6 consigli per migliorare la gestione del magazzino ricambi con l’automazione

Per le aziende con sistemi di gestione del magazzino ricambi obsoleti o manuali, la mancanza di certezza sull’accuratezza dei livelli di magazzino ricambi può rendere i manager e i decisori ansiosi nei periodi di maggiore attività.  Se i calcoli e le pratiche di gestione del magazzino ricambi non sono corretti, le aziende possono trovarsi a corto di scorte. Ciò può indurre i clienti a cancellare gli ordini o costringere l’azienda a utilizzare spedizioni rapide che aumentano i costi.  Oppure possono ritrovarsi con troppe scorte, immobilizzando capitale circolante e riducendo il flusso di cassa.

Uno studio condotto dalla società di consulenza The Hackett Group, Inc. ha rilevato che le 1000 maggiori aziende statunitensi da sole avevano fino a USD 1.100.000.000.000 immobilizzati in magazzino ricambi.  E questo numero deve essere sicuramente più alto se si considerano tutte le aziende, comprese quelle di piccole e medie dimensioni (PMI). Per raggiungere livelli ottimali di magazzino ricambi e soddisfare gli obiettivi di livello di assistenza, le aziende stanno puntando sull’ottimizzazione del magazzino ricambi per garantire i giusti livelli di scorte e ridurre la quantità di capitale circolante necessaria per gestire le loro attività. 

Questa ottimizzazione non riguarda solo funzioni amministrative come il conteggio delle scorte o il conteggio ciclico.  Significa che sia la volatilità della domanda sia quella dell’offerta devono essere considerate per garantire il giusto magazzino ricambi. 

Automazione di buon senso 

Qualsiasi valutazione per migliorare la gestione del magazzino ricambi include passaggi di buon senso per ridurre tempo, lavoro e passaggi fisici del processo.  Un esempio è la disposizione del magazzino. 

Poiché il magazzino ricambi di dimensioni medie oggi è di 16700 m² rispetto ai 12000 m² di 14 anni fa, una disposizione ottimale significa meno passaggi per il personale e tempi ridotti per le attività. Ma una disposizione ben progettata e i cambiamenti fisici dei processi hanno un limite.  E con l’aumento delle dimensioni dei magazzini, la necessità di piattaforme di gestione automatizzata che sfruttino dati in tempo reale con dati analitici avanzati è ancora più importante.

Un altro esempio è il miglioramento dei rapporti con i fornitori.  Con supply chain complesse e spesso distribuite a livello globale, la gestione dei fornitori è fondamentale per il successo del magazzino ricambi.  Sfruttando la cronologia e la scala, revisioni automatiche e rinnovi dei contratti possono essere abbinati a canali di comunicazione standardizzati per stabilire il ritmo di migliori relazioni e migliore costo.

Consigli per ottimizzare il magazzino ricambi attraverso l’automazione

Le modifiche fisiche e amministrative possono solo arrivare fino a un certo punto nell’ottimizzazione.  E la maggior parte di questi cambiamenti può essere affrontata attraverso metodologie di miglioramento continuo progettate proprio a questo scopo.  Ma per migliorare davvero la gestione del magazzino ricambi, le aziende dovrebbero considerare software di pianificazione e automazione del magazzino ricambi per introdurre cambiamenti sistemici all’interno dell’organizzazione.  Ecco 6 consigli che migliorano le prestazioni del magazzino ricambi con software automatizzato e garantiscono che le aziende abbiano il giusto magazzino ricambi al momento giusto.

