MRP-Software für kleine und mittlere Unternehmen

Wie Best Practices und Automatisierung kleinen und mittleren Unternehmen zu mehr Chancengleichheit verhelfen

Früher hatten kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Schwierigkeiten, mit größeren Unternehmen bei Technologie, Werkzeugen zur Prozessverbesserung und Infrastrukturverbesserungen Schritt zu halten. Aufgrund ihrer Größe und alltäglicher Herausforderungen wie Cashflow und Engpässen bei kritischen Qualifikationen, die große Unternehmen dank ihrer Skalenvorteile besser bewältigen, lagen KMU in vielen Bereichen traditionell zurück.

Mit dem Beginn des digitalen Zeitalters entdeckten KMU neue Vorteile durch disruptive Technologien, die die Wettbewerbsbedingungen ausgleichen konnten. Eine dieser Technologien ist Automatisierungssoftware wie die Materialbedarfsplanung (MRP). MRP ist ein System zur  Berechnung der Rohstoffe, Komponenten und Baugruppen, die für die Herstellung von Produkten benötigt werden. Mit Automatisierungssoftware, die ihre MRP-Prozesse unterstützt, konnten KMU manuelle, fehleranfällige Tabellenkalkulationen und Planungsmethoden hinter sich lassen und wirtschaftliche Software einsetzen, die mit den Unternehmenssoftwaresystemen größerer Wettbewerber vergleichbar ist.

Was ist MRP-Software?

MRP-Software automatisiert und optimiert Fertigungsprozesse. Es handelt sich um ein Planungs- und Steuerungssystem, das Unternehmen die Verwaltung ihres Lagerbestands, ihrer Produktion und ihrer Planung ermöglicht. MRP wurde in den 1970er Jahren entwickelt und half Unternehmen, den Materialbedarf für die Produktion zu berechnen. Diese Berechnungen konnten genutzt werden, um eine bessere Kontrolle über die Genauigkeit und Auslastung des Lagerbestands zu erlangen. Sie konnten auch zur Optimierung des Lagerbestands verwendet werden, um die Anforderungen an das Service-Level zu erfüllen, ohne überschüssiges Kapital in Lagerbestand und Lagerhaltungskosten zu binden.

MRP-Systeme verfolgen drei Ziele:

• Sie werden eingesetzt, um Durchlaufzeiten zu minimieren.
• Sie optimieren den Lagerbestand.
• Sie steigern die Geschäftseffizienz durch verbessertes Service-Level.

Die heutigen MRP-Systeme sind zudem agil und flexibel und in der Regel cloudbasiert, sodass KMU Zugang zu den neuesten Versionen erhalten und gleichzeitig die Nutzung an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens anpassen können. Dies ermöglicht die Integration mit anderen Softwaresystemen für Planung und Lieferkette und schafft ein End-to-End-Ökosystem der Automatisierung. Das Ergebnis ist eine Synergie, die Prozesse und die Kontrolle über Materialien verbessert, sodass KMU im Wettbewerb mit größeren Konkurrenten bestehen können.

Warum benötigen KMU MRP-Software?

Es gibt mehrere Gründe, warum KMU MRP-Software einsetzen sollten. Zum einen ist MRP materialzentriert und daher eng mit der Lieferkette verbunden. Da viele Unternehmen Planungs- und Lieferketten-Software nutzen, würde ein manueller Managementprozess in der entscheidenden mittleren Phase der Produktion eine Hürde für die Effizienz darstellen.

Ein weiterer Grund ist, dass MRP-Software KMU auf Augenhöhe mit größeren Wettbewerbern bringt. Da die Branchen zunehmend digitalisiert werden, verschafft MRP-Software ein System auf Weltklasseniveau, das mit denen großer Unternehmen vergleichbar ist. Diese Lücke blieb viele Jahre lang bestehen, wird aber durch den Einsatz von Technologie geschlossen. Das Ergebnis ist, dass KMU Systeme wie MRP zusammen mit ihrer geringeren Größe nutzen und Agilität sowie Flexibilität als Wettbewerbsvorteil einsetzen.

