L’importanza di gestire efficacemente il magazzino ricambi delle materie prime

Nel mondo di oggi, il sistema di fornitori, attività e dati necessari per l’approvvigionamento, la produzione e la consegna dei prodotti ai clienti è sempre più complesso. E la supply chain rappresenta i passaggi necessari per realizzare tutto ciò. Ma man mano che le aziende produttrici si espandono a livello globale per ottenere i costi di materie prime e operativi più bassi, la gestione della supply chain è diventata sempre più difficile.

Un componente fondamentale di qualsiasi supply chain è rappresentato dalle materie prime, ovvero i materiali non lavorati, i componenti o i gruppi parzialmente finiti necessari per costruire o produrre un prodotto. Questi sono sia i mattoni di base che il punto di partenza per qualsiasi prodotto finale e garantire un’adeguata fornitura e una corretta gestione delle materie prime è fondamentale. Inoltre, rappresentano un investimento che incide sul flusso di cassa e sulla salute finanziaria di un’azienda, poiché il costo viene sostenuto al momento dell’acquisizione ed è elencato come attività corrente nel bilancio di un’azienda. Di conseguenza, è importante utilizzare le migliori pratiche per la gestione del magazzino ricambi delle materie prime.

Fondamenti delle materie prime

Esistono due sottocategorie di base delle materie prime.Materie prime direttesono quelle che vengono incorporate nel prodotto finale. Mentrematerie prime indirette (spesso indicate come forniture o materiali di consumo) non sono incluse nel prodotto finale ma comprendono elementi come oli, stracci, detergenti, pennarelli, guanti, materiale di supporto e molti altri articoli utilizzati nella realizzazione degli articoli di magazzino ricambi finali. Entrambi i tipi devono essere inclusi nella pianificazione dei materiali per garantire la disponibilità di materiale sufficiente a costruire il numero richiesto di unità in base alla posizione di vendita o alla proiezione delle vendite. È inoltre fondamentale pianificare qualsiasi “scorta di sicurezza” stabilita per far fronte a criticità di qualità, resi o buffer contro improvvisi aumenti della domanda.

La pianificazione dei materiali è la metodologia utilizzata per determinare i requisiti e le quantità di materie prime per implementare il processo produttivo. Molte organizzazioni utilizzano i tradizionali sistemi di MRP per aiutare a calcolare i requisiti per il mix di prodotti attuale. La pianificazione dei materiali può anche includere dati basati sui consumi passati. E in molti casi, anche se è sempre meglio calcolare che prevedere, la pianificazione dei materiali può includere previsioni dovute alla stagionalità, alla volatilità del mercato o ad altri fattori esterni.

L’approvvigionamento è anche un elemento fondamentale per mantenere il corretto livello di magazzino ricambi delle materie prime. Man mano che si delineano i requisiti dei materiali, l’approvvigionamento deve coordinare il flusso dei materiali nel processo produttivo in tempo e nelle giuste quantità. E in un’economia globale che utilizza supply chain molto estese, questo non è un compito facile.

I fattori che complicano l’approvvigionamento e quindi l’afflusso di materie prime includono:

• Lead time:Il lead time può influire sulla consegna a seconda di ciò che viene acquistato. In alcuni casi, come nel caso di sottogruppi complessi o componenti elettronici, i lead time dei componenti del fornitore per il loro ciclo produttivo saranno un fattore necessario da considerare.
• Modalità di produzione: La modalità di produzione di un’organizzazione può anche influenzare il piano di approvvigionamento e il livello delle materie prime. Per i prodotti Make to Stock (MTS), è possibile utilizzare modelli coerenti e consolidati per pianificare l’approvvigionamento. Ma per i prodotti Make to Order (MTO), dove le materie prime non vengono acquistate fino a quando non sono necessarie, l’approvvigionamento delle materie prime è più episodico. Di conseguenza, vengono adottate pratiche e aspettative diverse per mantenere un livello adeguato di magazzino ricambi che permetta alla produzione di rimanere costante.
• Tratti lunghi/corti della supply chain: Una realtà dell’economia dell’approvvigionamento globale è che l’approvvigionamento è ulteriormente complicato da tratti lunghi e corti della supply chain. Gli acquirenti di materie prime devono bilanciare i materiali di provenienza locale con requisiti minimi bassi rispetto ai materiali acquistati da fornitori esteri che probabilmente comporteranno requisiti minimi più elevati. Ciò complica ulteriormente il costo delle materie prime, poiché i “costi a destino” devono essere considerati nella struttura dei costi, se non nella valutazione delle materie prime. Questo crea uno squilibrio tra materie prime a basso e alto volume che deve essere gestito attentamente.

Monitoraggio del magazzino ricambi delle materie prime

Tutti questi fattori entrano in gioco e sottolineano l’importanza del monitoraggio del magazzino ricambi delle materie prime. Essendo una parte fondamentale di un ecosistema delicatamente bilanciato, la gestione del magazzino ricambi delle materie prime può determinare il successo o il fallimento della supply chain. Poiché il piano dei materiali e l’approvvigionamento si coordinano per fornire le materie prime, ci sono diverse criticità da monitorare e gestire con attenzione:

Eccesso di magazzino ricambi

L’eccesso di magazzino ricambi può derivare da molti fattori al di fuori del tradizionale rallentamento nella posizione degli ordini, tra cui:

• Previsioni eccessivamente ottimistiche da parte delle vendite.
• Arrivi anticipati rispetto ai lead time indicati da fornitori esteri di grandi volumi.
• Miscalcolo della scorta di sicurezza basato su dati storici non più validi o sull’istinto dei pianificatori.