1. Registrazioni accurate – Anche se può sembrare ovvio, i sistemi di magazzino ricambi manuali basati sul giudizio sono sempre stati soggetti a errori e retrospettivi.  L’integrità dei dati inizia a degradarsi non appena le transazioni riprendono e c’è sempre la possibilità che i record in un reparto dell’azienda non siano allineati con quelli di altri reparti.  Il software automatizzato vi permetterà di esaminare il magazzino ricambi in modo olistico e di includere scorte disponibili, impegnate vs disponibili e altri dati in tempo reale importanti.
2. Pianificazione migliore – Il software di ottimizzazione del magazzino ricambi include la pianificazione della domanda nel processo di magazzino ricambi.  Questo consente di monitorare le metriche in tempo reale e di regolare i livelli di scorte man mano che i prodotti raggiungono la fine del loro ciclo di vita o vengono introdotti nuovi prodotti.  È inoltre possibile regolare in base ai cambiamenti stagionali o ai prodotti che si muovono in modo inaspettatamente lento.  Questo software utilizza algoritmi avanzati per includere la pianificazione della domanda a livello di scorte per eventi futuri previsti, un vantaggio non disponibile nei tradizionali sistemi di gestione del magazzino ricambi.
3. Integrazione di sistemi eterogenei – La maggior parte delle persone ha fatto parte di sistemi di magazzino ricambi caotici e disorganizzati che utilizzano diversi sottosistemi combinati con fogli di calcolo Excel.  I dati vengono raccolti in modo diverso, registrati in modo diverso e sono soggetti a errori.  Nella misura in cui questi sottosistemi hanno capacità analitiche, i risultati devono essere razionalizzati prima che i manager possano prendere decisioni.

Il software di pianificazione e ottimizzazione del magazzino ricambi di oggi può essere collegato a sistemi aziendali chiave come un ERP per eliminare i silos di dati e standardizzarli in tutta l’organizzazione.  Questo migliora tempi e qualità dei dati transazionali, rendendo possibile automatizzare gli acquisti e inviare gli ordini al sistema ERP dell’azienda senza interruzioni.  Il magazzino ricambi a tempo può essere previsto con precisione in tutta l’organizzazione per automatizzare tempi e quantità di rifornimento.

1. Segmentazione del magazzino ricambi – Il software di pianificazione e ottimizzazione del magazzino ricambi non è un sistema di gestione del magazzino ricambi per il conteggio delle scorte.  È uno strumento di analisi approfondita che consente alle aziende di gestire il magazzino ricambi in base al valore.  Gli articoli possono essere prioritizzati per valore in base a fatturato, margine, costo o unità con analisi ABC.  Può anche includere variabili come valore di mantenimento e frequenza di movimento.  Può automaticamente applicare politiche strutturate per la gestione di ogni segmento, consentendo il controllo manuale di voci specifiche (come l’introduzione di nuovi prodotti) e aiutando a rivedere le voci obsolete o a lento movimento.
2. Evitare le economie di scala – Molte aziende acquistano in grandi quantità in base al costo.  Ma questa logica di acquisto basata sui costi può comportare un eccesso di scorte e un aumento dei costi di mantenimento.  Utilizza il costo solo come fattore nella fase iniziale del ciclo.  Poiché il software di pianificazione e ottimizzazione del magazzino ricambi consente di utilizzare la pianificazione della domanda, la previsione e dati analitici avanzati per esaminare il magazzino ricambi in modo olistico, può calcolare quantità economiche ottimali di ordine, tempi di consegna e livelli di scorte per gestire efficacemente il magazzino ricambi a supporto degli obiettivi di livello di assistenza.  Questo offre un costo sistemico migliore rispetto all’acquisto in blocco quando tutte le variabili vengono analizzate.
3. Ottimizzazione multi-echelon del magazzino ricambi – La gestione tradizionale del magazzino ricambi era unidimensionale, fornendo ciò che era necessario per produrre e spedire i prodotti.  Con software di pianificazione e ottimizzazione avanzato, le aziende possono implementare l’ottimizzazione multi-echelon che considera il magazzino ricambi in tre dimensioni.  Il software è flessibile in quanto consente al sistema di selezionare un modello “best fit” oltre a previsioni statistiche specificate dall’utente.  Questo modello avanzato consente a un’azienda di esaminare il magazzino ricambi dal punto di vista dell’intera supply chain, includendo altri tipi di magazzino ricambi, scorte cicliche, prebuild e scorte di sicurezza basate sulla domanda a tempo.

Migliorare la gestione del magazzino ricambi non deve essere stressante come in passato.  Implementando software avanzati di pianificazione e ottimizzazione del magazzino ricambi, le aziende possono prendere il controllo del proprio magazzino ricambi e gestirlo per raggiungere gli obiettivi di livello di assistenza e generare valore attraverso il processo di magazzino ricambi.  Plex Supply Chain Planning offre un potente software di pianificazione della supply chain, facile da usare, per ottimizzare il magazzino ricambi e massimizzare l’efficienza del sistema e le prestazioni finanziarie.