Schließlich gibt es keinen Grund, auf den Einsatz von MRP-Software zu verzichten. Mit dem technologischen Fortschritt sind die Kosten gesunken. Und mit cloudbasierten Systemen stellen KMU fest, dass die Kosten für die Nutzung von MRP-Software geringer sind als die Kosten und der Zeitaufwand für manuelle Systeme.

Funktionsweise von MRP-Software

MRP-Systeme gelten als „Push“-Systeme für die Lagerbestandskontrolle und basieren auf der Prognose der Kundennachfrage. Sie versuchen, drei für die Produktion wesentliche Fragen zu beantworten:

• Was wird benötigt?
• Wie viel wird benötigt?
• Wann wird es benötigt?

Sobald Prognosen erstellt und dem MRP-Modul hinzugefügt wurden, lassen sich die erforderlichen Materialmengen bestimmen und einkaufen. Diese Abhängigkeit von der Bedarfsprognose ist der Grund, warum MRP-Software am besten in Verbindung mit Planungs- und Prognosesoftware eingesetzt wird.

Nachdem die Materialanforderungen bestimmt wurden, unterteilt die Software den Lagerbestand in unabhängige und abhängige Nachfrage. Unabhängige Nachfrage ist das erforderliche Volumen des Fertigprodukts, während abhängige Nachfrage das Volumen an Rohstoffen, Komponenten oder Baugruppen ist, die zur Herstellung der Fertigprodukte benötigt werden.

Da die MRP-Software automatisiert ist, nutzt sie Daten sowohl aus Kundenaufträgen als auch aus Absatzprognosen. Die Logik innerhalb der Software verwendet sowohl historische Daten als auch Prognosen, um die erforderlichen Mengen zu bestimmen. Ausgehend vom Produktionsplan wandelt das MRP den Produktionsplan in eine Liste von Anforderungen um – in eine Liste von Teilprozessen, Baugruppen, Komponenten, Verpackungen und Rohstoffen, die für die Einhaltung des Zeitplans benötigt werden.

Sie kann auch detaillierte Daten wie Verfallsdaten von Materialien (sofern zutreffend), Frachtbriefe und andere Ursprungsdaten analysieren, um den Materialfluss zu Aufträgen innerhalb des Systems zu koordinieren und zu synchronisieren. Außerdem kann sie zahlreiche Variablen verfolgen, darunter:

• Lagerbestand
• Fälligkeitstermine
• Stücklisten
• Verkaufsaufträge
• Bestellungen
• Verspätete oder beschleunigte Bestellungen
• Prognosen

Durch die Analyse der Daten aus diesen und weiteren Quellen verwaltet die MRP-Software die Materialbestellung so, dass die Produktionsanforderungen erfüllt werden. Sie trägt zur Verbesserung der Effizienz im Werk bei, indem sie aufzeigt, was zu welchem Zeitpunkt im Betrieb benötigt wird. Zudem optimiert sie den Lagerbestand, um Aufträge zu erfüllen und gleichzeitig die Lagerbestände so schlank wie möglich zu halten.

Vorteile von MRP-Software

MRP-Software bietet Unternehmen eine wirtschaftliche Möglichkeit, Flexibilität und Agilität zu verbessern, um auf die Nachfrage zu reagieren. Die heutige Software ist zudem modular und anpassbar, sodass sie jedem Grad an Fertigungskomplexität gerecht wird. Dies bietet zahlreiche Vorteile gegenüber älteren, lokal installierten Versionen und ermöglicht es kleinen und mittleren Unternehmen, MRP-Software zur Optimierung der Geschäftsprozesse einzusetzen. Weitere Vorteile sind:

