Software MRP per le PMI

Come le best practice e l’automazione possono livellare il campo di gioco per le piccole e medie imprese

In passato, le piccole e medie imprese (PMI) faticavano a tenere il passo delle grandi aziende in termini di tecnologia, strumenti di miglioramento dei processi e miglioramenti delle infrastrutture. Limitate dalle loro dimensioni e alle prese con problemi pratici quotidiani come la gestione della liquidità e l’esaurimento di materie prime di competenze critiche che le grandi aziende possono gestire meglio grazie alla loro scala più ampia, le PMI erano tradizionalmente in ritardo su molti fronti.

Con l’avvento dell’era digitale, le PMI hanno scoperto nuovi vantaggi grazie a tecnologie dirompenti che potevano aiutarle a livellare il campo di gioco. Una di queste tecnologie è rappresentata dai software di automazione come MRP. L’MRP è un sistema utilizzato per  calcolare le materie prime, i componenti e gli assemblaggi necessari per produrre i prodotti. E con i software di automazione che guidano i loro sforzi MRP, le PMI hanno scoperto di poter abbandonare i fogli di calcolo manuali e soggetti a errori e i metodi di pianificazione manuale per adottare software economici alla pari con i sistemi software aziendali utilizzati dai concorrenti più grandi.

Cos'è il software MRP?

Il software MRP automatizza e ottimizza i processi di produzione. Si tratta di un sistema di pianificazione e controllo che consente alle aziende di gestire il proprio magazzino ricambi, la produzione e la pianificazione. Sviluppato negli anni '70, l'MRP ha aiutato le aziende a calcolare i requisiti dei materiali per la produzione. Questi calcoli potevano essere utilizzati per ottenere un migliore controllo sull'accuratezza e sull'utilizzo del magazzino ricambi. Potevano anche essere utilizzati per ottimizzare i livelli di magazzino ricambi per soddisfare i requisiti del livello di assistenza senza immobilizzare eccessivamente il capitale in scorte e costi di magazzino.

I sistemi MRP mirano a raggiungere tre obiettivi:

• Utilizzo per ridurre al minimo i tempi di consegna.
• Ottimizzazione dei livelli di magazzino ricambi.
• Miglioramento dell'efficienza aziendale attraverso livelli di assistenza migliori.

I sistemi MRP di oggi sono anche agili e flessibili e sono generalmente basati su cloud per consentire alle PMI di accedere alle ultime versioni personalizzando l'esperienza in base alle esigenze specifiche di ogni azienda. Ciò consente l'integrazione con altri sistemi software per la pianificazione e la supply chain, creando un ecosistema di automazione end-to-end. Il risultato è una sinergia che migliora i processi e il controllo dei materiali per consentire alle PMI di competere con aziende più grandi.

Perché le PMI hanno bisogno di un software MRP?

Ci sono diverse ragioni per cui le PMI dovrebbero utilizzare un software MRP. Innanzitutto, poiché l'MRP è incentrato sui materiali, è strettamente legato alla supply chain. Poiché molte aziende utilizzano software di pianificazione e della supply chain, avere un processo di gestione manuale nella fase critica intermedia della produzione creerebbe una barriera all'efficienza.

Una seconda ragione è che il software MRP mette le PMI sullo stesso piano dei concorrenti più grandi. Con l'aumento della digitalizzazione dei settori industriali, il software MRP può fornire un sistema di livello mondiale alla pari con quelli delle grandi aziende. Questo era un divario che è rimasto irrisolto per molti anni e che si sta colmando grazie all'uso della tecnologia. Il risultato è che le PMI possono sfruttare sistemi come l'MRP in combinazione con le loro dimensioni più piccole e utilizzare agilità e flessibilità come vantaggio competitivo.

Infine, non c'è motivo di non utilizzare il software MRP. Con l'avanzamento della tecnologia, i costi sono diminuiti. E con i sistemi basati su cloud, le PMI possono scoprire che il costo dell'utilizzo del software MRP è inferiore al costo e al tempo associati ai sistemi manuali.

