO SISTEMA ERP?

In un mondo ideale, la vostra soluzione di pianificazione dovrebbe supportare un’integrazione bidirezionale completamente automatizzata con i vostri sistemi ERP, ma non tutto è perduto se questo livello di integrazione non è possibile. Esistono diversi metodi per trasferire i dati da un sistema all’altro. Durante la vostra valutazione, verificate quali opzioni di integrazione sono disponibili nel sistema di pianificazione e quali sono supportate dai vostri sistemi ERP.

QUANTA UNIFORMITÀ HA?

Valutate in che misura la vostra nuova soluzione dovrà adattarsi rapidamente agli aggiornamenti dei dati, ai cambiamenti nella frequenza dei dati e ai volumi fluttuanti.

BEST PRACTICE #4

ATTENZIONE AI TEMPI

DICONO CHE IL TEMPO È TUTTO

E questo è certamente il caso quando si tratta di scegliere un software. L’indisponibilità di stakeholder chiave a partecipare al processo in momenti critici a causa di conflitti di pianificazione è una delle tante complicazioni che possono ostacolare i vostri piani di acquisto.

Scegliete il momento giusto

OTTENENDO RISPOSTE A QUESTE DOMANDE

Proprio come un software di pianificazione di alto livello può aiutare la vostra azienda a pianificare in anticipo e a prepararsi all’imprevisto, dovete fare entrambe le cose come parte del processo di selezione stesso.

VISUALIZZATE LE FASI DEL VOSTRO
PROCESSO NEL CONTESTO DELLA
VOSTRA OPERAZIONE AZIENDALE
E DEL CALENDARIO SOCIETARIO.

Quando inizia il vostro anno fiscale?

Quando viene allocato il budget?

Quali sono i vostri periodi di maggiore attività?

In quali periodi del mese o del trimestre i partecipanti chiave e le altre risorse sono disponibili per voi?

Quali altre soluzioni IT implementerà la vostra azienda nello stesso intervallo di tempo?

Quale impatto potrebbero avere questi altri progetti sul vostro processo di selezione e sui tempi di implementazione?

ULTERIORI CONSIDERAZIONI SULLA TEMPISTICA

SIATE REALISTI

Siate realistici nelle vostre stime. Tenete presente che il software di pianificazione non è come un'app per smartphone che potete scaricare e iniziare a usare immediatamente. Anche le soluzioni relativamente facili da attivare richiedono un certo grado di integrazione con i vostri sistemi esistenti, oltre a formazione. Potrebbe sorprendervi sapere che, con un software di pianificazione di classe enterprise, un’implementazione in tre mesi è considerata molto veloce e che cicli di implementazione da sei mesi a un anno sono comuni.

Considerate eventuali ritardi

Per quanto riguarda la valutazione dei potenziali ritardi, considerate quanto tempo sarà necessario per l’implementazione della nuova soluzione e per la formazione del personale al suo utilizzo. Il processo di implementazione e le tempistiche possono variare notevolmente tra i fornitori. Stabilite quanto sarà importante la tempistica di implementazione nei vostri criteri di selezione mentre confrontate i fornitori.

Quanto è importante la tempistica?

Se il tempo è una priorità assoluta, prendete in considerazione un software che si distingue per intuitività e che quindi presenta una curva di apprendimento più breve. Un supporto reattivo e la documentazione online sono altri fattori da valutare quando il tempo è un elemento determinante.

DETERMINATE IL COSTO DEL
STATUS QUO

Oltre ad assicurarvi che le vostre attività di selezione del software si adattino a coda di rondine con le altre attività aziendali, dovete avere un’idea chiara di quanto presto la vostra azienda avrà bisogno che la nuova soluzione di pianificazione sia operativa. Contattate i vostri colleghi della supply chain, delle vendite, della finanza e/o delle operazioni per determinare il costo del mantenimento dello status quo. Quanto vi costerà un ritardo nell’implementazione di una nuova soluzione? Quali sono i rischi se le vostre capacità di pianificazione non migliorano?

