Die Bedeutung eines effektiven Bestandsmanagements von Rohstoffen

In der heutigen Welt ist das System aus Anbietern, Aktivitäten und Daten, das für die Beschaffung, Produktion und Lieferung von Produkten an Kunden erforderlich ist, zunehmend komplex. Die Lieferkette umfasst die notwendigen Schritte, um dies zu ermöglichen. Doch da Produktunternehmen ihre Reichweite weltweit ausdehnen, um die niedrigsten Material- und Betriebskosten zu erzielen, wird das Management der Lieferkette immer anspruchsvoller.

Eine zentrale Komponente jeder Lieferkette sind Rohstoffe – also unbearbeitete Materialien, Komponenten oder teilfertige Baugruppen, die für die Herstellung oder Produktion eines Produkts benötigt werden. Sie bilden sowohl die Grundlage als auch den Ausgangspunkt für jedes Endprodukt. Die Sicherstellung einer ausreichenden Versorgung und eines ordnungsgemäßen Managements der Rohstoffe ist daher entscheidend. Darüber hinaus stellen sie eine Investition dar, die den Cashflow und die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens beeinflusst, da die Kosten zum Zeitpunkt der Akquisition anfallen und als Umlaufvermögen in der Bilanz eines Unternehmens ausgewiesen werden. Deshalb ist es wichtig, Best Practices für das Bestandsmanagement von Rohstoffen anzuwenden.

Grundlagen der Rohstoffe

Es gibt zwei grundlegende Unterkategorien von Rohstoffen.Direkte Materialien sind diejenigen, die in das Endprodukt eingehen. Indirekte Materialien (oft als Verbrauchsmaterialien oder Hilfsstoffe bezeichnet) sind nicht im Endprodukt enthalten, umfassen aber beispielsweise Öle, Lappen, Reiniger, Marker, Handschuhe, Stützmaterial und viele weitere Artikel, die bei der Herstellung der Endprodukte verwendet werden. Beide Typen müssen in die Materialplanung einbezogen werden, um sicherzustellen, dass ausreichend Material vorhanden ist, um die erforderliche Stückzahl entsprechend der Verkaufsposition oder Absatzprognose zu fertigen. Ebenso ist es entscheidend, einen festgelegten „Sicherheitsbestand“ einzuplanen, um Qualitätsausfälle, Rückgaben oder Pufferbestände für plötzliche Nachfragespitzen abzudecken.

Die Materialplanung ist die Methodik, mit der die Anforderungen und Mengen an Rohstoffen für die Umsetzung der Produktion bestimmt werden. Viele Unternehmen nutzen traditionelle MRP-Systeme (Material Resource Planning), um die Bedarfe für den aktuellen Produktmix zu berechnen. Die Materialplanung kann auch Daten auf Basis des bisherigen Verbrauchs einbeziehen. Und in vielen Fällen, auch wenn Berechnungen immer vorzuziehen sind, kann die Materialplanung Prognosen aufgrund von Saisonalität, Marktschwankungen oder anderen externen Faktoren enthalten.

Der Einkauf ist ebenfalls ein zentrales Element für die Sicherstellung des richtigen Rohstoff-Lagerbestands. Sobald sich der Materialbedarf abzeichnet, muss der Einkauf den Materialfluss rechtzeitig und in der richtigen Menge in den Produktionsprozess steuern. In einer Weltwirtschaft mit weit verzweigten Lieferketten ist dies eine anspruchsvolle Aufgabe.