Come funziona il software MRP

I sistemi MRP sono considerati sistemi "push" per il controllo del magazzino ricambi e si basano sulla previsione della domanda dei clienti. Cerca di rispondere a tre domande essenziali per la produzione:

• Cosa è necessario?
• Quanto è necessario?
• Quando è necessario?

Una volta effettuate le previsioni e aggiunte al modulo MRP, è possibile determinare e acquistare le quantità di materiale necessarie. Questa dipendenza dalle previsioni della domanda è il motivo per cui il software MRP funziona meglio in combinazione con il software di pianificazione e previsione.

Dopo aver determinato i requisiti dei materiali, il software suddivide il magazzino ricambi in domanda indipendente e domanda dipendente. La domanda indipendente è il volume richiesto di prodotto finito, mentre la domanda dipendente è il volume di materie prime, componenti o gruppi richiesti per produrre i prodotti finiti.

Poiché è automatizzato, il software MRP può utilizzare i dati ricevuti dagli ordini dei clienti o dalle previsioni di vendita. La logica all'interno del software utilizza sia i dati storici sia le previsioni per determinare le quantità richieste. Partendo dal piano di produzione, MRP converte il piano di produzione in un elenco di requisiti, in un elenco di sottoprocessi, sottogruppi, componenti, imballaggi e materie prime necessari per rispettare la pianificazione.

Può anche analizzare dati più approfonditi, come le date di scadenza dei materiali (quando applicabile), le bolle di carico e altri dati grezzi per coordinare e sincronizzare il flusso dati con gli ordini all'interno del sistema. E può monitorare molte variabili, tra cui:

• Magazzino ricambi
• Date di scadenza
• Distinte base
• Ordini di vendita
• Ordini di acquisto
• Ordini in ritardo o urgenti
• Previsioni

Analizzando i dati provenienti da queste e altre fonti, il software MRP può gestire l'ordinazione dei materiali per soddisfare i requisiti di produzione. Aiuta a migliorare l'efficienza della fabbrica mostrando ciò che è necessario e quando, all'interno dell'operazione. Inoltre, ottimizza il magazzino ricambi per soddisfare gli ordini mantenendo i livelli di magazzino ricambi il più snelli possibile.

Vantaggi del software MRP

Il software MRP offre alle aziende un modo economico per migliorare la flessibilità e l’agilità nel rispondere alla domanda. Il software attuale è anche modulare e personalizzabile per adattarsi a qualsiasi livello di complessità produttiva. Questo offre molti vantaggi rispetto alle versioni precedenti on-premise e consente alle PMI di utilizzare il software MRP per migliorare i processi aziendali. Altri vantaggi includono:

• Controllo del magazzino ricambi – Sfruttando i dati della pianificazione della produzione, il software MRP può determinare i livelli precisi di magazzino ricambi necessari per la produzione. Ottimizzando componenti e materiali, le aziende possono ridurre i costi di mantenimento e aumentare la rotazione del magazzino per migliorare la loro posizione di flusso di cassa. Il software determinerà anche il costo esatto del magazzino ricambi necessario.
• Pianificazione degli acquisti – Con il software MRP, le aziende possono sviluppare un processo di acquisto approfondito. Consente di gestire i fornitori in modo centralizzato e di generare automaticamente gli ordini di acquisto in base a regole flessibili. Il sistema gestisce anche i termini di acquisto e può inviare automaticamente notifiche per aggiornare i fornitori e i clienti interni. Inoltre, tiene traccia e collega l’acquisto dei materiali con l’avanzamento della produzione e utilizza l’analisi per monitorare la disponibilità dei materiali in tempo reale.
• Pianificazione della produzione – Rilevando i colli di bottiglia nella produzione, il software può regolare o consigliare regolazioni per prevenire ritardi e fermo macchina dovuti alla mancanza di materiali. Mentre la gestione manuale della produzione può spesso portare a un approccio “tutto o niente” per mantenere in linea specifiche linee di prodotto, le capacità di analisi del software MRP possono aiutare a gestire questi vincoli offrendo soluzioni alternative o deviazioni che altrimenti non sarebbero state considerate dai manager.
• Pianificazione del lavoro – L’impatto del controllo ottimizzato del magazzino ricambi e dell’ordinazione dei materiali consente ai manager di utilizzare i dati anche per ottimizzare la pianificazione del lavoro. Poiché il sistema può accedere ai tempi di produzione, al rendimento e alle prestazioni per la pianificazione, la capacità di analisi dell’MRP fornisce ai manager strumenti per pianificare le attività, regolare la manodopera e persino controllare i costi della manodopera e operativi.
• Acquisti economici – Il sistema non tiene conto solo della quantità di materiali necessari, ma anche del loro costo. Ciò include i costi di consegna, spedizione, stoccaggio e altri costi accessori per fornire una visione più completa della spesa. Questa capacità consente ai decisori di ordinare in base al volume o ai tempi ottimizzati per eliminare acquisti non necessari.
• Gestione e documentazione dei dati – Poiché i dati non sono isolati, il software MRP può analizzare una moltitudine di processi per fornire informazioni utili e aiutare a sviluppare strategie di miglioramento. Ciò include la capacità di analizzare gli ordini puntuali, gli ordini in ritardo, gli ordini di acquisto in ritardo, le prestazioni di produzione, lo stato delle consegne puntuali e può persino aiutare le aziende a migliorare l’efficienza globale delle apparecchiature (OEE), gli ordini di vendita e il flusso di cassa.
• Risparmio di tempo – Poiché il software MRP automatizza molti processi precedentemente svolti dal personale, può comportare un risparmio di tempo per l’azienda. Ciò include non solo le funzioni specifiche dei singoli reparti, ma anche le attività interdipartimentali, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Best practice per le PMI che utilizzano un software MRP