BEST PRACTICE #5

Sviluppo delle domande prima di contattare i fornitori

PIANIFICATE LE VOSTRE DOMANDE IN
ANTICIPO

Una volta determinati i criteri per una nuova soluzione e raggiunto un consenso con i partecipanti alla revisione, è il momento di iniziare la vostra ricerca. Idealmente, a questo punto avrete creato una lista ristretta di potenziali fornitori e sarete pronti a iniziare le conversazioni con loro. Prima di farlo, avrete bisogno di un set di domande accuratamente formulate da porre loro.

CONCEDERE AI FORNITORI MASSIMA LIBERTÀ
DI RISPOSTA

Quando vi rivolgete ai fornitori, non abbiate paura di lasciarli esporre la loro presentazione. Ricordate che i fornitori vendono software per vivere; in quanto tali, sono ben esperti nel processo di acquisto del software. Molto probabilmente avranno conoscenze che possono essere preziose per voi mentre navigate nel vostro processo di selezione del software. Inoltre, più li lasciate condividere, più imparerete su quanto possano essere un buon partner per voi.

Le domande che rivolgerete al vostro fornitore saranno specifiche per le vostre circostanze e i vostri obiettivi aziendali, ma ecco alcune che vale la pena aggiungere alla vostra lista...

CI SONO MOLTE COSE CHE VORRETE SAPERE DAI
FORNITORI CHE AVETE SCELTO

Gli argomenti possono spaziare dalle capacità e dalle funzionalità all’assistenza per l’integrazione dei dati, l’usabilità, la formazione e la documentazione.

Per una maggiore uniformità, è una buona idea allineare in anticipo le domande che desiderate porre a tutti i fornitori. Questo vi permetterà di effettuare confronti one-to-one tra i fornitori per determinare meglio la vostra scelta finale.

DOMANDE DA PRENDERE IN CONSIDERAZIONE

SONO PREVISTI CONTRATTI?

Le licenze software o i contratti di abbonamento (noti anche come termini di utilizzo) variano tra fornitori. Alcuni avranno termini più ampi rispetto ad altri. Per evitare sorprese nella fase avanzata del vostro processo, iniziate la vostra revisione interna dei termini e delle condizioni prima piuttosto che dopo.

Come viene determinato il prezzo del software?

I prezzi e le offerte dei fornitori possono essere altamente personalizzati. Ad esempio, supportano un numero illimitato di utenti? Offrono prezzi SaaS basati su abbonamento? Dovete pagare per aggiornamenti o miglioramenti? Ottenete una varietà di preventivi per sapere cosa è disponibile. Inoltre, evitate di confrontare solo i prezzi. Non è mai un confronto alla pari. Concentratevi invece sul rapporto prezzo–valore.

QUANTO TEMPO RICHIEDERÀ IMPLEMENTARE LA SOLUZIONE?

Può sembrare una domanda banale, ma può rivelare molto di più sui potenziali fornitori rispetto al semplice time to value. Hanno una metodologia di implementazione ben pianificata? Vi pongono molte domande sul vostro ambiente e sui vostri sistemi nel formulare la loro risposta? (Diffidate di chi non lo fa.) La vostra implementazione richiederà la personalizzazione del sistema o il sistema è configurabile?

(Attenzione: le personalizzazioni del sistema spesso causano problemi in futuro quando la vostra “versione” del software non è compatibile con le nuove funzionalità offerte dal fornitore.)

QUALI SERVIZI DI ASSISTENZA SONO DISPONIBILI E QUALI SONO I LORO COSTI?

Il fornitore offre formazione? Se sì, per chi e a quale costo? Come vengono erogati i servizi, la formazione e il supporto? Il vostro personale dovrà viaggiare o l’attività può essere gestita online? Vengono addebitate tariffe aggiuntive per il supporto? Esiste un limite alla quantità di supporto fornito? I servizi sono esclusivamente tecnici o verranno esaminati anche i processi aziendali? Oltre a fornire dettagli specifici, queste domande possono anche offrire indizi sul tipo di partner che un fornitore sarà dopo la vendita.

È modulare e scalabile?