Zu den Faktoren, die den Einkauf und damit den Zufluss von Rohstoffen erschweren, zählen:

• Lieferzeit: Die Lieferzeit kann die Auslieferung je nach Beschaffungsgegenstand beeinflussen. Bei komplexen Unterbaugruppen oder Elektronikkomponenten sind die Komponenten-Lieferzeiten des Anbieters für dessen Produktionszyklus ein wichtiger Faktor.
• Produktionsmodus: Auch der Modus der Produktion eines Unternehmens kann den Einkaufsplan und den Rohstoffbestand beeinflussen. Für Make-to-Stock (MTS)-Produkte können konsistente und etablierte Muster zur Einkaufsplanung genutzt werden. Bei Make-to-Order (MTO)-Artikeln, bei denen Materialien erst bei Bedarf beschafft werden, ist der Rohstoffbedarf eher unregelmäßig. Daher werden unterschiedliche Praktiken und Erwartungen eingesetzt, um einen angemessenen Lagerbestand zu gewährleisten und eine kontinuierliche Produktion zu ermöglichen.
• Lange/kurze Lieferkettenabschnitte: In der globalen Beschaffungswirtschaft wird der Einkauf zusätzlich durch lange und kurze Lieferkettenabschnitte erschwert. Rohstoff-Einkäufer müssen lokal beschaffte Materialien mit niedrigen Mindestmengen gegen Materialien von ausländischen Anbietern mit meist höheren Mindestmengen abwägen. Dies erschwert die Kalkulation der Materialkosten, da „Landungskosten“ in die Kostenstruktur – wenn nicht sogar in die Bewertung des Rohstoffs – einfließen müssen. Dadurch entsteht ein Ungleichgewicht zwischen Materialien mit niedrigem und hohem Volumen, das sorgfältig gemanagt werden muss.

Überwachung des Rohstoff-Lagerbestands

All diese Faktoren verdeutlichen die Bedeutung der Überwachung des Rohstoff-Lagerbestands. Als kritischer Bestandteil eines fein austarierten Ökosystems kann das Management des Rohstoff-Lagerbestands über Erfolg oder Misserfolg der Lieferkette entscheiden. Während Materialplanung und Einkauf die Rohstofflieferung koordinieren, gibt es mehrere Aspekte, die besonders beachtet und eng gesteuert werden müssen:

Überbestand

Überbestände können durch viele Faktoren entstehen, die über eine klassische Nachfrageschwäche hinausgehen, darunter:

• Zu optimistische Absatzprognosen.
• Frühzeitige Anlieferungen im Vergleich zu den angegebenen Lieferzeiten von ausländischen Volumenanbietern.
• Fehlkalkulation des Sicherheitsbestands auf Basis historischer Daten, die nicht mehr gültig sind, oder auf Grundlage von anekdotischen oder „Bauchgefühl“-Entscheidungen der Planer.

Unterbestand

Auch Unterbestände können durch verschiedene Faktoren entstehen und die Produktivität durch Produktionsstillstände gefährden. Dazu zählen:

• Unterschätzte Prognosen aufgrund verpasster saisonaler Trends.
• Längere als angegebene Lieferzeiten infolge von Wetter, Fracht-, Zoll- oder Transportproblemen, die nicht in die Materialplanung einbezogen wurden.
• Engpässe bei Anbietern mit „kurzen Lieferketten“, die zwar lokal sind, aber nicht genügend Zeit zur Reaktion haben, wenn Bestellungen steigen, da Planer und Disponenten diese Beschaffungen auf einer Just-in-Time-Basis verschieben.

Qualitäts- und Compliance-Probleme

Qualitätsmanagement und Rückverfolgbarkeit sollten in jede Lieferkette integriert sein. Ist dies nicht der Fall, können Qualitätsablehnungen bei Rohstoffen zu erheblichen Engpässen oder erhöhten Kosten durch Eilbeschaffung führen. Compliance-Probleme sind insbesondere bei Baugruppen und Unterbaugruppen für Teile wie Elektronik- und Automobilkomponenten relevant, bei denen die vollständige Rückverfolgbarkeit häufig durch die Regierung des Empfängerlandes vorgeschrieben ist.