Carenza di magazzino ricambi

La carenza di magazzino ricambi può essere causata da diversi fattori e minacciare la produttività attraverso l’interruzione del lavoro. Questi fattori includono:

• Previsioni sottostimate a causa di tendenze stagionali non rilevate.
• Lead time più lunghi rispetto a quelli preventivati a causa di maltempo, o di problemi di spedizione, dogana o trasporto non considerati nel piano dei materiali.
• Esaurimento di materie prime da parte di fornitori “a tratto corto” che possono essere locali ma non hanno abbastanza tempo per reagire quando gli ordini aumentano, poiché i pianificatori e i programmatori rimandano questi acquisti su base più JIT.

Criticità di qualità e conformità

La gestione della qualità e la tracciabilità dovrebbero essere integrate in qualsiasi supply chain. Ma quando non lo sono, i rifiuti di qualità per le materie prime possono causare gravi esaurimenti di materie prime o costi maggiori a causa dell’urgenza nelle consegne. Le criticità di conformità sono anche una criticità per gli assemblaggi e i sottoassiemi di parti come elettronica e componenti automobilistici, dove la tracciabilità completa è spesso regolata dal governo del paese di destinazione.

Queste criticità sono importanti per qualsiasi organizzazione, ma le piccole e medie organizzazioni spesso si trovano ad affrontare un livello di esposizione maggiore quando le materie prime non sono gestite adeguatamente. Ogni variabile aggiunge costi attraverso maggiori costi di magazzino ricambi, manodopera aggiuntiva o produzione interrotta. E molte organizzazioni PMI non dispongono del flusso di cassa e delle risorse riservate per recuperare l’eccesso di magazzino ricambi né delle risorse per accelerare quando si trovano di fronte a esaurimento di materie prime. Inoltre, le competenze impiegate nelle PMI possono essere una criticità, poiché queste funzioni possono spesso essere svolte da personale che “indossa molti cappelli” e svolge diverse attività.

Superare le criticità con la gestione dati

Per rispondere alle criticità della gestione moderna del magazzino ricambi all’interno di una supply chain globale, le organizzazioni dovrebbero valutare la propria metodologia. Se la frequenza ottimale per l’ordinazione delle materie prime viene determinata utilizzando una combinazione di fogli di calcolo disparati e una raccolta di “conoscenze tribali”, è possibile che l’organizzazione non sia in grado di gestire la complessità della gestione delle materie prime. Allo stesso modo, se il calcolo dei livelli di scorta di sicurezza e di buffer non è coerente e non è formalizzato o basato sui dati, è probabile che si verifichino esaurimenti di materie prime. Infine, se i calcoli utilizzati per generare il piano dei materiali e procurare le materie prime non sono realmente un “calcolo”, ma consistono in molteplici fogli di calcolo incompleti e sovrapposti, ci saranno lacune nel magazzino ricambi di vari gradi. Fortunatamente, con l’aumento della complessità della supply chain moderna, i software di gestione dati sono maturati per aiutare a formalizzare e gestire il magazzino ricambi delle materie prime, ottimizzare il controllo del magazzino ricambi ed eliminare queste lacune.

Il software per una gestione dati efficace del magazzino ricambi delle materie prime dovrebbe avere diverse funzionalità chiave:

• Pianificazione e previsioni: I software di pianificazione di oggi possono combinare ordini fissi con previsioni. Combinando gli elementi che possono essere calcolati e computati con quelli più soggettivi delle previsioni, la gestione del magazzino ricambi è meno soggetta a picchi e esaurimenti di materie prime.
• Gestione basata sui dati: Il software di pianificazione può aiutare a spostare la capacità di calcolo di un’organizzazione per il magazzino ricambi da molteplici fogli di calcolo a potenti modelli computazionali che possono essere visualizzati in base ai requisiti di produzione. Dati storici, ordini confermati attuali e vendite previste possono essere incorporati con un clic.
• Dati analitici avanzati:Oggi il software può anche offrire dati analitici avanzati per calcolare le quantità economiche di ordine e tenere conto dei lead time e dei livelli di magazzino ricambi necessari per supportare gli ordini esistenti e previsti. I sistemi moderni supportano anche la reportistica per ricavi, costi, unità e altre configurazioni per fornire ai decisori strumenti accurati per abbandonare le decisioni basate sull’istinto e i piani arcaici basati su fogli di calcolo.
• Riduzione dei costi: Con il giusto software di pianificazione, le materie prime possono essere gestite e ottimizzate a livello professionale, riducendo i costi complessivi del magazzino ricambi del 25% o più. Monitorare il magazzino ricambi delle materie prime può fornire un vantaggio competitivo significativo, oltre che un vantaggio in termini di costi per la maggior parte delle organizzazioni.

Con le criticità che devono affrontare le piccole e medie organizzazioni, mentre le supply chain globali continuano a diventare sempre più complesse, i software basati sui dati e in grado di fornire dati analitici avanzati, comePlex Supply Chain Planning, sono la migliore opzione per gestire il magazzino ricambi delle materie prime senza perdere il controllo.