Tech Met Inc. risparmia tempo e denaro, ottenendo informazioni su magazzino ricambi e ricavi con Plex ERP

Niente più basato su cloud e carta

Situata a soli 16 chilometri a sud-ovest di Pittsburgh, Tech Met Inc. è un'azienda di lavorazione chimica che serve principalmente i mercati medicale e aerospaziale. L'azienda è di proprietà al 100% dei dipendenti dal 2015, quando è passata a un Employee Stock Ownership Plan (ESOP) dopo il pensionamento del fondatore, Gary Reed. Con i valori principali di onestà, equità e duro lavoro, ogni membro del team di Tech Met è impegnato nel successo dell’organizzazione.

In qualità di provider Internet, Tech Met occupa una posizione unica nel settore chimico e dei metalli. L'azienda riceve solitamente i componenti dai propri clienti, rigenera il materiale in base alle stampe fornite e restituisce il prodotto. La base clienti è diversificata; i clienti possono avere un solo componente o centinaia. Nel suo complesso, Tech Met gestisce migliaia di componenti e tenere traccia di ogni pezzo, insieme alla sua specifica storia di lavorazione, è fondamentale.

Tech Met si è espansa rapidamente in pochi anni, passando da una manciata di clienti a clienti di grandi nomi. Pur essendo un traguardo da festeggiare, l’azienda sapeva di aver bisogno di un sistema per sostenere il proprio successo. Desiderosa di migliorare, Tech Met ha ascoltato i feedback

dei propri clienti e sapeva che era il momento di iniziare a cercare un sistema ERP moderno. L’azienda aveva chiari punti critici che il nuovo sistema doveva affrontare: mancanza di digitalizzazione, visibilità sul reparto produttivo e dati in tempo reale. Non esisteva una fonte unica di informazioni da cui l’azienda potesse operare e la maggior parte dei processi veniva tracciata attraverso vari fogli di calcolo. Idealmente, il nuovo sistema ERP avrebbe dovuto connettere digitalmente la forza lavoro e fornire chiarezza sulla produzione.

In qualità di appaltatore aerospaziale, Tech Met è tenuta a conservare i documenti di produzione e qualità per un massimo di 30 anni. Si tratta di una grande quantità di documenti da conservare per qualsiasi azienda, soprattutto quando sono principalmente cartacei. Alcuni documenti erano archiviati fuori sede e potevano essere difficili e richiedere molto tempo per essere recuperati. Senza un sistema ERP digitale, la visibilità della produzione era fornita solo a voce: anche se Tech Met ha un team impegnato e di talento, c’erano possibilità che alcuni dettagli sfuggissero. Era chiaro che l’azienda aveva bisogno di trasformarsi digitalmente e di sviluppare un sistema gestionale affidabile su cui dipendessero sia i dipendenti che i clienti.

Un percorso di implementazione inaspettato

Prima di prendere qualsiasi decisione, Tech Met ha costituito una piccola task force incaricata di trovare la migliore soluzione ERP per l’organizzazione. La ricerca ha previsto diverse fasi di valutazione, la revisione di varie soluzioni disponibili sul mercato e la verifica della loro capacità di soddisfare le crescenti esigenze dell’organizzazione.

Dopo una raccomandazione del loro provider Internet, l’organizzazione ha puntato su Plex: è stato l’approccio pratico di Plex a distinguere il loro software dalla massa. Con l’aiuto di System Integrator (SI) Control+M Solutions, Tech Met ha partecipato a demo che hanno mostrato come Plex potesse inserirsi nella loro infrastruttura esistente. Il valore di Plex è stato chiaramente dimostrato a Tech Met e l’organizzazione era ansiosa di andare avanti con la soluzione di produzione intelligente basata su cloud.

Il progetto di implementazione di Plex è iniziato ufficialmente all’inizio del 2020, con un team dedicato a facilitare il processo. Tech Met ha anche lavorato con un project manager di Control-M Solutions, che ha svolto un ruolo fondamentale nel loro percorso di implementazione. Nonostante tutte le parti fossero allineate, l’implementazione di Tech Met ha subito una brusca svolta a causa della pandemia globale di COVID-19. Considerata un’attività essenziale, Tech Met è stata obbligata dal governo a rimanere aperta. Ciò ha creato priorità contrastanti e l’organizzazione ha dovuto affrontare sfide senza precedenti: di conseguenza, la tempistica iniziale di implementazione è stata ritardata. Un’organizzazione piccola ma potente, Tech Met ha continuato a spingere avanti nonostante l’incertezza.

Nel 2021, mentre l’azienda iniziava a riprendersi dalla pandemia, Tech Met ha rinnovato il proprio impegno per il go-live con Plex. L’azienda ha nuovamente collaborato con Control+M Solutions per rimanere in linea con i tempi e garantire una transizione senza interruzioni al nuovo sistema ERP. Il compito più grande è stato capire come trasferire i dati dei clienti dal sistema attuale a Plex: è diventato subito evidente che avere router di processo individuali per ogni parte non era fattibile. Invece, Tech Met ha trasferito in blocco i passaggi di produzione. Questa decisione ha accelerato l’implementazione e ha generato un progresso positivo del progetto. Attualmente, ci sono oltre 2000 parti in Plex e altre ancora da aggiungere mentre Tech Met continua a integrare i propri processi. Anche se il percorso di implementazione è stato più lungo del previsto, Tech Met è riuscita a completare il go-live il 2 ottobre 2023.

Successo semplificato con Plex

Nell’ultimo anno, Tech Met ha sperimentato numerosi vantaggi dalla migrazione a Plex. In precedenza, Tech Met utilizzava principalmente documenti cartacei e i documenti importanti erano archiviati in più luoghi. Ora, i documenti di produzione e qualità possono essere consultati in tempo reale attraverso Plex e, grazie alla natura basata su cloud di Plex, questi documenti possono essere consultati ovunque.

Uno dei maggiori miglioramenti è stata la visibilità di Tech Met sui ricavi e l’automazione della fatturazione ai clienti. Prima di Plex, la fatturazione della produzione richiedeva più di un mese per essere completata. Ora, la chiusura della produzione richiede solo pochi giorni. Inoltre, Tech Met può fatturare i clienti istantaneamente dopo la spedizione di un lavoro. Quando la fatturazione veniva eseguita manualmente, la generazione delle fatture per i clienti poteva richiedere più di una settimana o più. Con Plex, questo non accade più, permettendo all’azienda di risparmiare denaro e di realizzare i ricavi.

In generale, i dati sono ora sia accurati che facilmente accessibili. In passato, a causa della mancanza di informazioni, il magazzino ricambi poteva rimanere inutilizzato e non assegnato a un lavoro. Ora che i dipendenti hanno una visione migliore dei prodotti presenti nelle strutture, possono utilizzare in modo più efficiente il magazzino ricambi disponibile. Questa visibilità ha creato una cultura di fiducia all’interno di Tech Met, conquistando anche i dipendenti più scettici dell’azienda. Coloro che avevano già lavorato con sistemi ERP si sono adattati rapidamente e con relativa facilità a Plex. Se altri avevano bisogno di un po’ più di tempo, era semplicemente perché il cambiamento richiede una regolazione.