Green Tokai rafforza visibilità, qualità e magazzino ricambi con i dati in tempo reale di Plex ERP

Basata su carta e bassa tecnologia

Green Tokai (GTC) ha iniziato a operare nel maggio del 1988. Da allora, l'organizzazione globale si è espansa includendo tre impianti aggiuntivi a Brookville, OH, e un impianto di produzione a Maysville, KY. Pur espandendosi e facendosi un nome nel mondo della produzione automotive, GTC operava all'interno di un modello a bassa tecnologia, facendo affidamento principalmente su due sistemi software e su fogli di calcolo Excel. Le attività nel reparto produttivo venivano condotte manualmente, con clipboard e carta che servivano come strumenti principali per coordinare i centri di lavoro dell'organizzazione. Anche la reportistica di produzione era basata sulla carta, il che portava a ritardi nell'inserimento dei dati nel modello ERP esistente.

Inoltre, molti centri di lavoro di GTC non disponevano di infrastrutture PC, ostacolando l'integrazione digitale e l'accesso ai dati in tempo reale. Nonostante l'uso sporadico, il sistema ERP in uso serviva principalmente a funzioni di back-office, il che si traduceva in una mancanza di collegamento tra i dati master e i risultati operativi.

Green Tokai ha dovuto affrontare anche diverse sfide che hanno avuto un impatto sulle operazioni. Le limitate capacità di monitoraggio e gestione del magazzino ricambi hanno ridotto la capacità dell'organizzazione di mantenere livelli di stock accurati.

La mancanza di dati in tempo reale ha comportato inefficienze operative e ha influito negativamente sui processi decisionali tempestivi. Il monitoraggio della qualità era inoltre frammentato, basato su una combinazione di portali per i clienti e fogli di calcolo. La documentazione manuale dei controlli di qualità su carta ha ulteriormente complicato i processi di analisi e recupero, nonostante il rispetto dei requisiti di base.

Spinta da queste sfide, Green Tokai ha avviato la ricerca di un nuovo sistema ERP. L'azienda ha riconosciuto la necessità di disporre di dati in tempo reale per migliorare la visibilità e stabilire un'unica fonte attendibile in tutte le sue operazioni. Inoltre, le tendenze del settore, tra cui un aumento della domanda dei clienti per la tracciabilità seriale e il monitoraggio della qualità, hanno sottolineato l'urgenza di una soluzione completa che soddisfacesse i requisiti in evoluzione riducendo al contempo i processi manuali.

Alla fine, Plex è emerso come la scelta preferita per il nuovo sistema ERP di Green Tokai, dopo una raccomandazione da parte di un cliente esistente. La struttura dei costi di Plex e l'approvazione da parte di un importante attore del settore ne hanno fatto una soluzione convincente per affrontare le sfide di GTC.

Una campagna per il successo

L’adozione del sistema è stata una priorità assoluta per tutto il team durante il processo di implementazione. Per aumentare la consapevolezza, sono stati distribuiti ampiamente dei volantini prima dell’inizio dell’implementazione di Plex e sono stati tenuti regolari incontri settimanali con i responsabili dei dipartimenti per garantire che gli aggiornamenti sui progressi fossero prontamente disponibili. Il coinvolgimento pratico nelle discussioni sulla configurazione, la progettazione e la formazione ha anche permesso ai membri del team di Green Tokai di comprendere i vantaggi di Plex molto prima dell’inizio dell’implementazione.

L’implementazione di Plex in Green Tokai ha coinvolto diversi dipartimenti e individui in tutta l’organizzazione, insieme al partner di implementazione di Plex, Revolution Group. Inizialmente, un aspetto principale del team di circa sei membri ha guidato il processo di implementazione prima che fosse esteso a tutti i 13 dipartimenti, ognuno con super utenti primari e secondari designati.

Questi super utenti erano responsabili del coordinamento delle attività dipartimentali, della conduzione delle sessioni di formazione e della preparazione all’implementazione in tutti gli impianti di GTC.

I leader dei team che supervisionavano i vari centri di lavoro hanno anche garantito che i loro operatori ricevessero una formazione adeguata e, dopo l’implementazione, questi operatori hanno dimostrato una grande intraprendenza, esplorando le funzionalità del sistema oltre la loro formazione iniziale.

Riflettendo sulla loro esperienza di implementazione, Green Tokai ha identificato le aree che gestirebbe diversamente se dovesse affrontare nuovamente il processo. Guardando indietro, Green Tokai avrebbe voluto fornire più tempo per la formazione dei collaboratori del reparto produttivo. Si prevedeva che ci sarebbe stata una curva di apprendimento a livello aziendale dopo l’implementazione. Anche con la curva di apprendimento, Green Tokai ha implementato con successo Plex ed è entrata in funzione il 1° giugno 2023.

Miglioramenti immediati e prospettive future

L’adozione di Plex ha portato a miglioramenti significativi nelle operazioni di Green Tokai. La transizione stessa ha richiesto un aggiornamento dell’infrastruttura, che ha portato a un aumento dei PC nel reparto produttivo. Questo non solo ha sostituito molti dei processi cartacei esistenti, ma ha anche aumentato la visibilità generale per i collaboratori del reparto produttivo. L’utilizzo del pannello di controllo Plex ha anche permesso agli operatori di Green Tokai di accedere alla reportistica di produzione in tempo reale, migliorando la visibilità e consentendo la misura di metriche di successo operativo come l’OEE (Overall Equipment Effectiveness).

Con Plex, GTC è passata a una cultura del miglioramento continuo. La maggiore visibilità e tracciabilità hanno facilitato i miglioramenti basati sui dati in tempo reale, promuovendo un approccio più proattivo alla risoluzione dei problemi e consentendo decisioni aziendali più tempestive. Il passaggio da un sistema manuale basato su carta a Plex ha permesso a GTC di rispondere prontamente alle esigenze dei suoi fornitori e clienti, migliorando l’agilità operativa e la competitività complessiva sul mercato.

Inoltre, Plex ha facilitato la serializzazione a tutti i livelli di magazzino ricambi, consentendo una migliore gestione del magazzino ricambi attraverso conteggi ciclici intelligenti e il monitoraggio delle posizioni. Green Tokai ora allega documenti alle transazioni, garantendo l’accuratezza delle transazioni.