Cos'è la pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP)?

Cos'è la pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP)?

La pianificazione delle vendite e delle operazioni è un aspetto della  supply chain planning il cui obiettivo è la creazione di un piano aziendale unificato e basato sul consenso. Si basa sugli input delle principali aree funzionali di un'organizzazione, tra cui vendite, marketing, produzione, distribuzione e finanza. La collaborazione interfunzionale si traduce in piani che tutti gli stakeholder comprendono e che si impegnano a supportare.

Nello spettro delle attività di supply chain planning, l'S&OP è generalmente una disciplina più avanzata. Molte organizzazioni più piccole o startup possono richiedere solo la pianificazione del magazzino ricambi. Possono aggiungere funzionalità come la pianificazione della domanda e la pianificazione dell'offerta man mano che crescono. Le organizzazioni in genere cercano la funzionalità S&OP una volta che iniziano a vendere un numero maggiore di prodotti differenziati.

Perché la pianificazione delle vendite e delle operazioni?

Alcune attività di pianificazione, come la previsione statistica, possono produrre ottimi risultati. Tuttavia, questi risultati tendono ad avere un ambito piuttosto limitato. Ad esempio, una buona previsione statistica si basa su algoritmi e sulla storia di un articolo per produrre stime. Ma altri dati, come le proiezioni di ricavi e di redditività, così come gli eventi di marketing, spesso non fanno parte formalmente della previsione statistica. Di conseguenza, manca la collaborazione con i principali soggetti dell’organizzazione.

Al contrario, l’obiettivo della pianificazione delle vendite e delle operazioni è ottenere una visione olistica della pianificazione estendendo il processo di previsione a vendite, marketing, finanza e operazioni per il loro contributo e i loro aggiustamenti collettivi. Le pratiche S&OP più avanzate incorporano anche il punto vendita (POS) e altre informazioni relative al mercato. Le organizzazioni che cercano di acquisire capacità S&OP possono trovarle nelle principali soluzioni software di pianificazione della supply chain.

La collaborazione porta grandi vantaggi

Il vero valore e i vantaggi in termini di prestazioni dell'S&OP derivano dalla collaborazione. Tutte le parti sono in grado di allinearsi perché utilizzano gli stessi set di dati. Con i suoi controlli e bilanciamenti integrati, l'S&OP mette fine alle scuse e promuove la responsabilità. I risultati di tale collaborazione sono spesso impressionanti. Gli studi dimostrano che, rispetto ai loro pari, le aziende ad alte prestazioni guidate dall'S&OP sperimentano in media:

• 15% di magazzino ricambi in meno
• 17% di maggiore adempimento degli ordini perfetti
• 35% di tempi di ciclo cash-to-cash più brevi
• 1/10 (un decimo) delle rotture di stock

Come funziona

La pianificazione delle vendite e delle operazioni è generalmente guidata dal management senior e viene eseguita mensilmente.

Si tratta di un processo iterativo in cui i risultati di un ciclo di pianificazione vengono confrontati con quelli del ciclo successivo per fornire al management informazioni sull’andamento dell’azienda. I partecipanti valutano le proiezioni temporali di domanda e offerta per garantire che i piani tattici di tutte le funzioni aziendali e di tutte le aree geografiche siano allineati e supportino la strategia aziendale.

Nelle aziende tradizionali "a silos", le funzioni di vendita, produzione e finanza spesso competono tra loro. Senza un piano consolidato, piccoli problemi possono rapidamente trasformarsi in problemi molto più grandi. Questi possono essere rapidamente identificati e affrontati in modo proattivo attraverso i report S&OP e altre misure.

Vantaggi del processo S&OP

Alcuni dei vantaggi di un efficace processo di pianificazione delle vendite e delle operazioni includono:

• Aumento dei livelli di assistenza clienti
• Migliore redditività
• Aumento dei ricavi dei prodotti
• Riduzione del magazzino ricambi e dell’obsolescenza
• Riduzione dei tempi di consegna
• Maggiore reattività
• Controllo di gestione dall’alto verso il basso
• Prevedibilità delle prestazioni operative per gli azionisti

Inoltre, un processo S&OP dovrebbe anche aiutare a rispondere alle seguenti domande di base:

• Come si confronta la domanda prevista con l’offerta prevista?
• Quali sono i requisiti di risorse previsti per soddisfare gli obiettivi di servizio e di costo?
• Quali azioni sono necessarie per garantire che i livelli appropriati di risorse siano disponibili quando necessario?

