Calcolo della scorta di sicurezza: più semplice non è sempre meglio

Cos'è la scorta di sicurezza?

La scorta di sicurezza è la quantità aggiuntiva che mantenete per ridurre il rischio di esaurire materie prime o prodotti finiti a causa di incertezze nell’approvvigionamento o nella domanda. Lo scopo della scorta di sicurezza è garantire che, una volta esaurito ciò che prevedevate di vendere in un determinato periodo (scorta ciclica), siate comunque pronti a soddisfare una domanda aggiuntiva.

Vantaggi principali della scorta di sicurezza

Nel mondo attuale, in cui i clienti sono abituati a una gratificazione immediata, la scorta di sicurezza è più di un semplice “nice to have”: è una necessità. Mantenere una scorta di sicurezza vi consente di:

1. Evitare esaurimenti di scorte per mantenere i clienti soddisfatti.
2. Compensare le imprecisioni delle previsioni e le variazioni impreviste della domanda.
3. Proteggere da variazioni impreviste nell’approvvigionamento.
4. Prevenire interruzioni nella produzione.

Avere una scorta di sicurezza a disposizione è fondamentale, ma determinare quanta scorta di sicurezza mantenere è la vera sfida. I pianificatori incaricati della gestione della scorta di sicurezza spesso la considerano una “situazione senza vincitori”. Sentono la pressione per il costo di mantenere troppa scorta, ma temono di averne troppo poca.

Calcolo della scorta di sicurezza

Poiché l’acquisto di magazzino ricambi comporta un vincolo di capitale, è estremamente importante calcolare i livelli di scorta di sicurezza con la massima precisione possibile. Ottimizzare la scorta di sicurezza riduce al minimo le interruzioni, investendo la minor quantità possibile di capitale nel magazzino ricambi. Le aziende in genere utilizzano uno dei seguenti tre metodi per calcolare la scorta di sicurezza:

• Calcolo fisso
• Calcolo basato sul tempo
• Calcolo statistico

In questo post esamineremo ciascun metodo e i relativi pro e contro.

Calcoli fissi della scorta di sicurezza

Alcune aziende scelgono di impostare un livello fisso di scorta di sicurezza per i propri prodotti. Questo valore è spesso basato sul giudizio del pianificatore o su un semplice calcolo. I calcoli fissi della scorta di sicurezza sono spesso impostati a livello aggregato e non per singolo articolo. Il vantaggio dei calcoli fissi è che non richiedono strumenti complessi. Tuttavia, il problema di questo metodo è che può portare a costi di magazzino ricambi elevati e/o a esaurimenti di scorte. Questo perché le previsioni non sono sempre accurate e la domanda non è sempre costante o simile per tutti gli articoli del gruppo aggregato. In sintesi, non tutti gli articoli sono uguali e, per questo motivo, i calcoli fissi della scorta di sicurezza spesso non sono sufficienti.

Calcoli della scorta di sicurezza basati sul tempo

Un approccio basato sul tempo per impostare i livelli di scorta di sicurezza prevede il calcolo della quantità necessaria su un periodo fisso. Oltre alla scorta ciclica, le aziende decidono di mantenere una percentuale aggiuntiva delle vendite medie giornaliere o settimanali. Ad esempio, se il lead time di un articolo è di due settimane, un’azienda può decidere di mantenere tre o quattro settimane di scorta di sicurezza per quell’articolo. I calcoli della scorta di sicurezza basati sul tempo sono relativamente semplici da eseguire e possono essere completati con strumenti come i fogli di calcolo. Il metodo può funzionare bene per molti articoli, ma mantenere un eccesso di articoli di alto valore e a bassa rotazione può immobilizzare molto capitale.

Calcoli statistici della scorta di sicurezza

Un approccio statistico per impostare i livelli di scorta di sicurezza utilizza diversi elementi di dati e teorie matematiche della probabilità. Esistono diverse formule per il calcolo statistico e tutte forniscono risultati migliori rispetto ai metodi fissi o basati sul tempo. Le formule possono considerare i seguenti parametri:

• Lead time:Di solito il lead time di produzione o del fornitore e, possibilmente, anche la variazione del lead time stesso. Se il prodotto non è disponibile dal fornitore, dovrà essere prodotto o reperito da un fornitore alternativo, con conseguente lead time maggiore.
• Variazione della domanda:Se la domanda di un prodotto è determinabile e stabile, è opportuno mantenere un basso livello di scorta di sicurezza. Se la domanda di un prodotto presenta un comportamento casuale, allora conviene mantenere un livello più elevato di scorta di sicurezza.
• Importanza aziendale e obiettivi di livello di assistenza al cliente:Se un prodotto è molto redditizio e viene venduto frequentemente, ha senso puntare a un obiettivo di alto livello di assistenza. Se un prodotto non è tra i più venduti dell’azienda, allora non ha senso pianificare un livello di assistenza così elevato.
• Posizionamento della scorta di sicurezza:Se siete produttori, dovete decidere se mantenere la scorta di sicurezza a livello di prodotto finito o di componente. Pianificare la scorta di sicurezza a livello di prodotto finito comporta costi maggiori, ma è appropriato con lead time più lunghi. Con lead time di assemblaggio o produzione molto brevi e ambienti produttivi altamente flessibili, potreste essere in grado di mantenere la scorta di sicurezza a livello di componente, con costi inferiori.

Sebbene i calcoli statistici della scorta di sicurezza offrano i risultati migliori, sono più difficili da gestire nei fogli di calcolo. Fortunatamente, esiste un’ampia gamma di sistemi di pianificazione del magazzino ricambi in grado di eseguire i calcoli per voi.

Rivedete spesso i numeri

Indipendentemente dal metodo scelto per calcolare i livelli di scorta di sicurezza, è importante comprendere che il calcolo della scorta di sicurezza non è un’attività da svolgere una sola volta. È essenziale analizzare continuamente le prestazioni della scorta di sicurezza per verificare se sta raggiungendo il suo vero scopo. Analizzare dati come il numero di esaurimenti di scorte, l’accuratezza delle vostre previsioni e le vendite perse a causa di esaurimenti di scorte vi aiuterà a determinare se è il momento di rivedere il vostro approccio alla scorta di sicurezza per evitare di avere troppo o troppo poco magazzino ricambi a disposizione.

Se siete pronti a eliminare le congetture dai vostri calcoli della scorta di sicurezza, consultate questo post su passare a un software di previsione del magazzino ricambi.