Diese Bedenken sind für jedes Unternehmen relevant, doch kleine und mittlere Unternehmen sind oft besonders exponiert, wenn Rohstoffe nicht ausreichend gemanagt werden. Jede Variable erhöht die Kosten – durch höhere Lagerhaltungskosten, zusätzlichen Arbeitsaufwand oder Produktionsunterbrechungen. Viele KMU verfügen weder über den nötigen Cashflow noch über die reservierten Ressourcen, um Überbestände auszugleichen oder bei Engpässen zu beschleunigen. Hinzu kommt, dass die in KMU eingesetzten Kompetenzen oft kritisch sind, da diese Aufgaben häufig von Mitarbeitenden übernommen werden, die „viele Hüte tragen“ und mehrere Funktionen ausüben.

Herausforderungen mit Datenmanagement meistern

Um die Herausforderungen des modernen Bestandsmanagements innerhalb einer globalen Lieferkette zu bewältigen, sollten Unternehmen ihre Methodik überprüfen. Wird die optimale Frequenz für Materialbestellungen mithilfe verschiedener, nicht verbundener Tabellenkalkulationen und einer Sammlung von „Stammeswissen“ bestimmt, ist es wahrscheinlich, dass das Unternehmen die Komplexität des Rohstoffmanagements nicht beherrscht. Ebenso ist mit Engpässen zu rechnen, wenn die Berechnung von Sicherheits- und Pufferbeständen inkonsistent, nicht formalisiert oder nicht datenbasiert erfolgt. Und wenn die Berechnungen zur Erstellung des Materialplans und zur Beschaffung von Materialien keine echten Berechnungen sind, sondern aus mehreren unvollständigen und sich überschneidenden Tabellenkalkulationen bestehen, entstehen zwangsläufig Lücken im Lagerbestand. Glücklicherweise ist mit der zunehmenden Komplexität der modernen Lieferkette Datenmanagement-Software so weit entwickelt, dass sie die Verwaltung des Rohstoff-Lagerbestands formalisiert, das Bestandsmanagement optimiert und diese Lücken schließt.

Software für ein effektives Datenmanagement des Rohstoff-Lagerbestands sollte mehrere zentrale Funktionen bieten:

• Planung und Prognose: Moderne Planungssoftware kann feste Aufträge mit Prognosen kombinieren. Die Verbindung von berechenbaren und kalkulierbaren Elementen mit den subjektiven Aspekten der Prognose sorgt dafür, dass das Bestandsmanagement weniger anfällig für Schwankungen und Engpässe ist.
• Datenbasiertes Management:Planungssoftware ermöglicht es, die Bestandsberechnung eines Unternehmens von mehreren Tabellenkalkulationen auf leistungsstarke Rechenmodelle umzustellen, die sich über die Produktionsanforderungen hinweg abbilden lassen. Historische Daten, aktuelle bestätigte Aufträge und prognostizierte Verkäufe können auf Knopfdruck integriert werden.
• Erweiterte Analysen: Moderne Software bietet erweiterte Analysen zur Berechnung wirtschaftlicher Bestellmengen und berücksichtigt dabei Vorlaufzeiten und Lagerbestände, die zur Unterstützung bestehender und prognostizierter Aufträge erforderlich sind. Zeitgemäße Systeme unterstützen zudem Berichte nach Umsatz, Kosten, Einheiten und weiteren Konfigurationen, sodass Entscheidungsträger präzise Werkzeuge erhalten, um sich von „Bauchgefühl“-Entscheidungen und veralteten, tabellenbasierten Plänen zu verabschieden.
• Kostenreduzierung:Mit der passenden Planungssoftware lassen sich Rohstoffe professionell verwalten und optimieren, während die gesamten Lagerhaltungskosten um 25 % oder mehr gesenkt werden. Die Überwachung des Rohstoff-Lagerbestands verschafft den meisten Unternehmen einen signifikanten Wettbewerbs- und Kostenvorteil.

Angesichts der Herausforderungen, denen kleine und mittlere Unternehmen begegnen, da global beschaffte Lieferketten immer komplexer werden, ist datengestützte, analytisch leistungsfähige Software wie Plex Supply Chain Planning die beste Option, um den Rohstoff-Lagerbestand effizient zu verwalten, ohne den Überblick zu verlieren.