Tradurre i vantaggi in valore aziendale reale

Pianificazione a livello aggregato

Uno dei principali vantaggi dell’S&OP è la struttura di pianificazione. La maggior parte dei processi di previsione genera previsioni utilizzando solo la storia di un articolo. Al contrario, l’S&OP tipicamente colloca tali dati nel contesto, ad esempio all’interno di un determinato mercato o cliente. Lo fa fornendo dati a livello aggregato per interi gruppi di clienti o famiglie di prodotti. Con questa visione d’insieme, i pianificatori possono ottenere importanti informazioni individuando facilmente le somiglianze nella storia degli ordini di vendita e nelle caratteristiche di marketing tra gruppi aggregati.

Domande chiave relative al piano della domanda

Un piano S&OP è solido solo quanto i componenti che lo costituiscono. Uno dei più importanti è il piano della domanda, che contiene le previsioni di vendita e altri dati relativi alla domanda.

Affinché il piano della domanda possa acquisire le informazioni di cui avranno bisogno tutti i fruitori del S&OP, i responsabili della sua creazione farebbero bene a porsi alcune domande chiave.

Queste domande aiutano i partecipanti a definire esattamente cosa viene previsto e come dovrebbe essere strutturato il piano della domanda. Idealmente, le risposte faranno parte dell'accordo di previsione con i pianificatori della supply chain, che sono i principali clienti del piano della domanda.

1. Quali unità rifletterà il piano della domanda? Il piano della domanda viene generalmente eseguito in unità. Ma quali in particolare? Scatole, peso, lunghezza? Poiché i dati verranno utilizzati in forma aggregata, dovrete definire un'unità di misura standard che converta le unità di vendita nello standard previsto dal piano della domanda (supponendo che abbiate più unità di vendita). Quando scegliete un software S&OP, cercate soluzioni che possano eseguire automaticamente questa conversione per voi.
2. Il piano della domanda deve essere convertito in valuta? Ad esempio, dollari, rupie, euro, sterline? In tal caso, qual è il processo della vostra organizzazione per indicarlo in una previsione dei ricavi? Chi utilizzerà tale previsione dei ricavi? Alcune soluzioni software S&OP consentono di creare automaticamente la previsione dei ricavi utilizzando un prezzo di vendita medio o un prezzo di vendita per cliente basato su una singola valuta.
3. Cosa utilizzerete per misurare e prevedere la domanda: spedizioni o ordini? Questa è una domanda molto importante e può generare risultati molto diversi. Alcune soluzioni S&OP utilizzano le spedizioni come misura predefinita. Le migliori consentono di modificare il valore predefinito in ordini, se necessario. Una domanda critica da porre è se il piano della domanda dovrebbe includere anche resi e crediti.
4. A quale livello della gerarchia dei prodotti dovreste eseguire le previsioni e come dovrebbero essere disaggregati a livello di articolo?

Fasi generali del processo S&OP

Sebbene il processo di pianificazione delle vendite e delle operazioni possa variare notevolmente tra le organizzazioni, ci sono alcune fasi principali che praticamente tutti i pianificatori seguono. Quelle di seguito sono state sviluppate da Thomas Wallace e Robert Stahl, coautori della guida definitiva, Sales & Operations Planning.

1. Raccolta/gestione dati: Raccogliere informazioni sulle vendite passate, analizzare le tendenze e riportare le previsioni. Eseguire un'analisi di Pareto per assegnare i parametri di previsione (ad esempio, articolo vs. gruppo). Gestire i nuovi articoli e interrompere quelli vecchi.
2. Pianificazione della domanda: Convalidare le previsioni, comprendere le fonti della domanda, tenere conto della variabilità e rivedere le politiche di assistenza clienti; aggiungere piani promozionali, eventi una tantum e lanci di nuovi prodotti e clienti.
3. Pianificazione della supply chain: Valutare la capacità di soddisfare la domanda esaminando la capacità disponibile, il magazzino ricambi e la pianificazione delle operazioni richieste. Impostare gli obiettivi di magazzino ricambi e pianificare la supply chain tramite livellamento e/o inseguimento della domanda.
4. Riconciliazione del piano (pre S&OP): Confrontare i piani di supply chain e domanda con le considerazioni di finanza.
5. Finalizzazione e rilascio del S&OP: Finalizzare il piano e rilasciarlo per l'implementazione.

Il valore di un S&OP integrato

L'obiettivo finale del S&OP è creare un piano che unifichi tutte le attività di pianificazione della domanda e della supply chain in un piano basato sul consenso. Come detto in precedenza, la collaborazione tra i team è fondamentale per creare consenso. Raggiungere il consenso è molto più facile quando le attività di S&OP sono strettamente integrate con altri aspetti della pianificazione della supply chain, come la pianificazione del magazzino ricambi, la pianificazione della domanda e la pianificazione della supply chain. Un software di pianificazione della supply chain che fornisce tale integrazione può semplificare notevolmente il percorso per creare piani S&OP che migliorano il servizio clienti, riducono i costi e aumentano la redditività.

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