• Lagerbestandskontrolle – Durch die Nutzung von Daten aus dem Produktionsplan bestimmt die MRP-Software präzise den Lagerbestand, der für die Produktion erforderlich ist. Durch die Optimierung von Teilen und Materialien können Unternehmen die Lagerhaltungskosten senken und den Bestandsumschlag erhöhen, um ihre Liquiditätslage zu verbessern. Die Software ermittelt zudem die exakten Kosten des benötigten Lagerbestands.
• Einkaufsplanung – Mit MRP-Software können Unternehmen einen detaillierten Einkaufsprozess entwickeln. Sie ermöglicht die zentrale Verwaltung von Lieferanten und die automatische Generierung von Bestellungen auf Basis regelbasierter Flexibilität. Das System verwaltet außerdem Einkaufsbedingungen und kann automatisch Benachrichtigungen versenden, um Lieferanten sowie interne Kunden zu informieren. Zudem werden der Einkauf von Materialien mit dem Fertigungsfortschritt verknüpft und Analysen genutzt, um die Materialverfügbarkeit in Echtzeit zu überwachen.
• Produktionsplanung – Durch die Erkennung von Engpässen in der Produktion passt die Software Abläufe an oder empfiehlt Anpassungen, um Verzögerungen und Ausfallzeiten aufgrund von Materialmangel zu vermeiden. Während die manuelle Produktionssteuerung häufig zu einem „Alles-oder-Nichts“-Ansatz führt, um bestimmte Produktlinien auf Kurs zu halten, helfen die Analysefunktionen der MRP-Software, diese Einschränkungen zu steuern und Alternativen oder Umleitungen aufzuzeigen, die Managern sonst nicht eingefallen wären.
• Arbeitsplanung – Die Vorteile einer optimierten Lagerbestandskontrolle und Materialbestellung ermöglichen es Managern, Daten auch zur Optimierung der Arbeitsplanung zu nutzen. Da das System auf Produktionszeit, Ausbeute und Leistung für die Planung zugreift,  stellt es Managern Werkzeuge zur Verfügung , um Aufgaben zu planen, Arbeit zu steuern und sogar Arbeits- und Betriebskosten zu kontrollieren.
• Wirtschaftlicher Einkauf – Das System berücksichtigt nicht nur die Menge der benötigten Materialien, sondern auch deren Kosten. Dazu zählen Liefer-, Versand-, Lager- und weitere Lagerhaltungskosten, um einen umfassenden Überblick über die Ausgaben zu erhalten. Diese Funktion ermöglicht es Entscheidungsträgern, Bestellungen auf Basis von optimiertem Volumen oder Zeitpunkt zu platzieren und so unnötige Einkäufe zu vermeiden.
• Datenmanagement und Dokumentation – Da Daten nicht mehr in Silos vorliegen, analysiert die MRP-Software eine Vielzahl von Prozessen, um Einblicke zu liefern und bei der Entwicklung von Verbesserungsstrategien zu unterstützen. Dazu gehört die Analyse von pünktlichen und verspäteten Aufträgen, verspäteten Bestellungen, Fertigungsleistung, Status der termingerechten Lieferung und sie hilft Unternehmen sogar, die Gesamtanlageneffektivität (OEE), Verkaufsaufträge und den Cashflow zu verbessern.
• Zeitersparnis – Da MRP-Software viele zuvor von Mitarbeitenden ausgeführte Prozesse automatisiert, führt dies zu einer Zeitersparnis für das Unternehmen. Dies betrifft nicht nur aufgabenspezifische Funktionen innerhalb von Abteilungen, sondern auch abteilungsübergreifende Aufgaben, wodurch sowohl Zeit gespart als auch Fehler reduziert werden.