Il valore del software MRP è che consente alle aziende di costruire una strategia MRP basata sulla domanda e di creare una supply chain dinamica e adattiva. Tuttavia, il software da solo non fornirà una “soluzione magica” per migliorare l’accuratezza del magazzino ricambi, la supply chain e i processi di produzione. Sono necessarie solide decisioni aziendali per aderire alle best practice quando si implementa in un ambiente di produzione o di servizi. Queste best practice includono:

1. Valutazione delle esigenze – L’implementazione di un software MRP richiede la valutazione delle esigenze dell’organizzazione e la misurazione di elementi sconosciuti. Molte aziende che stanno iniziando a crescere non hanno mai misurato la loro capacità interna e la loro produzione. Una volta comprese e quantificate le esigenze, è possibile applicare le regole aziendali al software per affinare le sue capacità e il suo valore.
2. Definizione di obiettivi realistici - C’è un vecchio detto di Peter Drucker che dice: “Se non puoi misurarlo, non puoi migliorarlo”. Definire obiettivi realistici in aree chiave significa conoscere le condizioni attuali. I miglioramenti nei processi aziendali, nella produzione, nel magazzino ricambi e nei costi possono essere regolati man mano che l’analisi del sistema produce dati utilizzabili che permettono ai manager di capire dove hanno fatto progressi rispetto alla baseline originale e di raggiungere gli obiettivi stabiliti.
3. Pianificazione della formazione – L’adozione di un nuovo software può generare ansia tra il personale e le curve di apprendimento sono tradizionalmente ripide. Tuttavia, la maggior parte dei software oggi è modulare e basato su cloud, con funzionalità più intuitive grazie all’uso di dashboard, menu a tendina e altre caratteristiche. È comunque necessario prevedere una formazione efficace del personale. La mancanza di formazione e il mancato superamento della curva di apprendimento possono portare a un utilizzo insufficiente del sistema o a errori nel processo dovuti a un uso o a una comprensione impropri.
4. Revisione delle procedure operative standard interne (SOP) – Poiché il software MRP automatizzato avrà un impatto su ogni aspetto della produzione, degli acquisti e della pianificazione, è necessario valutare le procedure operative standard interne. Anche in questo caso, si tratta di produzione, pianificazione, acquisti e controllo del magazzino ricambi. Molte SOP possono essere eliminate del tutto grazie all’automazione, mentre altre potrebbero dover essere aggiornate per modificare il processo in modo da incorporare tutte le funzionalità di automazione.
5. Eliminazione dei silos – Un valore chiave di qualsiasi software di automazione è la profondità della sua capacità di analisi una volta che i dati iniziano a fluire. Tuttavia, il valore di tali dati dipende dal livello di input. Se aree critiche dell’operazione come manutenzione, magazzino ricambi, qualità e altre continuano a utilizzare sistemi legacy non interoperabili con il software MRP, c’è il rischio che informazioni importanti vengano escluse dal flusso dati. In molti casi il software MRP, o altri software di pianificazione e supply chain collegati ad esso, possono integrare le funzionalità dei sistemi legacy. Ma, almeno, tutti i sistemi rimanenti dovrebbero essere completamente integrati al nuovo sistema per consentire all’organizzazione di sfruttare appieno i dati non isolati per le funzionalità di analisi e di elaborazione.
6. Utilizzo dei dati per l’analisi della causa di origine – Poiché l’automazione fornisce dati molto dettagliati in grandi quantità, le aziende possono utilizzare questi dati per migliorare i processi. L’accuratezza e i vantaggi in tempo reale del software di automazione possono essere utilizzati per sviluppare un’analisi della causa di origine delle aree in ritardo per promuovere miglioramenti.
7. Usalo o perdilo – Nei vecchi e costosi sistemi MRP on-premise, le aziende spesso ottenevano tutte le funzionalità disponibili, indipendentemente dal fatto che ne avessero bisogno o meno. Ma con i sistemi basati su cloud che offrono un’esperienza à la carte su misura per le esigenze specifiche di una PMI, le aziende possono implementare un sistema completamente formato e personalizzato per il loro caso d’uso. Questo è strettamente legato alla formazione, alla valutazione delle SOP, all’eliminazione dei silos e ad altre pratiche menzionate sopra per sfruttare appieno le funzionalità personalizzate.

