La differenza tra S&OP e budgeting e perché è importante

L’analogia più semplice per comprendere la differenza tra pianificazione delle vendite e delle operazioni e budgeting è pensare alla vostra azienda come a una partita di football. Prima dell’inizio di una partita, gli allenatori elaborano un piano, composto da varie azioni, per battere la concorrenza. Chiameremo questo piano il “budget”.

Durante la partita si verificheranno eventi non pianificati (ad esempio, cambi di possesso, infortuni, nuove giocate della squadra avversaria non considerate). In risposta a questi sviluppi imprevisti, lo staff tecnico dovrà apportare delle modifiche al piano originale per rimanere sulla strada della vittoria.

Nel business non è diverso. Prima dell’inizio di un nuovo anno fiscale, il team di gestione dell’azienda sviluppa quello che ritiene essere un piano vincente (cioè il budget), ma quando le cose non vanno esattamente secondo i piani, saranno necessarie delle correzioni di rotta. Il valore dell’S&OP è che fornisce una piattaforma per apportare tali aggiustamenti periodici al piano, per aiutare l’azienda a raggiungere o superare l’obiettivo originale (ovvero il budget).

S&OP e budgeting: definizioni

Prima di entrare nei dettagli, definiamo i termini. Il processo di budgeting — tipicamente svolto annualmente — stabilisce una proiezione statica vincolata nel tempo. Definisce il piano di vendita e, di conseguenza, la struttura dei costi per raggiungere l’obiettivo dell’anno. In confronto, il processo di pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP) si concentra su revisioni periodiche dei piani di domanda e offerta in cui vengono identificate le variazioni e apportate modifiche incrementali al piano nel corso dell’anno. Si può pensare al processo S&OP come a un processo di budgeting annuale svolto mensilmente, su base continuativa di 12 mesi.

Qual è la confusione tra S&OP e budgeting?

Nelle aziende gestite in modo tradizionale, dove non viene utilizzato l’S&OP, può esserci una revisione mensile del conto economico (profitto e perdita) in cui si discutono le variazioni, ma raramente si discute su come il piano dovrebbe essere modificato in base alle variazioni identificate. In questo tipo di organizzazioni, quando si opera contro un piano irrealistico, invece di rielaborare i numeri per garantire l’allineamento in tutta l’azienda, il team di gestione spesso continua ad andare avanti sperando che la situazione migliori.

A rafforzare questa disconnessione, i manager possono talvolta trovare difficile adeguare il proprio piano in base alle informazioni emergenti, soprattutto quando i risultati effettivi sono inferiori al budget e sono coinvolti gli investitori. L’idea di ridurre il piano è vista come una concessione al fallimento piuttosto che come un mezzo per ottenere il controllo. La paura di far scendere il prezzo delle azioni o di allertare il banco è un deterrente al cambiamento. Sfortunatamente, se il team segue il budget indipendentemente da ciò che accade intorno a loro, è destinato a un cattivo risultato.

Questa è la causa di origine della confusione tra budgeting e pianificazione delle vendite e delle operazioni. Come può un’azienda attenersi a un budget fisso e allo stesso tempo apportare modifiche al piano a metà anno?

Budgeting e S&OP: come lavorano insieme

Il punto critico è che una modifica incrementale al piano non significa che il budget cambi. Piuttosto, si tratta di una nuova linea che mostra la realtà aggiornata andando avanti. Il budget, nella maggior parte dei casi, rimarrà lo stesso per tutto l’anno, ma il piano di vendita e operazioni (S&OP) sarà una nuova proiezione che guida l’azienda in avanti in base alla nuova realtà. Poiché la pianificazione delle vendite e delle operazioni viene solitamente aggiornata mensilmente come proiezione continuativa di 12 mesi, il budget diventa l’obiettivo iniziale di vendite e costi per l’anno, mentre il piano aiuta a mantenere l’azienda in movimento in risposta ai cambiamenti.

Questo, a sua volta, aiuta la direzione a gestire in modo proattivo eventi imprevisti non inclusi nel budget che potrebbero influire sui livelli di costo e di magazzino ricambi. Con ogni aggiornamento mensile successivo, viene creato un grafico a cascata che mostra come il piano si è discostato dal budget nel tempo. La differenza tra dati effettivi, piano e budget aiuta a condurre un’analisi della causa di origine per ridurre al minimo le sorprese in futuro.

Quando il processo di pianificazione delle vendite e delle operazioni funziona come dovrebbe, la differenza tra Pianificare e Budget crea le condizioni per una delle funzioni chiave del team esecutivo: la pianificazione tattica e strategica.

Processi S&OP efficaci generano risultati migliori

Se non riconoscete e non affrontate l’inaspettato, il fallimento è probabile e può comportare costi eccessivi e magazzino ricambi obsoleto, clienti insoddisfatti e livelli di ricavi in calo. Ma se presentate l’ultimo piano e c’è una differenza rispetto al budget, il processo S&OP è il forum esatto per risolvere le differenze. Il team di gestione, ora consapevole della differenza, può formulare nuove tattiche che possono aumentare le vendite e recuperare la differenza e garantire che il piano di fornitura venga seguito. Il risultato delle nuove tattiche è un nuovo piano della domanda che potrebbe produrre un valore più vicino al budget originale, ma con un piano realistico per raggiungere il risultato finale con un rischio minimo per la fornitura.

Tornando all’analogia del football, Bill Belichick, head coach dei New England Patriots, ha sottolineato questo punto durante una delle sue conferenze stampa. Ha citato Dwight Eisenhower: “Nella preparazione di una battaglia, ho sempre trovato che i piani sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile.” Il suo punto è che una buona pianificazione è importante, ma avere la capacità di adattarsi efficacemente ai cambiamenti è ancora più fondamentale per assicurarsi la vittoria. Ecco perché gli allenatori di maggior successo sono sempre preparati all’imprevisto e hanno delle contromisure pronte quando si trovano di fronte all’inaspettato.

In sintesi, il budget serve come piano di base rispetto al quale vengono misurati tutti i piani successivi. Se l’obiettivo è raggiungere il budget entro la fine dell’anno, il processo di pianificazione mensile delle vendite e delle operazioni consentirà gli aggiustamenti necessari per aiutare il vostro team a superare l’inaspettato e a rimanere in linea con l’obiettivo aziendale di fine anno.