Best Practices für KMU bei der Nutzung von MRP-Software

Der Wert von MRP-Software besteht darin, dass sie Unternehmen ermöglicht, eine nachfrageorientierte MRP-Strategie umzusetzen und eine dynamische, anpassungsfähige Lieferkette zu schaffen. Doch Software allein ist kein „Wundermittel“, um die Genauigkeit des Lagerbestands, die Lieferkette und die Produktionsprozesse zu verbessern. Es sind fundierte Geschäftsentscheidungen erforderlich, um bei der Einführung in einer Fertigungs- oder Dienstleistungsumgebung Best Practices einzuhalten. Zu diesen Best Practices gehören:

1. Bedarfe ermitteln – Die Einführung von MRP-Software erfordert die Ermittlung der Bedürfnisse des Unternehmens und die Messung unbekannter Faktoren. Viele Unternehmen, die gerade mit dem Wachstum beginnen, haben ihre interne Kapazität und ihren Output noch nie gemessen. Sobald die Bedarfe verstanden und quantifiziert sind, können Geschäftsregeln in der Software angewendet werden, um deren Leistungsfähigkeit und Wert gezielt zu optimieren.
2. Realistische Zielvorgaben setzen – Es gibt ein bekanntes Zitat von Peter Drucker : „Was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern.“ Realistische Zielvorgaben in Schlüsselfeldern zu setzen, bedeutet, die aktuellen Bedingungen zu kennen. Verbesserungen in Geschäftsprozessen, Produktion, Lagerbestand und Kostenoptimierung lassen sich anpassen, sobald die Analysen des Systems verwertbare Daten liefern, die es Führungskräften ermöglichen, den Fortschritt gegenüber dem ursprünglichen Ausgangswert zu erkennen und die gesetzten Ziele zu erreichen.
3. Schulung einplanen – Die Einführung neuer Software kann bei Mitarbeitenden Unsicherheit auslösen. Lernkurven waren traditionell steil. Die meisten Softwarelösungen sind heute jedoch modular und cloudbasiert und bieten durch Dashboards, Dropdown-Menüs und weitere Funktionen eine intuitivere Bedienung. Dennoch muss eine effektive Schulung der Mitarbeitenden eingeplant werden. Wird nicht ausreichend geschult und die Lernkurve nicht überwunden, kann dies zu einer Unterauslastung des Systems oder zu Fehlern im Prozess durch unsachgemäße Nutzung oder mangelndes Verständnis führen.
4. Überprüfung interner Standardarbeitsanweisungen (SOPs) – Da automatisierte MRP-Software alle Bereiche der Produktion, des Einkaufs und der Planung beeinflusst, müssen interne SOPs überprüft werden. Dies betrifft insbesondere Produktion, Planung, Einkauf und Lagerbestandskontrolle. Viele SOPs können durch Automatisierung vollständig entfallen, während andere aktualisiert werden müssen, um die Prozesse an die gesamte Automatisierungsfunktionalität anzupassen.
5. Silos beseitigen – Ein zentraler Wert jeder Automatisierungssoftware ist die Tiefe der Analysen, sobald Datenströme einfließen. Der Wert dieser Daten hängt jedoch vom Umfang der Eingaben ab. Wenn kritische Bereiche des Betriebs wie Instandhaltung, Lagerhaltung, Qualitätssicherung und andere weiterhin Altsysteme nutzen, die nicht interoperabel mit der MRP-Software sind, besteht das Risiko, dass wichtige Informationen aus dem Datenstrom ausgeschlossen werden. In vielen Fällen kann die MRP-Software oder andere damit verbundene Planungs- und Lieferketten-Software die Funktionalität von Altsystemen übernehmen. Mindestens sollten jedoch alle verbleibenden Systeme vollständig in das neue System integrierbar sein, damit das Unternehmen die Vorteile nicht isolierter Daten für Analysen und Prozessoptimierung voll ausschöpfen kann.
6. Daten für Ursachenanalysen nutzen – Da Automatisierung sehr detaillierte Daten in hoher Menge liefert, können Unternehmen diese Daten zur Prozessverbesserung nutzen. Die Genauigkeit und die Echtzeitvorteile von Automatisierungssoftware ermöglichen es, Ursachenanalysen für rückständige Bereiche zu entwickeln und gezielte Verbesserungen umzusetzen.
7. Nutzen oder verlieren – Bei älteren, teuren, lokalen MRP-Systemen erhielten Unternehmen oft sämtliche Funktionen, unabhängig vom tatsächlichen Bedarf. Mit cloudbasierten Systemen, die eine à-la-carte-Erfahrung bieten und auf die spezifischen Anforderungen eines KMU zugeschnitten sind, lässt sich jedoch ein System bereitstellen, das vollständig auf den jeweiligen Anwendungsfall abgestimmt ist. Dies steht in engem Zusammenhang mit Schulung, Überprüfung der SOPs, Beseitigung von Silos und den weiteren oben genannten Best Practices, um die Vorteile maßgeschneiderter Funktionalität voll auszuschöpfen.

