Kleine Unternehmen hatten traditionell einen Nachteil bei der Automatisierung und Software im Vergleich zu größeren Wettbewerbern. Das liegt daran, dass Bestandsmanagementsysteme und Software ursprünglich On-Premises-Systeme waren, die erhebliche Investitionen in Lizenzen, Upgrades, Server- und Vertriebsinfrastruktur sowie IT-Kenntnisse erforderten.
Heute lässt sich die Bestandskontrolle für kleine Unternehmen wirtschaftlich und auf dem gleichen Qualitätsniveau wie bei größeren Wettbewerbern durchführen. Cloudbasierte Bestandsmanagementsysteme für kleine Unternehmen sind agil, flexibel und arbeiten in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit. Sie unterstützen kleine Unternehmen dabei, ihren Lagerbestand zu verwalten und wertvolle Liquidität nicht unnötig zu binden.
Wie sieht ein Bestandsmanagementsystem für kleine Unternehmen aus?
Bestandsmanagementlösungen für kleine Unternehmen hängen von der Art der Bestandsstrategie ab, die ein Unternehmen verfolgt. Es sollte eine Strategie gewählt werden, die am besten zum Geschäftsmodell des Unternehmens passt. Sie sollte zudem auf die finanzielle Situation abgestimmt sein und darauf ausgelegt sein, möglichst wenig Kapital zu binden, während gleichzeitig die Erfüllung von Aufträgen sichergestellt wird. Es gibt drei grundlegende Bestandsstrategien:
Pull
Pull-Strategien basieren auf einem klar definierten Bedarf der Kunden. Wenn für das hergestellte Produkt ein unmittelbarer und genauer Bedarf besteht, können Unternehmen die Lagerhaltungskosten streng kontrollieren. Allerdings können Nachfragespitzen zu Engpässen im Lagerbestand führen.
Push
Push-Strategien greifen weiter in die Produktnachfrage ein, indem sie die Bedarfsprognose nutzen. Diese Strategie ermöglicht es Unternehmen, die Betriebskosten zu senken, da sie Waren in größeren Losgrößen produzieren können. Voraussetzung ist jedoch, dass die Bedarfsprognose eine hohe Genauigkeit aufweist.
Just in Time (JIT)
Als ausgereifte Strategie in Lean-Unternehmen setzt JIT auf gut geplante Rohstoffe, die vorrätig sind, um Waren schnell zu produzieren, sobald eine Bestellung eingeht. Auch diese Strategie basiert auf der Nachfrageprognose und zielt darauf ab, Gemeinkosten und Betriebskosten zu senken.
6 Tipps für das Bestandsmanagement in kleinen Unternehmen
Sobald eine Bestandsstrategie festgelegt wurde, können verschiedene Tipps für das Bestandsmanagement hilfreich sein. Dazu gehören:
1. Rohstoffe nachverfolgen
Alle Materialien und Komponenten sollten lückenlos nachverfolgt werden. Vom Einkauf über den Wareneingang und die Lagerung bis hin zur Produktion sollten Materialkosten, Losinformationen und weitere Daten erfasst werden. Dies wirkt sich auf die Kosten aus und stellt die Einhaltung von Vorschriften bei regulierten Produkten sicher.
2. Lagerbestand prüfen
Kleine Unternehmen verlieren häufig die Kontrolle über ihren Lagerbestand. Manuelle Prüfungen sind fehleranfällig und können leicht übersehen werden. Selbst die einfachste Bestandsmanagement-Software (IMS) hilft dabei, den Überblick zu behalten, sodass Liefertermine eingehalten werden. Mit leistungsstarker Software können auch kleine Unternehmen eine permanente Bestandsprüfung durchführen, die direkt mit den Kosten verknüpft ist.
3. Lieferanten bewerten
Die niedrigsten Materialkosten sind nicht immer die beste Wahl. Lieferanten sollten hinsichtlich Qualität, Lieferleistung, Transparenz und weiteren Kriterien bewertet werden. Leistungsstarke Anbieter können zu wertvollen Partnern werden, während weniger leistungsfähige Lieferanten aufgrund von Qualitäts- oder Zuverlässigkeitsproblemen ersetzt oder abgesichert werden sollten.
4. Prozesse standardisieren
Nur weil ein Unternehmen klein ist, heißt das nicht, dass es keine standardisierten Prozesse haben sollte. Wenn eine Person eine Palette mit 40 Komponenten als 40 Einheiten zählt und eine andere die 40 als einen Posten in einer Transaktion erfasst, kann der Lagerbestand schnell außer Kontrolle geraten.
5. Durchführung einer ABC-Analyse
Kleine Unternehmen sollten wissen, welche Produkte sie für maximale Rentabilität priorisieren sollten. Da flexible, cloudbasierte Software kleinen Unternehmen eine engere Kontrolle über ihre Geschäftsprozesse ermöglicht, können sie damit wertvolle ABC-Analysen durchführen. Hier können Waren nach Kosten, Rentabilität und Nachfrage eingestuft werden, sodass ein Unternehmen priorisieren kann, welche Rohstoffe gepuffert werden sollten. Die Analyse der Daten kann Erkenntnisse liefern, die menschliche Vorurteile ausschließen. Ein Beispiel wäre ein Produkt mit niedriger Marge und hohen Materialkosten im Vergleich zu einem Produkt mit besserer Marge. Die Software unterstützt kleine Unternehmen dabei, ihren ABC-Lagerbestand auf Basis fehlerfreier Daten zu bewerten.
6. Einsatz von Software für die Bedarfsplanung
Alle verfügbaren Bestandsstrategien hängen von der Nachfrage und der Nachfrageprognose ab. Software für die Bedarfsplanung unterstützt kleine Unternehmen dabei, genaue Nachfrageprognosen zu erstellen – unabhängig von der gewählten Bestandsstrategie. Leistungsstarke Bedarfsplanungssoftware lässt sich in IMS-, ERP-, MRP- und ERP-Systeme integrieren und bietet ein umfassendes System für das Lieferkettenmanagement, das es kleinen Unternehmen ermöglicht, einen optimierten Lagerbestand zu führen.
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