Floracraft

La soluzione: come Plex ha fatto fiorire l'azienda

Con questo in mente, il team di gestione di FloraCraft si è reso conto che la tecnologia esistente non era in grado di soddisfare le esigenze dei clienti. Il sistema precedente dell'organizzazione consisteva in un ERP MXP che forniva report finanziari e di produzione stampati che venivano semplicemente inviati per l'archiviazione. Utilizzavano anche WHSe-LINK di Interlink Technologies per gestire le operazioni del magazzino, aggiornando i dati su MXP con un ritardo di cinque minuti. Il loro magazzino ricambi non era serializzato, il che portava a imprecisioni che si aggravavano durante la trasmissione dei dati tra i due sistemi.

In definitiva, FloraCraft aveva una visione molto limitata delle sue reali capacità operative e della sua situazione finanziaria, ma qual era la risposta? La tecnologia. Scatena spiega: “Consideriamo l’IT come aspetto principale della nostra attività e vogliamo sfruttare appieno le sue capacità per migliorare il processo, creare una differenziazione competitiva e contribuire alla crescita della nostra azienda.”

Così il team ha iniziato a selezionare un nuovo ERP che potesse fornire una visione unica della loro attività end-to-end, dal momento in cui le materie prime venivano consegnate al momento in cui venivano prodotti i report finanziari.

Mettere alla prova Plex

"Abbiamo esaminato attentamente le nostre opzioni, partecipando a dimostrazioni di ERP alternativi, tra cui Epicor, NetSuite e Microsoft Dynamics", afferma Scatena. "Alla fine, Plex si è rivelato molto più adatto a noi. Aveva tutti i processi di cui avevamo bisogno integrati in un'unica soluzione. E quando l’abbiamo visto in funzione negli ambienti di produzione presso i siti dei clienti Plex e anche in un’altra azienda manifatturiera, Whitehall Industries, dall’altra parte della città, abbiamo deciso che era la soluzione perfetta per noi".

In particolare, a FloraCraft è piaciuto il fatto che la Plex Smart Manufacturing Platform fosse una vera soluzione cloud. Ogni utente lavorava con la versione sempre aggiornata del software, quindi non c’erano problemi di controllo delle versioni o di funzionalità mancanti. "Abbiamo solo due addetti IT a FloraCraft, quindi non dover gestire server e software aggiuntivi è un vero vantaggio per noi, così come il minimo overhead richiesto per aggiornare le versioni o gestire le licenze ERP!"

Test, test e ancora test…

Sapendo quanto sarebbe stato significativo questo cambiamento per le loro operazioni e riconoscendo la natura a margine basso/alto volume dell’azienda, il team di gestione di FloraCraft ha progettato un piano di test e formazione specifico per mitigare i rischi, rendere il passaggio completamente senza interruzioni e proteggere l’integrità della produzione.

Scatena descrive cosa è successo: "Abbiamo deciso di portare online prima il modulo Time & Attendance in modo che il personale delle risorse umane, i supervisori e i dipendenti potessero abituarsi al software. Successivamente, abbiamo testato il funzionamento di alcuni dei nostri processi più complessi, imparando ogni nuovo modulo con il nostro project manager di Plex. Abbiamo pensato che se l'applicazione funzionava senza interruzioni per fornire prodotti che richiedono fino a sei passaggi, tutto il resto sarebbe stato una passeggiata".

"Questa fase di test ci ha dato in realtà alcuni vantaggi inaspettati", afferma Scatena. "Ci ha permesso di abbandonare i nostri vecchi processi, di liberarci delle vecchie abitudini e di ricominciare da capo. Mentre costruivamo i livelli di complessità testando Plex in tutta l'organizzazione, dalla ricezione delle merci alla spedizione e alla fatturazione, spesso scoprivamo opportunità per migliorare il nostro modo di lavorare".

Coinvolgimento dei dipendenti

Per quanto potente possa sembrare un software, può fornire valore solo se gli utenti lo utilizzano. Il direttore IT di FloraCraft, Wally Cain, era preoccupato per il basso livello di competenze IT tra i lavoratori del reparto produttivo e se questo potesse effettivamente rappresentare un ostacolo all’implementazione di Plex.

"Se eventuali futuri clienti di Plex sono preoccupati per il modo in cui la loro forza lavoro si adatterà alla Plex Smart Manufacturing Platform, direi loro di non preoccuparsi", rassicura. "Poiché la maggior parte dei nostri processi produttivi era basata su carta, pochissime persone erano utenti IT esperti. Abbiamo messo in atto una formazione intensiva, anche su come usare un mouse, e nel giro di poche settimane tutto il nostro personale del reparto produttivo utilizzava Plex molto bene".

• Lo sviluppo di prodotti redditizi è ora molto più semplice grazie ai dati in tempo reale che FloraCraft può ricavare da Plex, e questo sta aiutando il team dirigenziale a prendere decisioni migliori e più rapide sui prodotti in cui investire per il futuro.

• Il processo decisionale è migliore grazie allo strumento di business intelligence di Plex. Questo permette ai manager di ottenere informazioni da tutti i reparti e anche il personale operativo ne trae vantaggio. Scatena illustra i meriti: “Creare dashboard di produzione che i collaboratori possono consultare con dati come tassi orari, tassi di riempimento e metriche di spedizione, tutto in tempo reale, è qualcosa che prima potevamo solo sognare ed è qualcosa che sta davvero motivando il nostro personale.”

“In definitiva, abbiamo creato un rapporto fantastico con Plex”, conclude Scatena. “Abbiamo avuto un ottimo project manager e, dopo l’implementazione, Plex ci ha trasferito al team di Customer Care. Siamo stati anche in grado di creare rapporti stretti con gli specialisti EDI, HR e contabilità, quindi siamo riusciti a ottenere più valore da questi moduli.”

“Le persone di Plex sono diventate i nostri partner, non i nostri fornitori”, ha detto Scatena. “Erano disposti a esplorare nuove idee e ad aggiungere funzionalità. Non c’è nulla che abbiamo chiesto loro di fare a cui abbiano detto ‘no’. Il loro continuo coinvolgimento ci dà grande fiducia riguardo alla nostra capacità di crescere e soddisfare le richieste dei nostri clienti.”

In futuro, FloraCraft completerà l’implementazione di Plex attivando il modulo di manutenzione e implementando ulteriori funzionalità Plex nelle loro strutture in Messico.