Alle an Deck – Sicherstellung einer erfolgreichen Plex-Implementierung für Harvest Food Group, Steigerung der Genauigkeit und Einblicke in die Produktion

Überwindung von Produktionshindernissen

Die Harvest Food Group wurde 1999 vom Vater-Sohn-Duo Philip und Jason Eckert gegründet und verfügte damals lediglich über zwei Telefone und ein Einwahlmodem. Im Laufe der Jahre entwickelte sich HFG zu einem führenden Hersteller in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, der bestrebt ist, Produkte mit sauberen und sorgfältig bezogenen Zutaten von Erzeugern aus aller Welt herzustellen. Als das Portfolio der Harvest Food Group wuchs und nun von familiengeführten Start-ups bis hin zu internationalen Lieferanten und allem dazwischen reicht, erkannte das Unternehmen eine Lücke in seinem bestehenden papierbasierten System. Während dieses Framework die produzierten Artikel und das Finanzwesen des Unternehmens verfolgte, waren seine Möglichkeiten ansonsten begrenzt.

Ein wesentliches Problem stach hervor: Das alte System erforderte eine manuelle Bestätigung der Rechnungen am letzten Tag jedes Monats. Daher musste das Team alle Berichte in der Nacht vor Beginn eines neuen Monats ausführen, was die Harvest Food Group zwang, die Produktion zu unterbrechen, während dieser mühsame Prozess durchgeführt wurde. Begann die Produktion zu früh, musste die Berichterstattung von vorne beginnen. Dieser Zeitraum erforderte zudem, dass die Mitarbeitenden im Finanzwesen bis spät in der Einrichtung bleiben mussten, um die Fertigstellung der Rechnungen sicherzustellen. Dieses System war nicht nur für das Team fordernd, sondern stellte auch eine Belastung für das Unternehmen dar.

Da im aktuellen System nur wenige Aufzeichnungen gespeichert waren, führte dies bei Rückrufen und Fällen, die historische Daten erforderten, dazu, dass die Mitarbeitenden verstreut in Kisten mit Papierakten suchen mussten. Die Harvest Food Group hatte zudem keinerlei Transparenz im Fertigungsbereich: Zwar war ersichtlich, wann die Produktionslinien liefen, doch weiterführende Details fehlten. Es gab außerdem erhebliche Lücken in den Daten aufgrund manuell erfasster Ausfallzeit – dieser Mangel an Transparenz und Digitalisierung machte die Gesamtanlageneffektivität (OEE) für das Team der Harvest Food Group zu einem bloßen Wunschtraum.

Unternehmensabstimmung für einen reibungslosen Go-Live

Aufgrund eines allgemeinen Mangels an Verantwortlichkeit und Datenintegrität sowie dem Wunsch nach einem fortschrittlicheren System, das mit dem Unternehmen wachsen würde, entschied sich die Harvest Food Group für die Implementierung von Plex ERP und Plex MES. Das ursprüngliche System konnte die wachsenden Anforderungen des Unternehmens nicht mehr erfüllen, sodass das HFG-Team große Hoffnungen in die Fähigkeit von Plex setzte, nicht nur die bestehenden Lücken zu schließen, sondern auch das Geschäft mit zusätzlichen Verbesserungen voranzutreiben.

Zu Beginn der Implementierung arbeitete die Harvest Food Group gemeinsam mit einem Plex-Projektmanager daran, auf Kurs zu bleiben. Allen Mitarbeitenden wurde Zugang zur Plex-Schulungsumgebung gewährt, die ihnen schrittweise Implementierungsanweisungen bot. Das Team nutzte außerdem ein Gantt-Diagramm, das den 16-phasigen Go-Live-Prozess im Detail darstellte, aufgeschlüsselt nach Abteilung und Modul innerhalb von Plex. Diese Ressourcen boten einen umfassenden Überblick über die Erwartungen und Richtlinien, die für eine erfolgreiche Implementierung von Plex erforderlich sind.

Der ursprüngliche Go-Live-Termin der Harvest Food Group wurde um fünf Monate verschoben, um sicherzustellen, dass das Team mit Plex vertraut war und sich darin sicher fühlte, bevor der Prozess abgeschlossen wurde. Verschiedene Teammitglieder wurden direkt einbezogen, sobald jedes Modul implementiert wurde, testeten die Abläufe und stellten die Genauigkeit der Daten sicher, bevor sie zum nächsten Schritt im Prozess übergingen. Dies ermöglichte ein gründliches Verständnis von Plex in jeder Phase der Implementierung und festigte die Entscheidung, den Go-Live später als ursprünglich geplant durchzuführen. Die Harvest Food Group ging im August 2018 erfolgreich mit Plex live und entschied sich sogar, den Zugang zum alten System nach Abschluss der Implementierung zu deaktivieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden vollständig auf Plex umgestiegen waren.

Gemeinsamer Unternehmenserfolg

Harvest Food Group hat seit der Implementierung von Plex signifikante Verbesserungen erzielt. Die dringendsten Probleme waren Produktionsstillstände, die einmal im Monat für manuelle Rechnungen und zusätzlich eine Woche pro Jahr für vollständige Lagerbestandszählungen auftraten. Seit der Einführung von Plex musste Harvest Food Group die Produktion für diese Prozesse nicht mehr unterbrechen. Die Altersstruktur der Forderungen (Accounts Receivable, AR) hat sich ebenfalls von 5 % auf 1,6 % verringert, was zeigt, dass das Unternehmen Forderungen nun effizienter einziehen kann. Mit Plex verfügt HFG jetzt über historische Daten und Echtzeitdaten zur Produktion, sodass das Team flexibel agieren und Engpässe oder Überbestände jederzeit im Blick behalten kann. Darüber hinaus ist die Genauigkeit der Zykluszählungen von 6 % auf 98 % gestiegen, was das Bestandsmanagement erheblich verbessert und den manuellen Arbeitsaufwand reduziert hat.

Anfangs waren die Mitarbeitenden aufgrund der unzuverlässigen Daten des vorherigen Systems zögerlich, Plex zu vertrauen. Im Laufe der Zeit wurde dieses Misstrauen durch die erhöhte Rückverfolgbarkeit und die Echtzeitdaten in Plex abgebaut. Das Team sieht nun unmittelbare Ergebnisse und ist besser auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet, neue Lösungen zu finden, während Harvest Food Group die Digitalisierung von Ausschuss und Gesamtanlageneffektivität weiter verbessert.