Gleiche Wettbewerbsbedingungen schaffen

Für kleine und mittlere Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben möchten, bietet der Umstieg von manuellen, fehleranfälligen Lagerbestands- und Produktionsmanagementprozessen auf Automatisierungssoftware wie ein MRP-System eine Chance. Sie können von wirtschaftlichen und leistungsstarken Tools profitieren, die bisher aufgrund von Kosten- und Infrastrukturherausforderungen nur größeren Unternehmen zur Verfügung standen. Unternehmen, die MRP-Software einsetzen, können die Lagerhaltungskosten senken, den Bestandsumschlag erhöhen, die Herstellungskosten reduzieren, interne SOPs verbessern und zahlreiche weitere Mehrwertvorteile realisieren.

Es gibt jedoch einen weiteren entscheidenden Vorteil, der die Flexibilität und Leistung von kleinen und mittleren Unternehmen noch weiter steigert. Die heutige MRP-Software lässt sich problemlos in andere Plattformen integrieren, um ein leistungsstarkes Ökosystem zu schaffen, das über die Produktion hinausgeht und eine vollständige End-to-End-Lösung ermöglicht.

Durch die Integration von MRP-Software mit Lieferkettenplanung, Bedarfsplanung und Kapazitätsplanungssoftware von Plex Supply Chain Planning können kleine und mittlere Unternehmen ihre digitale Transformation auf ein neues Niveau heben. Plex Supply Chain Planning lässt sich über systemspezifische APIs mit MRP- und ERP-Systemen integrieren, um Daten zu und aus der Datenbank eines Unternehmens zu übertragen.

Die Planungs- und Prognosesoftware von Plex Supply Chain Planning ermöglicht die Nutzung sicherer Abfragen zwischen Plattformen, um die Datenumwandlung und das Laden voranzutreiben. Daten werden zudem in einen FTP-Ordner übertragen, um sie zu transformieren und anschließend wieder in Plex Supply Chain Planning zu laden. Die Lösung ist flexibel genug, um auch Textdateien zu unterstützen, wenn automatisierte Methoden nicht möglich sind.

Durch den Einsatz von MRP-Software und die Anbindung an ergänzende Plattformen für Bedarfs- und Lieferkettenplanung können Unternehmen mehr als nur gleiche Wettbewerbsbedingungen schaffen. Sie können diese durch ein integriertes Ökosystem aufrechterhalten, das Geschäftsprozesse über eine datenreiche Umgebung verbindet, um Service-Level und Rentabilität zu steigern.

Plex Supply Chain Planning bietet eine robuste Software für die Bedarfs- und Lieferkettenplanung , die parallel zu IBP-Implementierungen arbeitet und zuverlässige Überprüfungszyklen für Führungskräfte und Manager bereitstellt. Kontaktieren Sie uns , um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihr Geschäftswachstum mit einer vernetzten Lieferkette beschleunigen.