È probabile che dipenderete dalla vostra nuova soluzione di previsione e pianificazione per molti anni. È quindi fondamentale valutare i fornitori in base a quanto bene il loro software possa evolversi insieme alla vostra azienda. Alcune soluzioni potrebbero includere funzionalità di cui potreste non avere bisogno nell’immediato. Pagherete per queste funzionalità ora, oppure il fornitore offre modalità per pagare solo ciò di cui avete bisogno oggi, con un percorso chiaro per aggiungere funzionalità in futuro? La soluzione sarà in grado di scalare in base alle vostre esigenze aziendali e di pianificazione?

COME SI INTEGRERÀ CON I VOSTRI SISTEMI ESISTENTI?

La mancanza di integrazione tra la soluzione di pianificazione e i relativi sistemi ERP è un noto collo di bottiglia per una pianificazione efficiente della supply chain. Assicuratevi di chiedere ai vostri fornitori quali sono i loro metodi di integrazione con i vostri sistemi ERP ed esplorate la loro capacità di supportare la previsione e la pianificazione, oltre ad automatizzare l’esecuzione dei vostri piani.

BEST PRACTICE #6

Visione d’insieme

DATE PRIORITÀ ALLE VOSTRE ESIGENZE
E AI VOSTRI OBIETTIVI

Assicuratevi di avere un’idea chiara del quadro generale—strategia e obiettivi aziendali—prima di iniziare a discutere i vantaggi di una soluzione rispetto a un’altra. Ad esempio, potreste essere desiderosi di risolvere una specifica sfida aziendale, come livelli elevati di scorte di sicurezza. Di conseguenza, potreste cercare una soluzione focalizzata esclusivamente sulla pianificazione del magazzino ricambi. Tuttavia, nello schema più ampio, i vostri elevati livelli di scorte di sicurezza potrebbero derivare da una pianificazione della domanda inadeguata o dalla mancanza di connessione tra la previsione della domanda e la pianificazione della supply chain. Garantite il successo dando priorità alle capacità e ai fattori che contano di più per la salute complessiva della vostra azienda. Agilità della soluzione? Ampiezza delle funzionalità? Grado di automazione e integrazione? Facilità d’uso? Costo della soluzione? Solo voi potete determinare i vostri criteri specifici. Concentratevi sui primi tre-cinque mentre attraversate le varie fasi della selezione del software.

Pensate a lungo termine

È anche utile evitare di limitarsi a compilare un elenco di requisiti di cui la vostra azienda ha bisogno qui e ora. Pensate in modo strategico a dove volete che la vostra azienda sia tra un anno o tra cinque anni. Sì, la soluzione che scegliete dovrebbe essere in grado di scalare man mano che la vostra azienda si espande. Ma volete anche valutare quanto bene può gestire una maggiore complessità. Parlate con i fornitori delle vostre sfide ed esplorate soluzioni che vi consentano di affrontare le vostre esigenze a breve termine e future.

Collaborazione con un partner a lungo termine

Per ottenere i migliori risultati dall’acquisto del vostro software, scegliete un fornitore che: —Dedichi il tempo necessario a comprendere la vostra attività e adotti un approccio consultivo per contribuire a garantirvi il raggiungimento degli obiettivi che desiderate dal vostro software. —Sia il più adatto alle vostre esigenze, in base ai vostri obiettivi specifici, alla realtà aziendale, alle tempistiche e al budget. —Dimostri, attraverso il coinvolgimento con voi e tramite le risposte, di essere disposto a diventare un partner a lungo termine che farà il possibile per voi dopo la vendita e mentre la vostra azienda cresce ed evolve.

PERCHÉ QUESTO È IMPORTANTE

Scegliere il giusto software di pianificazione della supply chain non è una decisione da prendere alla leggera. Si tratta di strumenti estremamente potenti che meritano un’attenta considerazione. Dopotutto, le capacità di pianificazione agile sono fondamentali per una supply chain agile che consenta alla vostra azienda di operare in modo efficiente ed efficace.

La giusta soluzione di pianificazione può letteralmente fare la differenza tra profitto e perdita, nel prossimo trimestre, nel prossimo anno e negli anni a venire. Essere strategici nel processo di selezione massimizzerà il vostro successo nel breve termine e con la crescita della vostra azienda.

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