Der in der Vergangenheit für Meilensteinabrechnungen verwendete, stark manuelle Prozess erforderte von den Programmmanagern von EPT die Überprüfung, ob die Meilensteine erreicht wurden, das Ausfüllen von Formularen für „Serviceanfrage/Meilensteinzahlung“, die Verteilung dieser Formulare für handschriftliche Unterschriften und die anschließende Weiterleitung an die Debitorenbuchhaltung, wo Datenerfasser elektronische Rechnungen erstellten. Die elektronischen Rechnungen wurden an die Kreditorenbuchhaltung der Kunden gesendet, die einen ähnlich zeitaufwändigen Prozess durchlaufen mussten.
Jetzt kann jeder in Echtzeit problemlos erkennen, wann Meilensteine erreicht werden. Sobald ein Kunde sieht, dass ein Meilenstein erreicht wurde, fordert der Vertragsmanager eine Rechnung an. Der Programmmanager von EPT erstellt die Rechnung elektronisch mithilfe der Workflow-Funktion von Plex, um elektronische Unterschriften einzuholen, wo dies erforderlich ist, und die Rechnung automatisch an den Kunden zu senden. Durch den Wegfall manueller Schritte gehen keine Formulare oder Informationen mehr verloren, und es werden weniger Ressourcen benötigt.
Einfachere Finanzverfolgung
Die Vielseitigkeit von Plex hat die Prozesse der Auftragserfassung vereinfacht. Die Eingabe technischer und finanzieller Informationen für die hochkomplexen Regierungsverträge war ein zeitaufwändiger Prozess, der vor der Einführung der automatisierten Auftragserfassungsfunktion von Plex eine mehrfache Dateneingabe erforderte. Das Unternehmen gibt jetzt all diese Informationen nur noch einmal ein.