Livellare il campo di gioco

Per le PMI che vogliono rimanere competitive, il passaggio da processi manuali e soggetti a errori di gestione del magazzino ricambi e della produzione a software di automazione come un sistema MRP rappresenta un’opportunità. Consente di sfruttare strumenti potenti ed economici che in precedenza erano accessibili solo alle aziende più grandi a causa dei costi e delle sfide infrastrutturali. Le aziende che utilizzano software MRP possono ridurre i costi del magazzino ricambi, aumentare la rotazione del magazzino, ridurre i costi di produzione, migliorare le procedure operative standard interne e ottenere molti altri vantaggi a valore aggiunto.

Tuttavia, esiste un altro vantaggio fondamentale che può aumentare ulteriormente l’agilità e le prestazioni delle PMI. Gli attuali software MRP sono facilmente integrabili con altre piattaforme per creare un potente ecosistema che va oltre la produzione e costituisce una soluzione end-to-end completa.

Integrando il software MRP con pianificazione della supply chain, pianificazione della domanda e pianificazione della capacità tramite Plex Supply Chain Planning, le PMI possono portare il loro percorso digitale a un nuovo livello. Plex Supply Chain Planning può essere integrato con sistemi MRP ed ERP tramite l’uso di API specifiche di sistema per trasferire i dati da e verso il database di un’azienda.

Il software di pianificazione e previsione di Plex Supply Chain Planning consente l’uso di query sicure tra piattaforme per gestire la trasformazione e il caricamento dei dati. I dati vengono inoltre inviati a una cartella FTP per la trasformazione e il caricamento di ritorno in Plex Supply Chain Planning. Inoltre, è sufficientemente flessibile da consentire l’uso di file di testo quando i metodi automatizzati non sono fattibili.

Implementando un software MRP e collegandolo a piattaforme complementari per la pianificazione della domanda e della supply chain, le aziende possono fare molto di più che livellare il campo di gioco. Possono mantenerlo livellato grazie a un ecosistema integrato che collega i processi aziendali attraverso un ambiente ricco di dati per migliorare il livello di assistenza e la redditività.

Plex Supply Chain Planning offre un software robusto per la pianificazione della domanda e della supply chain che lavora insieme alle implementazioni IBP e fornisce cicli di revisione della domanda affidabili per dirigenti e manager. Contattateci per scoprire come accelerare la crescita della vostra azienda con una supply chain connessa.