Tutti a bordo per garantire il successo dell’implementazione di Plex per Harvest Food Group, aumentando l’accuratezza e le informazioni sulla produzione

Superare gli ostacoli alla produzione

Harvest Food Group è stata fondata nel 1999 dal duo padre e figlio, Philip e Jason Eckert, con solo due telefoni e un modem dial-up. Nel corso degli anni, HFG si è evoluta fino a diventare un produttore leader nel settore alimentare e delle bevande, impegnato a creare prodotti con ingredienti puliti e accuratamente selezionati da coltivatori di tutto il mondo. Con l’ampliamento del portafoglio di Harvest Food Group, che ha incluso start-up a conduzione familiare, fornitori internazionali e tutto ciò che si trova nel mezzo, l’azienda ha riconosciuto una lacuna nel suo sistema cartaceo esistente. Sebbene questo modello tracciasse gli articoli prodotti e la finanza aziendale, era comunque limitato nelle sue capacità.

Un problema significativo si distingueva: il vecchio sistema richiedeva la conferma manuale delle fatture nell’ultimo giorno di ogni mese. Di conseguenza, il team doveva eseguire tutti i report la sera prima dell’inizio di un nuovo mese, costringendo Harvest Food Group a interrompere la produzione durante questo tedioso processo. Nei casi in cui la produzione iniziava troppo presto, la generazione dei report ricominciava da capo. Questo periodo richiedeva anche che i dipendenti della finanza rimanessero in sede fino a tardi per garantire il completamento delle fatture. Questo sistema non era solo impegnativo per il team, ma rappresentava anche un peso per l’azienda.

Con così pochi record presenti nel sistema attuale, i richiami e le situazioni che richiedevano informazioni storiche lasciavano i dipendenti sparsi, alla ricerca tra scatole di file cartacei. Harvest Food Group non aveva alcuna visibilità sul reparto produttivo, quindi, sebbene potessero vedere quando le linee di produzione erano in funzione, i dettagli aggiuntivi erano scarsi. C’erano anche significative lacune nei dati a causa dei tempi di fermo macchina registrati manualmente: questa mancanza di visibilità e digitalizzazione rendeva l’OEE un sogno irrealizzabile per il team di Harvest Food Group.

Allineamento aziendale per un go-live senza intoppi

A causa della mancanza generale di responsabilità e dell'integrità dei dati, unita al desiderio di un sistema più avanzato che potesse crescere con loro man mano che l'azienda si evolveva, Harvest Food Group ha deciso di implementare Plex ERP e Plex MES. Il sistema originale non era più in grado di soddisfare le crescenti esigenze dell'azienda, quindi il team di HFG aveva grandi speranze nella capacità di Plex non solo di colmare le lacune esistenti, ma anche di far progredire l'azienda con ulteriori miglioramenti.

All'inizio dell'implementazione, Harvest Food Group ha lavorato insieme a un project manager di Plex per rimanere in linea con il progetto. A tutti i dipendenti è stato concesso l'accesso all'ambiente di formazione Plex, che ha fornito loro istruzioni passo passo per l'implementazione. Il team ha anche utilizzato un diagramma di Gantt che illustrava in dettaglio il processo di go-live in 16 fasi, suddiviso sia per reparto che per modulo all'interno di Plex. Questi strumenti hanno fornito una visione completa delle aspettative e delle linee guida necessarie per implementare con successo Plex.

La data di go-live iniziale di Harvest Food Group è stata posticipata di cinque mesi per garantire che il team fosse ben preparato e completamente a proprio agio con Plex prima di completare il processo. Diversi membri del team sono stati direttamente coinvolti man mano che veniva implementato ogni modulo, testando le operazioni e garantendo l'accuratezza dei dati prima di passare alla fase successiva del processo. Ciò ha permesso una comprensione approfondita di Plex attraverso ogni fase dell'implementazione, consolidando la decisione di andare live più tardi rispetto a quanto inizialmente previsto. Harvest Food Group è passato con successo a Plex nell'agosto 2018 e ha persino deciso di disattivare l'accesso al vecchio sistema al termine dell'implementazione, assicurando che tutti i dipendenti fossero completamente su Plex.

Successo aziendale collaborativo

Harvest Food Group ha registrato miglioramenti significativi dall’implementazione di Plex. I problemi più urgenti erano i fermi di produzione, che si verificavano una volta al mese per le fatture manuali e un’ulteriore settimana all’anno per i conteggi completi del magazzino ricambi. Da quando ha implementato Plex, Harvest Food Group non ha più subito fermi macchina per completare questi processi. Anche l’invecchiamento dei crediti (AR) è diminuito dal 5% all’1,6%, il che indica che l’azienda è ora in grado di incassare i crediti in modo più efficiente. Con Plex, HFG dispone ora di dati storici e di informazioni sulla produzione in tempo reale, che consentono al team di essere flessibile e di gestire qualsiasi esaurimento di materie prime o eccesso. Inoltre, Harvest Food Group ha visto aumentare l’accuratezza del conteggio del ciclo dal 6% al 98%, il che ha drasticamente migliorato la gestione del magazzino ricambi e ha contribuito a ridurre il lavoro manuale.

Inizialmente, i dipendenti erano riluttanti a fidarsi di Plex a causa dei dati inaffidabili forniti dal sistema precedente. Nel tempo, questa sfiducia è stata alleviata grazie alla maggiore tracciabilità e ai dati in tempo reale di Plex. Il team può ora vedere risultati immediati e si è allineato meglio all’obiettivo condiviso di trovare nuove soluzioni mentre Harvest Food Group continua a migliorare la digitalizzazione dello scarto e dell’OEE.